Όλες οι οικονομικές συναλλαγές για κάθε οργανισμό καταχωρούνται τελικά στο γενικό μητρώο με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Όταν χρησιμοποιείται ένα λογισμικό για τη λογιστική, τα περισσότερα οικονομικά στοιχεία αποστέλλονται σε λογαριασμούς πληρωτέους ως υποκεφάλαιο ή σε εισπρακτέους λογαριασμούς - οι οποίοι δημοσιεύονται αυτόματα στο γενικό μητρώο. Ωστόσο, ορισμένες καταχωρήσεις πρέπει να δημοσιεύονται απευθείας στο γενικό μητρώο. Συναλλαγές που δημοσιεύονται συχνά απευθείας στο γενικό μητρώο είναι κεφαλαιουχικές δαπάνες, δεδουλευμένοι τόκοι, συσσώρευση αποσβέσεων, αναπροσαρμογές που θα αναστραφούν κατά την επόμενη λογιστική περίοδο και άλλες προσαρμογές λογαριασμών που δεν μπορούν να γίνουν μέσω ενός υπο-βιβλίου. Κατά την απόσπαση στο γενικό μητρώο, πρέπει να ληφθεί μέριμνα για την ακρίβεια, καθώς η διόρθωση των λαθών με πολλαπλές καταχωρίσεις γενικών βιβλίων καθιστά ακατάλληλες λογιστικές εγγραφές. Εκτός από αυτό, όμως, η απόσπαση στο γενικό μητρώο δεν είναι περίπλοκη.
Συγκεντρώστε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τις καταχωρίσεις που πρέπει να καταχωρίσετε στο γενικό μητρώο. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν συμφωνίες αγοράς, συμβάσεις μίσθωσης ή δανείου, χρονοδιαγράμματα απόσβεσης και χρονοδιαγράμματα απόσβεσης.
Προετοιμάστε ένα υπολογιστικό φύλλο στον υπολογιστή σας ή σε χαρτί, αναφέροντας κάθε εγγραφή γενικού μητρώου που πρέπει να αναρτηθεί. Περιλάβετε μια πλήρη περιγραφή της καταχώρησης του γενικού μητρώου, του ακριβούς λογαριασμού που θα χρεωθεί και του ποσού και, στη συνέχεια, του αντίστοιχου λογαριασμού που θα πιστωθεί και του ποσού. Διατηρήστε τα χρεωστικά σας ποσά σε μια στήλη προς τα αριστερά και πιστώσεις σε μια στήλη προς τα δεξιά.
Σύνολο των χρεώσεων και των πιστώσεων για όλες τις εγγραφές γενικού μητρώου και βεβαιωθείτε ότι τα σύνολα χρεωστικών και πιστωτικών σας είναι τα ίδια. Αν έχετε ετοιμάσει το υπολογιστικό σας φύλλο στον υπολογιστή σας, εκτυπώστε το για αναφορά ενώ εισάγετε τα δεδομένα στη γενική μονάδα λογισμικού.
Αποκτήστε πρόσβαση στη μονάδα γενικού ημερολογίου στο λογιστικό σας πρόγραμμα στον υπολογιστή σας. Βεβαιωθείτε ότι η ημερομηνία για το γενικό βιβλίο σας έχει οριστεί ως η περίοδος κατά την οποία θέλετε να καταχωρίσετε τις καταχωρίσεις σας. Αυτό είναι σημαντικό επειδή οι καταχωρήσεις καταχωρούνται συχνά στο γενικό μητρώο μετά το πέρας της περιόδου. Για παράδειγμα, ενώ ο τρέχων μήνας μπορεί στην πραγματικότητα να είναι Φεβρουάριος, ενδέχεται να καταχωρίζετε καταχωρήσεις γενικού μητρώου για τον Ιανουάριο, οπότε σε αυτή την περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι η γενική ημερομηνία του ημερολογίου σας έχει οριστεί για τον Ιανουάριο.
Πληκτρολογήστε τις καταχωρίσεις του γενικού μητρώου στη λειτουργική μονάδα γενικού ημερολογίου σύμφωνα με το εγχειρίδιο χρήσης του λογισμικού σας.
Εκτυπώστε μια αναφορά των μη καταχωρημένων εγγραφών γενικού μητρώου. Διορθώστε τις καταχωρίσεις του γενικού ημερολογίου σας, ελέγχοντας το υπολογιστικό σας φύλλο (και προσθέτοντας ταινίες μηχανής, αν είναι απαραίτητο) που έχετε ήδη ετοιμάσει. Πραγματοποιήστε τις απαραίτητες διορθώσεις στις καταχωρίσεις του γενικού μητρώου σας. Μην δημοσιεύετε ακόμα στο γενικό μητρώο.
Πραγματοποιήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων του γενικού σας βιβλίου. Ετικέτα σαφώς την εφεδρική ετικέτα δεδομένων γενικού βιβλίου και αποθηκεύστε την σε ασφαλή τοποθεσία.
Καταχωρίστε τις καταχωρίσεις του γενικού σας βιβλίου σύμφωνα με το εγχειρίδιο χρήσης του λογισμικού σας. Εκτυπώστε μια πλήρη καταγραφή των καταχωρήσεων που έχετε δημοσιεύσει στο γενικό σας βιβλίο. Αποθηκεύστε τα σε κατάλληλα αρχεία ή βιβλία λογιστικής ως μέρος των μόνιμων λογιστικών σας αρχείων.
Συμβουλές
-
Πάντα λεπτομερώς να τεκμηριώνετε τις καταχωρίσεις που καταχωρίζετε στο γενικό μητρώο, αφού ποτέ δεν μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα είστε διατεθειμένοι να εξηγήσετε αργότερα τις καταχωρίσεις του γενικού ημερολογίου σας. Αποθηκεύστε με ασφάλεια την τεκμηρίωση σας ως μέρος των μόνιμων λογιστικών σας αρχείων. Εάν δεν χρησιμοποιείτε έναν υπολογιστή, αλλά αντίθετα κάνετε λογιστική μόνο σε χαρτί, καταγράψτε ή καταχωρήστε τις καταχωρίσεις του γενικού ημερολογίου με ακρίβεια στα βιβλία σας σε μια γενικά αποδεκτή λογιστική μορφή, βεβαιώνοντας ότι θα ενημερώσετε τα υπόλοιπα όλων των λογαριασμών που επηρεάζονται. Πάντα να τεκμηριώνετε όλες τις καταχωρίσεις του γενικού ημερολογίου σας και να αποθηκεύετε τα λογιστικά σας αρχεία σε μια πολύ ασφαλή τοποθεσία.
