Η δημιουργία ελέγχων και ισορροπιών είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να βοηθήσει μια επιχείρηση να ευδοκιμήσει. Σε ένα επιχειρηματικό σύστημα που χρησιμοποιεί ελέγχους και ισορροπίες, οι ρόλοι ορίζονται σαφέστερα. Η δημιουργία ελέγχων και ισορροπιών σας επιτρέπει να εφαρμόσετε ένα λογιστικό σύστημα που προωθεί τον διαχωρισμό των καθηκόντων. Η εφαρμογή των ελέγχων και των ισορροπιών στην επιχείρησή σας έχει καθοριστική σημασία για τον εντοπισμό της εσωτερικής και εξωτερικής κλοπής.
Αγοράστε ένα λογιστικό σύστημα λογισμικού, αν δεν έχετε ήδη στη διάθεσή σας. Ένα δημοφιλές πρόγραμμα λογισμικού λογιστικής για τις μικρές επιχειρήσεις είναι λογισμικό λογιστικής Intuit QuickBooks. Το λογιστικό σας σύστημα θα πρέπει να είναι σε θέση να καταγράφει και να αναλύει δεδομένα γρήγορα και με ακρίβεια. Το λογισμικό λογιστικής πρέπει να είναι απλό και εύκολο στη χρήση, αλλά θα πρέπει να είναι σε θέση να επεκταθεί καθώς η επιχείρησή σας επεκτείνεται.
Καθορίστε σαφώς καθορισμένους ρόλους για τους υπαλλήλους. Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κάνετε για να δημιουργήσετε ελέγχους και ισορροπίες στην επιχείρησή σας είναι να χωρίσετε τα καθήκοντα όσο το δυνατόν περισσότερο. Ο υπεύθυνος για τη διαχείριση μετρητών ή για την εργασία της συσκευής σημείου πώλησης της εταιρείας σας δεν θα πρέπει να είναι το ίδιο άτομο που καταμετρά και καταγράφει πωλήσεις για την ημέρα.
Ξεχωριστοί εισπρακτέοι λογαριασμοί από οφειλόμενους λογαριασμούς. Δεν θέλετε να είναι υπεύθυνος για την πληρωμή των εξερχόμενων τιμολογίων και μισθοδοσίας του υπεύθυνου πληρωμής τιμολογίων και υπηρεσιών που παρέχονται ως το ίδιο πρόσωπο. Η είσπραξη εισπρακτέων λογαριασμών και πληρωτέων αλληλένδετων δασμών μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρή υπεξαίρεση μετρητών.
Οι πωλητές δεν πρέπει ποτέ να επιτρέπεται να διαχειρίζονται αποθέματα ή να παραγγέλνουν υλικά από έναν πωλητή. Εφαρμόστε ελέγχους και ισορροπία που κάνουν έναν υπάλληλο υπεύθυνο για την αγορά υλικών ή προμηθειών και έναν άλλο υπάλληλο υπεύθυνο για τη διατήρηση του τελικού αποθέματος σε βέλτιστα επίπεδα.
Δημιουργήστε ελέγχους απογραφής που ελαχιστοποιούν τον κίνδυνο εσωτερικής κλοπής της εταιρείας σας. Η συσκευή σημείου πώλησης πρέπει να λειτουργεί σε συνδυασμό με το λογιστικό σας σύστημα, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι αριθμοί απογραφής είναι ακριβείς. Οι πωλήσεις, όσον αφορά τα μετρητά, θα πρέπει εύκολα να συνδυάζονται με αποθέματα στο χέρι. Η δημιουργία των κατάλληλων ελέγχων και ισορροπιών ελαχιστοποιεί την έκθεση της επιχείρησής σας σε απάτες και άλλες υπεξαίρεσεις.
