Τα μηνύματα μισθοδοσίας παρέχουν πληροφορίες στους εργαζόμενους σχετικά με τις νέες αλλαγές στην πολιτική της εταιρείας και υπενθυμίζουν στους υπαλλήλους την τρέχουσα πολιτική. Για παράδειγμα, εάν οι υπάλληλοι συνήθως ξεχνούν να υπογράψουν τις κάρτες τους, ένα σύντομο υπόμνημα μπορεί να τους υπενθυμίσει την απαίτηση. Εάν, λόγω διακοπών, οι έλεγχοι θα είναι διαθέσιμοι μια μέρα νωρίτερα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σημείωμα για να ειδοποιήσετε τους υπαλλήλους. Στείλτε μόνο μηνύματα στο απαραίτητο προσωπικό. Το τμήμα μισθοδοσίας θα πρέπει να περιλαμβάνει μηνύματα μισθοδοσίας με paychecks μισθωτών ή δηλώσεις κερδών για να εξασφαλιστεί ότι οι υπάλληλοι λαμβάνουν το σημείωμα.
Γράψτε την επικεφαλίδα. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία, τους παραλήπτες και το θέμα. Για παράδειγμα: 12/01/2020 Προς: Όλοι οι υπάλληλοι Από: Τμήμα μισθοδοσίας Θέμα: Πρόωρη ημέρα πληρωμής
Γράψτε το σώμα του σημειώματος. αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο γράφετε το σημείωμα. Για παράδειγμα, "Λόγω των εορτών των Χριστουγέννων, οι έλεγχοι μισθοδοσίας θα είναι διαθέσιμοι στις 23." Τοποθετήστε τις παραγράφους σας σε ένα διάστημα και, εάν το σημείωμα σας έχει περισσότερες από μία, διπλασιάστε το διάστημα μετά από κάθε παράγραφο.
Γράψτε το κλείσιμο. Παρόλο που δεν χρειάζεται να είστε τόσο επίσημοι όσο είστε σε μια επαγγελματική επιστολή, συμπεριλάβετε μια δήλωση κλεισίματος και το όνομα του τμήματος σας. Για παράδειγμα, "Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, επικοινωνήστε με το τμήμα μισθοδοσίας. Συμπεριλάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου εάν το τμήμα σας έχει τη δική του επέκταση.
Συμβουλές
-
Λαμβάνετε υπόψη, όταν στέλνετε ένα σημείωμα σε όλους τους υπαλλήλους που τους υπενθυμίζουν την πολιτική της εταιρείας, ότι κάποιοι υπάλληλοι εκτελούν σωστά τη δράση, έτσι ώστε να μην θέλετε να λέτε σκληρά το σημείωμα. Για παράδειγμα, "Απλά μια γρήγορη υπενθύμιση της πολιτικής της εταιρείας ότι οι υπάλληλοι πρέπει να υπογράψουν τις κάρτες τους. Οι ειδοποιήσεις αλλαγών πολιτικής θα πρέπει να είναι απλές και στο σημείο αλλά να παρέχουν τα στοιχεία επικοινωνίας σας για ερωτήσεις. Για παράδειγμα, "Από τις 28/2/12, οι υπάλληλοι πρέπει να μετατρέψουν τις επιστροφές τους σε εβδομαδιαία βάση. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, επικοινωνήστε με την Susie στην επέκταση 210. Σας ευχαριστώ." Αν στείλετε ένα αντίγραφο του σημειώματος σε άλλο άτομο, όπως ο κάτοχος της εταιρείας, συμπεριλάβετε μια γραμμή CC κάτω από το θέμα για το όνομα του ατόμου. Το Πανεπιστήμιο του Texas A & M συνιστά να χρησιμοποιείτε υποτομείς για σημειώσεις που υπερβαίνουν τις τρεις παραγράφους. Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο της εταιρείας στα σημειώματα σας για να βοηθήσετε τον αναγνώστη να γνωρίζει ότι πρόκειται για επίσημο σημείωμα. Λάβετε έγκριση από τον διαχειριστή του τμήματος ή από τον ιδιοκτήτη της εταιρείας πριν στείλετε μηνύματα.
Προειδοποίηση
Τα σημειώματα που έχουν γραφτεί σε ασυνήθιστες γραμματοσειρές μπορεί να είναι δύσκολο να διαβαστούν και να είναι αντιεπαγγελματικά. Χρησιμοποιήστε μια τυπική γραμματοσειρά και κάντε το κείμενο ευθυγραμμισμένο με το αριστερό περιθώριο για ευκολότερη ανάγνωση.Ακόμα κι αν το σημείωμα είναι μια καταγγελία, προσέξτε τις λέξεις που επιλέγετε όταν γράφετε. Διατηρήστε τον επαγγελματισμό σας ανά πάσα στιγμή.
