Οι μεγάλες οργανώσεις και όσοι έχουν πολλαπλές τοποθεσίες αντιμετωπίζουν μια μορφή οικονομικής απάτης που ονομάζεται φάντασμα. Για την ανίχνευσή τους και τελικά για την πρόληψή τους, οι επιχειρήσεις αυτές ασχολούνται συστηματικά με μια πρακτική ελέγχου φαντασμάτων.
Ορισμένοι υπάλληλοι φάντασμα
Οι υπάλληλοι φάντασμα - μερικές φορές αποκαλούνται φάντασμα εργαζόμενοι - είναι ονόματα σε μια μισθοδοσία προς την οποία εκδίδονται paychecks, αλλά που δεν είναι πραγματικοί υπάλληλοι και δεν εκτελούν καμία εργασία. Αυτός ο όρος "υπάλληλος φάντασμα" δίνεται επειδή ο εργαζόμενος υπάρχει σε χαρτί αλλά δεν υπάρχει στο χώρο εργασίας. οι θέσεις εργασίας στις οποίες φέρονται οι υπάλληλοι-φάντασμα καλούνται συχνά θέσεις εργασίας χωρίς εμφάνιση. Μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος για να βρείτε υπαλλήλους φάντασμα χωρίς τη βοήθεια των ελέγχων φάντασμα. Οι αυστηροί εσωτερικοί έλεγχοι μπορούν να βοηθήσουν στην αποτροπή των εργαζομένων φάντασμα
Πληρώνοντας υπαλλήλους φάντασμα στη μισθοδοσία
Οι περισσότεροι οργανισμοί απαιτούν την τεκμηρίωση της μίσθωσης για να τοποθετήσουν κάποιον στο μισθό, κάτι που σημαίνει γενικά ότι πρέπει να εμπλέκεται ένας επόπτης ή διευθυντής - κάποιος με την εξουσία να καθοδηγήσει το τμήμα μισθοδοσίας για να προσθέσει νέο υπάλληλο. Μερικές φορές συμμετέχει και μέλος του τμήματος μισθοδοσίας. Οι υπάλληλοι φάντασμα προστίθενται στην μισθοδοσία, μεταξύ άλλων, δημιουργώντας έναν εικονικό υπάλληλο, χρησιμοποιώντας το όνομα ενός τερματισθέντος υπαλλήλου, θέτοντας νέους υπαλλήλους στο σύστημα μια περίοδο αμοιβής πριν αρχίσουν να εργάζονται για την εταιρεία και προσθέτοντας τους προσωρινούς υπαλλήλους στην μισθοδοσία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι άνθρωποι που γλιστρούν υπαλλήλους φάντασμα σε μισθοδοσία αφαιρούν τους μετά από λίγες μόνο εβδομάδες, καθιστώντας δυσκολότερο για έναν μελλοντικό έλεγχο να εντοπίσει.
Εκτοπισμός υπαλλήλων φάντασμα
Ενώ η ύπαρξη υπαλλήλων φάντασμα μπορεί μερικές φορές να αποκαλυφθεί σε έναν τακτικό έλεγχο, στις περισσότερες περιπτώσεις η τεκμηρίωση που παρέχεται αρκεί για να περάσει μια τέτοια εξέταση. Οι έλεγχοι φάντασμα έχουν σχεδιαστεί ειδικά για να αποκαλύψει τους υπαλλήλους φάντασμα, και να διερευνήσει προσεκτικά τα αρχεία μισθοδοσίας και τη συμπεριφορά των εργαζομένων για την απόδειξη των φαντασμάτων. Αυτοί οι έλεγχοι αποδείχθηκαν ωφέλιμοι, ειδικά για μεγάλους οργανισμούς. Για παράδειγμα, το 2009, ένας έλεγχος που διεξήχθη από τα δημόσια σχολεία του Ντιτρόιτ βρήκε περισσότερους από 250 υπαλλήλους φάντασμα - μια απάτη που κόστισε το σύστημα πάνω από 400.000 δολάρια για τέσσερα χρόνια.
Διαδικασίες ελέγχου φάντασμα
Μία από τις πιο αποτελεσματικές μεθόδους για τη διενέργεια ενός ελέγχου φάντασμα είναι να απαιτήσει από όλους τους υπαλλήλους να πάρει προσωπικά τους μισθούς τους ή απευθείας απόθεμα καταθέσεων. Δεν θα συλλέγονται οι μισθοί ή τα σμήνη των υπαλλήλων φάντασμα. Έτσι τα Δημόσια Σχολεία του Ντιτρόιτ καθορίζουν πόσους υπαλλήλους φάντασμα είχε. Άλλες αποτελεσματικές μέθοδοι ελέγχου φάντασμα περιλαμβάνουν την αναζήτηση για τους εργαζόμενους που δεν έχουν λάβει διακοπές, δεν απαριθμούν μια φυσική διεύθυνση και δεν λαμβάνουν καμία έκπτωση στις αποδοχές τους (για την κοινωνική ασφάλιση, φόρους ή ασφάλιση). Επιπλέον, αυτοί που διενεργούν ελέγχους φαντασμάτων αναζητούν πολλαπλές άμεσες καταθέσεις που πηγαίνουν στον ίδιο τραπεζικό λογαριασμό, άκυρους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης και ελλείπουσες πληροφορίες για τους εργαζομένους.
