Πολλοί άνθρωποι δεν θα διαβάσουν τις οδηγίες παρά μόνο ως έσχατη λύση. Μόλις οι άνθρωποι το διαβάσουν, είναι χρήσιμες μόνο αν είναι γραμμένες σε σαφή και συνοπτική γλώσσα. Όταν καταλαβαίνετε το κοινό σας, θα είστε καλύτερα προετοιμασμένοι να δώσετε μια εισαγωγή, ακολουθούμενη από τις οδηγίες.
Μελετήστε το κοινό σας
Οι οδηγίες συνήθως λένε σε έναν αναγνώστη πώς να κάνει, να κατασκευάσει, να λειτουργήσει ή να διατηρήσει ένα προϊόν ή μια διαδικασία. Κατ 'αρχάς, προκριθείτε στο κοινό που επιθυμείτε να γνωρίζει πόσο καλά καταλαβαίνει το θέμα. Για παράδειγμα, αν γράφετε οδηγίες για νέες προσλήψεις, θα πρέπει να είναι γραμμένες σε απλή γλώσσα, ενώ οι οδηγίες για τα ανώτερα στελέχη μπορούν να περιλαμβάνουν περισσότερα γλωσσικά εργαλεία. Χρησιμοποιήστε τη γλώσσα που είναι κατάλληλη για τους αναγνώστες και συμπεριλάβετε όσες λεπτομέρειες χρειάζεστε για να εκτελέσετε την εργασία.
Δημιουργήστε μια εισαγωγή
Πολύ συχνά οι αναγνώστες παραλείπουν μια εισαγωγή αφήγησης και μετακινούνται δεξιά στις οδηγίες. Ένας τρόπος για να βοηθήσετε τους αναγνώστες να κινηθούν μέσω των εισαγωγών είναι να γράψουν μια εξήγηση ή λόγο για τις οδηγίες σε μια αριθμημένη λίστα αντί για τη μορφή της παραγράφου. Οι αναγνώστες είναι πιο πιθανό να αναθεωρήσουν τη λίστα. Συμπεριλάβετε τον σκοπό των οδηγιών, ποιος θα πρέπει να διαβάσει το έγγραφο και τι περιλαμβάνει, το καθένα με ξεχωριστό τίτλο. Αυτή η εισαγωγή παρέχει επίσης στους αναγνώστες μια ένδειξη για το τι δεν καλύπτεται.
Χρησιμοποιήστε Ενεργή Φωνή
Αποφύγετε τη χρήση παθητικής φωνής, όπως "Το άσπρο καλώδιο θα πρέπει να εισαχθεί στον βύσμα A." Αντ 'αυτού, γράψτε οδηγίες ως εντολές που απαιτούν ενεργή φωνή, όπως "Εισάγετε το λευκό σύρμα στον βύσμα Α." Είτε γράφετε μια λίστα, μια αφήγηση ή ένα φυλλάδιο, διασπά τις μακρές προτάσεις με πολλαπλά βήματα σε σύντομες οδηγίες που παρατίθενται κάτω από τους τίτλους. Διαχωρίστε τις προτάσεις που περιλαμβάνουν τη λέξη "και" σε μικρότερες ξεχωριστές προτάσεις. Αντί να γράψετε "Το καλώδιο θα πρέπει να συνδεθεί και να τοποθετηθεί στην κόκκινη έξοδο", γράψτε δύο προτάσεις που αρχίζουν με τα ρήματα δράσης, όπως "Συμπλέξτε το καλώδιο. Τοποθετήστε το συζευγμένο καλώδιο στην κόκκινη πρίζα. "Μια ξεκάθαρη, τολμηρή κατεύθυνση θα μπορούσε να πει κάτι σαν" Συνδέστε τα καλώδια ".
Ξεχωριστές ενέργειες από τις επεξηγηματικές πληροφορίες
Πολύ συχνά, οι οδηγίες χρειάζονται επίσης εξηγήσεις. Γράψτε επεξηγηματικά σχόλια με έναν από τους δύο τρόπους. Έντονα τις τρέχουσες οδηγίες ώστε να ξεχωρίζουν ή να παρέχουν επεξηγήσεις σε ξεχωριστή στήλη για αναφορά. Μια τακτική είναι να τοποθετήσετε τα βήματα στη μία πλευρά του εγγράφου, με τις εξηγήσεις σε μια σύντομη παράγραφο σε μια στήλη δίπλα-δίπλα. Ένας άλλος, πιο αποτελεσματικός τρόπος είναι να κάνετε τολμηρές οδηγίες και να ολοκληρώσετε το βήμα γράφοντας την εξήγηση. Για παράδειγμα, "Πατήστε το κόκκινο κουμπί για τρία δευτερόλεπτα (με έντονα γράμματα). Αυτό θα επιτρέψει την ενεργοποίηση του φωτός."
