Για πολλές επιχειρήσεις, η αποστολή και λήψη φαξ είναι καθημερινό φαινόμενο. Η αποστολή φαξ είναι τόσο συνηθισμένη, είναι εύκολο να γλιστρήσετε σε μια απλή επικοινωνία. Μετά από μερικά απλά βήματα θα σας βοηθήσει να κρατήσετε τα φαξ σας επαγγελματικά. Η άσκηση κατάλληλης εθιμοτυπίας φαξ θα διασφαλίσει ότι η επιχείρησή σας διατηρεί την επαγγελματική φήμη που έχετε εργαστεί τόσο σκληρά για να οικοδομήσετε.
Αποστολή φαξ
Να θυμάστε πάντα ότι τα έγγραφα φαξ είναι μια επιχειρηματική διαδικασία. Ως εκ τούτου, να έχετε υπόψη σας αυτές τις βασικές οδηγίες:
-
Να συμπεριλαμβάνετε πάντοτε ένα εξώφυλλο, χωρίς περιττές πληροφορίες ή έργα τέχνης. Συμπεριλάβετε στο εξώφυλλο το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, τον αριθμό των σελίδων (συμπεριλαμβανομένου του φύλλου εξώφυλλου φαξ), τον αποδέκτη και κάθε άλλη σχετική πληροφορία. Θυμηθείτε ότι ο παραλήπτης φαξ μπορεί να μην είναι ο μόνος που βλέπει το έγγραφο, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε κρατήσει το φύλλο κάλυψης φαξ επαγγελματικό.
-
Αφού μεταδώσετε το φαξ σας, πραγματοποιήστε μια επακόλουθη κλήση στον παραλήπτη. Αυτό δεν απαιτεί διεξοδική συζήτηση σχετικά με το περιεχόμενο του φαξ. Απλώς επιβεβαιώνετε ότι λάβατε το φαξ. Είναι σωστό σε αυτή τη συζήτηση να ενημερώσετε το άτομο ότι είναι ελεύθεροι να σας καλέσουν με οποιεσδήποτε επακόλουθες ερωτήσεις στα υλικά που στέλνονται με φαξ στην καλύτερη εξυπηρέτησή τους.
-
Χρησιμοποιήστε διακριτικότητα όταν στέλνετε φαξ σε ευαίσθητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες. Εάν στέλνετε πληροφορίες προσωπικής φύσης, καλέστε μπροστά για να ενημερώσετε το άτομο ότι στέλνετε το φαξ εκ των προτέρων. Ένας τρόπος για να αποφύγετε αυτό το είδος προβλήματος είναι να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία ηλεκτρονικής τηλεομοιοτυπίας. Οι υπηρεσίες αυτές στέλνουν φαξ απευθείας σε έναν προσωπικό υπολογιστή.
-
Να είστε προσεκτικοί με την αποστολή ανεπιθύμητων υλικών. Όλοι όσοι εργάζονται σε ένα γραφείο ξέρουν πόσο ενοχλητικές είναι αυτές οι διαφημίσεις για ασφάλιση υγείας χαμηλότερου κόστους και τις μειωμένες διαδρομές στη Χαβάη. Εάν στέλνετε ανεπιθύμητα φαξ στους πελάτες σας, το κάνετε μόνο στη σπάνια περίπτωση, όταν το δικαιολογεί. Αν λάβετε ένα αίτημα από έναν παραλήπτη που ζητάει να μην λάβετε τέτοιου είδους φαξ, σέβεται τις επιθυμίες του και τα καταργεί από τη λίστα σας.
Λήψη φαξ
Όπως και με την αποστολή φαξ, υπάρχουν κανόνες εθιμοτυπίας γύρω από τη λήψη φαξ επίσης:
-
Σεβαστείτε την ιδιωτικότητα των εμπιστευτικών φαξ που έχετε λάβει. Μην μοιράζεστε προσωπικές πληροφορίες με τους συναδέλφους σας που προορίζονταν αποκλειστικά για την προβολή σας.
-
Μην αφήνετε ευαίσθητα φαξ να βρίσκονται γύρω από όπου θα μπορούσαν άλλοι να τους δουν. Αντιμετωπίστε φαξ, όπως και εσείς, οποιαδήποτε άλλη εμπιστευτική τεκμηρίωση.
-
Εάν λάβετε εσφαλμένα ένα φαξ, ενημερώστε τον αποστολέα κάνοντας κλήση. Συνήθως, ζητείται να καταστρέψετε τυχόν ληφθέντα λάθος φαξ.
