Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του οργανισμού σας. Έχει σημαντικό αντίκτυπο στην απόδοση της επιχείρησής σας και την παραγωγικότητα των εργαζομένων καθώς και στην κατώτατη γραμμή. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, πρέπει να είστε σε θέση να γνωστοποιήσετε σαφώς το όραμα και τους στόχους σας, να οικοδομήσετε σχέσεις με τους πελάτες και τους πιθανούς συνεργάτες σας και να αλληλεπιδράσετε με την ομάδα σας.
Τα βασικά της επικοινωνίας των επιχειρήσεων
Οι διευθυντές, οι διευθύνοντες σύμβουλοι, οι ηγέτες των ομάδων και οι άλλοι επαγγελματίες πρέπει να μάθουν πώς να είναι καλές επικοινωνίες προκειμένου να εκπληρώσουν τις ευθύνες τους. Είτε θέλετε να πουλήσετε περισσότερα προϊόντα, να δημιουργήσετε μια ισχυρή ομάδα ή να μεγιστοποιήσετε τις προσπάθειες μάρκετινγκ, είναι σημαντικό να καταφέρετε να μάθετε τα βασικά στοιχεία της επικοινωνίας των επιχειρήσεων.
Εάν θέλετε να πετύχετε, δεν αρκεί να είστε καλός στρατηγικός ή να έχετε λαμπρές ιδέες. Σίγουρα, μπορείτε να προσλάβετε ανθρώπους για να επικοινωνήσετε με τους πελάτες σας και να προωθήσετε τις υπηρεσίες σας, αλλά εξακολουθείτε να πρέπει να βάλετε το όραμά σας σε λέξεις. Είναι δική σας ευθύνη να παρέχετε σχόλια στο προσωπικό σας, να ακούτε τι έχουν να πουν και να συζητούν τους στόχους της εταιρείας.
Η επιχειρησιακή επικοινωνία αφορά στην ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των ατόμων εντός και εκτός του οργανισμού σας. Μπορεί να λάβει πολλές μορφές, όπως επίσημη και άτυπη επικοινωνία, εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία, νομική επικοινωνία, πλευρική ή οριζόντια επικοινωνία και πολλά άλλα. Σκεφτείτε το ως αμφίδρομο κανάλι για τη μετάδοση οδηγιών, ιδεών, απόψεων, εκθέσεων και ούτω καθεξής.
Προκειμένου η επικοινωνία να είναι αποτελεσματική, πρέπει να είναι αμοιβαία. Πρέπει να μιλήσετε καθαρά και να ακούσετε προσεκτικά. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει τα βασικά στοιχεία της επιχειρηματικής επικοινωνίας, τα οποία είναι:
- Δομή
- Σχετικότητα
- Συνοχή
- Σαφήνεια
- Επικαιρότητα και υπεροχή
- Μεσαίο
Πρώτα απ 'όλα, το μήνυμά σας πρέπει να είναι καλά δομημένο και να έχει ένα άνοιγμα, ένα σώμα και ένα κλείσιμο. Είτε στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πραγματοποιείτε τηλεφωνικές κλήσεις ή παρουσιάζετε ένα έργο, διατηρείτε αυτά τα δομικά στοιχεία υπόψη. Ξεκινήστε με μια σύντομη εισαγωγή του μηνύματός σας για να αφήσετε το κοινό να μάθει τι να περιμένει. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε κάτι σαν: "Σήμερα, πρόκειται να συζητήσουμε τη στρατηγική μάρκετινγκ για το επόμενο τρίμηνο." Στη συνέχεια, παρουσιάστε τις ιδέες σας λεπτομερώς. Ανάλογα με το πλαίσιο, μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσετε αντίγραφα των δηλώσεών σας με στοιχεία και αριθμούς. Κλείστε το μήνυμά σας με ένα σύντομο συμπέρασμα που περιγράφει τα βασικά σημεία που συζητήσατε.
Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι σαφές και σχετικό με το κοινό-στόχο. Φανταστείτε ότι προσπαθείτε να εξηγήσετε σε έναν πελάτη ότι χρειάζεται μια πλήρη ανανέωση του ιστότοπου και όχι μερικές μικρές αλλαγές. Ίσως μπείτε στον πειρασμό να συζητήσετε το σχεδιασμό ιστοσελίδων, τη βελτιστοποίηση μηχανών αναζήτησης, τα ποσοστά εγκατάλειψης και άλλες τεχνικές πτυχές, αλλά μην το κάνετε. Ο πελάτης μπορεί να μην γνωρίζει τι σημαίνουν αυτά τα πράγματα και γιατί έχουν σημασία. Αντ 'αυτού, θα πρέπει να εστιάσετε στο πώς ένας πλήρης επανασχεδιασμός του ιστοτόπου θα ωφελήσει την επιχείρησή του. Τον πείτε ότι θα φτάσει σε περισσότερους πελάτες, θα αυξήσει την αναγνωρισιμότητα της επωνυμίας, θα αυξήσει τα ποσοστά διατήρησης, θα βελτιώσει την ασφάλεια των δεδομένων και ούτω καθεξής.
