Οι δομές ελέγχου είναι απαραίτητες στις επιχειρήσεις για να εξασφαλίσουν ότι ακολουθούνται οι διαδικασίες και επιτυγχάνονται οι στόχοι. Η ατομική δομή ελέγχου αντικατοπτρίζει τις πολιτικές και τις διαδικασίες για τον συγκεκριμένο οργανισμό και λαμβάνει υπόψη παράγοντες όπως η οικονομική υγεία της επιχείρησης, η συμμόρφωση με τους εξωτερικούς κανονισμούς και η επικοινωνία των επιχειρήσεων. Πέντε βασικές δομές ελέγχου βοηθούν τους οργανισμούς να εντοπίζουν τα πλεονεκτήματα καθώς και τους τομείς για βελτίωση.
περιβάλλον
Η πιο σημαντική δομή ελέγχου σε κάθε επιχείρηση είναι το γενικό περιβάλλον. Στο περιβάλλον εσωτερικού ελέγχου, οι αποφάσεις αντανακλούν τις προτεραιότητες που δίνουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και η ανώτερη διοίκηση σε κάθε λειτουργία της εταιρείας. Οι έλεγχοι σε μια ιδιαίτερα ρυθμιζόμενη βιομηχανία θα είναι αυστηρότερες από ό, τι σε μια βιομηχανία που έχει ελάχιστη κυβερνητική παρέμβαση. Είτε άκρως τυπική είτε χαλαρή, το περιβάλλον μιας επιχείρησης πρέπει να είναι καλά σχεδιασμένο και να επικοινωνείται εντός της επιχείρησης. Μεγάλες εταιρείες λαμβάνουν περιβαλλοντικές αποφάσεις σε πολλούς τομείς, όπως νομικά, ανθρώπινα και οικονομικά τμήματα.
Ελεγχος
Μια σημαντική δομή ελέγχου είναι ένας περιοδικός έλεγχος. Είτε εκτελείται από ένα τμήμα εντός του οργανισμού είτε έχει ανατεθεί σε εξωτερικό προμηθευτή, οι έλεγχοι διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τις πολιτικές της εταιρείας και ότι οι διαδικασίες είναι κατάλληλα καθορισμένες και κατανοητές. Ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων προσλαμβάνουν εξωτερική βοήθεια για τον έλεγχο για να λάβουν μια αντικειμενική αξιολόγηση της εταιρείας.
Επικοινωνία
Κάθε επιχείρηση πρέπει να παρέχει πληροφορίες στους εργαζόμενους. Ως εκ τούτου, η επικοινωνία είναι ένα κρίσιμο στοιχείο της δομής ελέγχου σε κάθε οργάνωση. Τα μαθήματα κατάρτισης και / ή τα εγχειρίδια των εργαζομένων είναι αποτελεσματικοί τρόποι επικοινωνίας με τη δομή ελέγχου. Μια επιχείρηση πρέπει να αποφασίσει, με βάση τους κανονισμούς και τις επιθυμίες της ανώτερης διοίκησης, εάν η εκπαίδευση θα είναι τυπική ή άτυπη. Ωστόσο, για τις μικρότερες επιχειρήσεις, οι τάξεις κατάρτισης ενδέχεται να μην είναι εφικτές ή απαραίτητες.
Κίνδυνοι
Η εκτίμηση κινδύνου αποτελεί βασική δομή ελέγχου. Οι νομικοί και οικονομικοί κίνδυνοι για μια εταιρεία μπορεί να είναι καταστροφικοί. Μια επιχείρηση πρέπει να καθορίσει πιθανές καταστάσεις σε αυτούς τους τομείς και ποιες ενέργειες θα αναληφθούν σε περίπτωση εξέλιξης μιας υπόθεσης. Η αξιολόγηση του κινδύνου περιλαμβάνει περιοδικό έλεγχο των λογιστικών βιβλίων καθώς και συμμόρφωση με όλα τα νομικά θέματα και τους κανονισμούς του κλάδου.
Δραστηριότητες ελέγχου
Οι δραστηριότητες ελέγχου διασφαλίζουν ότι οι πολιτικές και οι διαδικασίες που ενδέχεται να επηρεάσουν τους οικονομικούς και νομικούς κινδύνους κατανοούνται και ακολουθούνται. Αυτές οι δραστηριότητες έχουν εντολή από τα ανώτερα στελέχη για να διασφαλιστεί ότι κάθε πτυχή της οργάνωσης προστατεύεται νομικά και οικονομικά και συμμορφώνεται με τα πρότυπα και τους κανονισμούς. Παραδείγματα δραστηριοτήτων ελέγχου περιλαμβάνουν τους ετήσιους προϋπολογισμούς όλων των υπηρεσιών ή ένα νόμιμο σημείο ελέγχου για την αλληλογραφία πελατών. Οι δραστηριότητες ελέγχου ποικίλλουν ως προς το πεδίο εφαρμογής και την προτεραιότητα, ανάλογα με τον οργανισμό και τον κλάδο στον οποίο συμμετέχει.
