Οι εθελοντές προσφέρουν δωρεάν τις υπηρεσίες τους στους φιλανθρωπικούς οργανισμούς, τις εκκλησίες και άλλους οργανισμούς. Ωστόσο, ενώ οι εθελοντές δίνουν ελεύθερα το χρόνο τους, πολλοί οργανισμοί δεν θέλουν οι εθελοντές τους να πρέπει να πληρώσουν για εθελοντές επειδή χρησιμοποιούν τη δική τους βενζίνη και οχήματα για να φτάσουν στο εθελοντικό τους έργο και κάποιοι θα χρησιμοποιήσουν ακόμη και τα προσωπικά τους οχήματα για να εκτελέσουν το έργο. Εάν ένας οργανισμός μπορεί να το αντέξει, συχνά θα επιστρέψει τους εθελοντές για τα έξοδα ταξιδίου τους. Ωστόσο, πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε να μην δημιουργηθεί φορολογική υποχρέωση για τον εθελοντή.
Έντυπο W-9
Το έντυπο W-9 αποτελεί αίτημα για τον αριθμό φορολογικού μητρώου. Στην περίπτωση εθελοντών, αυτοί θα είναι οι αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης τους. Ζητεί επίσης τον αριθμό των εξαιρέσεων που έχει ο εθελοντής. Εάν ο οργανισμός πρόκειται να προσφέρει επιστροφές σε εθελοντές, τότε αυτό το έντυπο πρέπει να συμπληρωθεί. Εάν οι επιστροφές παραμείνουν μη καταβλητέες, τότε οι πληροφορίες δεν θα χρειαστούν, εκτός από τη λογιστική του οργανισμού, για να αποδειχθεί η καταβολή των επιστροφών.
Αποζημίωση
Για να μην θεωρηθεί εισόδημα, οι αποζημιώσεις πρέπει να είναι για τα πραγματικά έξοδα ταξιδίου που μπορούν να τεκμηριωθούν βάσει ενός υπεύθυνου σχεδίου. Αυτό σημαίνει ότι οι εθελοντές πρέπει να παρέχουν τεκμηρίωση των εξόδων και να επιστραφούν όλες οι επιστροφές των πραγματικών εξόδων. Η τεκμηρίωση πρέπει να δείχνει το χρόνο, τον τόπο, τον επιχειρηματικό σκοπό και το ποσό της δαπάνης.
Έξοδα μεταφοράς
Τα έξοδα μεταφοράς είναι για τοπικά έξοδα μετακίνησης. Αν και αυτό γίνεται γενικά σε ένα αυτοκίνητο, μπορεί να περιλαμβάνει αεροπορικά εισιτήρια, εισιτήρια λεωφορείων, έξοδα μεταφοράς και ταξί. Επίσης, τυχόν διόδια και τέλη στάθμευσης. Για ταξίδια σε προσωπικό όχημα, μπορεί να είναι δύσκολο να καθορίσετε το πραγματικό κόστος για πράγματα όπως αλλαγή λαδιού ή πλήρωση βενζίνης. Είναι ευκολότερο να επιστρέψετε τον εθελοντή ανά μίλι μέχρι το ομοσπονδιακό επιτόκιο επιστροφής διανυθέντων χιλιομέτρων.
Μείωση ταξιδιού
Η ομοσπονδιακή κυβέρνηση καθορίζει τα ποσοστά αποζημίωσης για επιχειρήσεις, φιλανθρωπικά, ιατρικά ραντεβού και μετακίνηση μιλίων κάθε χρόνο με βάση το κόστος διαχείρισης οχημάτων. Εάν οι εθελοντές αποζημιωθούν περισσότερο από τον ομοσπονδιακό συντελεστή, η υπέρβαση θεωρείται εισόδημα, οπότε θα χρειαστούν οι πληροφορίες για το Έντυπο W-9. Εάν ο εθελοντής αποζημιωθεί με χαμηλότερο επιτόκιο, τότε ο εθελοντής μπορεί επίσης να διεκδικήσει τη διαφορά μεταξύ του πραγματικού επιτοκίου επιστροφής και του ομοσπονδιακού επιτοκίου ως έκπτωση επί των ομοσπονδιακών φόρων εισοδήματος.