Διατηρήστε πάντα το μήνυμά σας συνεπές, αλλά προσαρμόστε το για το κοινό και το περιβάλλον. Αν αλλάζετε συνεχώς το μυαλό σας, κινδυνεύετε να χάσετε την αξιοπιστία σας.
Είναι ένα πράγμα να πείτε στους υπαλλήλους σας να διαφυλάσσουν τα δεδομένα των πελατών τους και να διατηρούν το λογισμικό τους ενημερωμένο και ένα άλλο πράγμα που πρέπει να έχει μια πολιτική ασφαλείας σε ισχύ. Η γραπτή επικοινωνία διευκολύνει την αποσαφήνιση ιδεών και εξασφαλίζει ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Επίσης, βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι αξέχαστο. Συμπεριλάβετε μια ισχυρή, σαφή δήλωση που ενισχύει τις πεποιθήσεις σας και σχετίζεται με το θέμα. Σκεφτείτε να ξεκινήσετε ή να ολοκληρώσετε το μήνυμά σας με ένα απόσπασμα ή άλλο ισχυρό άνοιγμα. Μερικές φορές, το χιούμορ μπορεί επίσης να βοηθήσει. Είτε μιλάτε με έναν πελάτη ή έναν υπάλληλο, δώστε της κάτι να θυμηθεί.
Σύμφωνα με τους ψυχολόγους, μερικοί άνθρωποι είναι πιθανότερο να θυμούνται αυτά που έχουν δει ή ακούσει για τελευταία φορά. Αυτό ονομάζεται εφέ πρόσφατου χαρακτήρα. Άλλοι τείνουν να υπενθυμίζουν αυτό που είδαν ή άκουσαν για πρώτη φορά, το οποίο είναι γνωστό ως το πρωταρχικό αποτέλεσμα. Επομένως, είναι λογικό να ξεκινήσετε και / ή να κλείσετε το μήνυμά σας με μια ισχυρή δήλωση.
Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να εξετάσουμε είναι το μέσο επικοινωνίας. Πώς σχεδιάζετε να πάρετε το μήνυμά σας; Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι μέσων επικοινωνίας και το καθένα έχει μοναδικά χαρακτηριστικά. Αυτά περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται σε:
- Παρουσιάσεις
- Αναφορές
- Ηλεκτρονική επικοινωνία
- Επιχειρηματικές συναντήσεις
- Συνεδριάσεις βίντεο και τηλεφώνου
- ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
- Μεσα ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΔΙΚΤΥΩΣΗΣ
- Τυπωμένα μέσα
- Συμβάσεις και άλλα επίσημα γραπτά έγγραφα
Νομικές πτυχές της επικοινωνίας των επιχειρήσεων
Όταν γράφετε μια σύμβαση ή υποβάλλετε νομικές πράξεις, είναι ακόμα πιο σημαντικό να επικοινωνείτε με σαφήνεια. Η κακή επικοινωνία μπορεί να οδηγήσει σε βαριά πρόστιμα, απάτη, δυσφήμιση, απώλεια εσόδων και δαπανηρές αγωγές.
Εξοικειωθείτε με τους νόμους της πολιτείας ή του νομού σας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που σχετίζονται με τη διαφήμιση. Οι εκστρατείες μάρκετινγκ σας, για παράδειγμα, πρέπει να είναι ειλικρινείς και να συμμορφώνονται με τους νόμους της βιομηχανίας σας. Εάν πουλάτε συμπληρώματα διατροφής, δεν μπορείτε να ισχυριστείτε ότι τα προϊόντα σας θεραπεύουν ή προλαμβάνουν ασθένειες. Επίσης, δεν μπορείτε να εμπορεύεστε το οινόπνευμα και τα τσιγάρα ως ωφέλιμα για τους πελάτες. Υποστηρίξτε τους ισχυρισμούς σας με σκληρά γεγονότα και κάντε τις απαραίτητες γνωστοποιήσεις.
Ελέγξτε τα συμβόλαια και τις συμφωνίες σας. Αν έχετε κάτι να πείτε, το γράψτε γραπτώς. Συμπεριλάβετε ένα τμήμα που ορίζει σαφώς τους όρους που χρησιμοποιούνται στη σύμβαση. Προσθέστε σχετικά τμήματα, όπως τον όρο της σύμβασης και τον τερματισμό, τις εγγυήσεις, τη δυνατότητα διαχωρισμού και την εμπιστευτικότητα.
Δώστε προσοχή στον τρόπο επικοινωνίας με το προσωπικό σας. Επιλέξτε τα λόγια σας προσεκτικά. Αποφύγετε να κάνετε απειλές ή να διακρίνετε τους υπαλλήλους. Για παράδειγμα, εάν πείτε σε έναν υπάλληλο ότι είναι πολύ μικρός για να αναλάβει ένα συγκεκριμένο έργο, ενδέχεται να κατηγορηθείτε για διακρίσεις λόγω ηλικίας. Ένας διαχειριστής που πειράζει εργαζόμενους με αναπηρία μπορεί να κατηγορηθεί για διακρίσεις λόγω αναπηρίας, ακόμη και αν η συμπεριφορά του δεν είχε σκοπό να βλάψει το εν λόγω άτομο.
Γιατί είναι σημαντική η επικοινωνία των επιχειρήσεων;
Γνωρίζοντας τις βασικές πτυχές της επικοινωνίας, δεν είναι δύσκολο να καταλάβουμε γιατί έχει σημασία τόσο πολύ. Η αποτελεσματική επικοινωνία μπορεί να ενισχύσει τη σχέση σας με τους πελάτες, τους υπαλλήλους και τους επιχειρηματικούς συνεργάτες, διασφαλίζοντας παράλληλα τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία. Επιπλέον, μπορεί να σας δώσει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και να σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις προσπάθειες μάρκετίνγκ σας.
Η σημασία της εξωτερικής επικοινωνίας σε έναν οργανισμό δεν πρέπει να υποτιμάται. Ως διαχειριστής ή ιδιοκτήτης επιχείρησης, πρέπει να είστε σε θέση να μεταφέρετε το μήνυμά σας στο κοινό-στόχο, καθώς και στους επενδυτές, τους μετόχους, τους προμηθευτές και τους πιθανούς συνεργάτες σας. Τα ζωντανά γεγονότα, για παράδειγμα, σας δίνουν την ευκαιρία να τραβήξετε την προσοχή των προοπτικών σας ή να εξασφαλίσετε χρηματοδότηση για τη μικρή επιχείρησή σας. Μια καλά σχεδιασμένη ομιλία ή μια συναρπαστική παρουσίαση προϊόντων μπορεί να ενισχύσει τη φήμη σας και να δημιουργήσει πωλήσεις. Οι συνεντεύξεις και τα δελτία τύπου σας επιτρέπουν να ενημερώνετε τους πελάτες και τους επενδυτές για τα τελευταία σας έργα. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να μιλήσετε για τη νέα σας συνεργασία με ένα εμπορικό σήμα ή για μια νέα σειρά προϊόντων που θα διαταράξουν τη βιομηχανία. Εάν επικοινωνείτε με σαφήνεια και αποδίδετε πραγματική αξία, θα δημιουργήσετε buzz γύρω από το εμπορικό σήμα σας.
Η εσωτερική επικοινωνία είναι επίσης απαραίτητη. Σχεδόν οι μισοί υπάλληλοι σπάνια ή ποτέ δεν αφήνουν μια συνάντηση γνωρίζοντας τι πρέπει να κάνουν στη συνέχεια. Στην πραγματικότητα, το 21% των επαγγελματιών δεν διαθέτουν επίσημο σχέδιο για εσωτερική επικοινωνία. Εάν αποτύχετε να δηλώσετε σαφώς τον σκοπό και τους στόχους μιας συνάντησης, μπορεί να δημιουργήσετε σύγχυση και συγκρούσεις στο χώρο εργασίας.
Οι ηγέτες που είναι καλοί υπεύθυνοι επικοινωνίας μπορούν να ενισχύσουν το ηθικό των εργαζομένων, να μειώσουν τα ποσοστά του κύκλου εργασιών και να αυξήσουν την παραγωγικότητα του οργανισμού. Έχουν επίσης ισχυρότερο δεσμό με τις ομάδες τους και αντιμετωπίζουν λιγότερες συγκρούσεις. Επιπλέον, η αποτελεσματική εσωτερική επικοινωνία διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοί σας κατανοούν τους ρόλους τους και τη συμβολή τους στην ανάπτυξη και επιτυχία της εταιρείας.
