Οι βασικοί δείκτες απόδοσης (KPI) χρησιμοποιούνται από τις επιχειρήσεις για τη μέτρηση της προόδου. Αφού ο οργανισμός αναλύσει την αποστολή του, εντοπίζει τους ενδιαφερόμενους και καθορίζει τους στόχους του, αναπτύσσει συχνά KPIs για την παρακολούθηση αυτών των στόχων. Αυτές οι μετρήσεις συμφωνούνται συχνά από τη διοίκηση. Οι δείκτες KPI ποικίλλουν από επιχείρηση σε επιχείρηση, αλλά όλες αποσκοπούν στην επίτευξη των στόχων του οργανισμού. Μερικοί KPIs μπορούν να εστιάσουν την προσοχή των ενδιαφερομένων στην επίτευξη της αποστολής του οργανισμού. Κάθε KPI μπορεί να έχει τρεις ή τέσσερις υποενότητες που συνδυάζονται για να συμβάλλουν στη συνολική μέτρηση της επιτυχίας.
Ορίστε το KPI σας ειδικά για την επιχείρησή σας. Εάν είστε υπεύθυνοι για τη διαχείριση ενός σχολείου, για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ορίσετε τους δείκτες KPIs να στοχεύσετε σε ένα ποσοστό αποφοίτησης ή σε τυποποιημένες βαθμολογίες δοκιμών αναφοράς. Συγκρίνοντας τη λειτουργία σας με άλλους, μπορείτε να προσδιορίσετε πιο εύκολα ποιος θα είναι ο στόχος σας. Ορίστε το KPI σας στον αριθμό των τηλεφωνημάτων που απαντήθηκαν ανά λεπτό, για παράδειγμα, αν έχετε ένα τμήμα εξυπηρέτησης πελατών. Στοχεύστε τον KPI σας στον αριθμό των πελατών που βοηθούνται ετησίως, εάν εκτελείτε μια οργάνωση κοινωνικής εξυπηρέτησης, ως ένα άλλο παράδειγμα.
Κατασκευάστε τους δείκτες KPI σας για να αντικατοπτρίσετε τους στόχους του οργανισμού σας. Αυτοί οι στόχοι πρέπει να είναι καθοριστικοί για την επιτυχία της επιχείρησής σας και πρέπει να είναι μετρήσιμοι. Για παράδειγμα, καθορίστε πόσους πελάτες θέλετε να δημιουργήσετε σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Εάν ο στόχος σας είναι να αυξήσετε τις πωλήσεις, καθορίστε αν θέλετε να μετρήσετε αυτό σε πωλούμενες μονάδες ή τα έσοδα που παράγονται, για παράδειγμα. Παρακολουθήστε και αλλάξτε τους στόχους σας KPI όπως κρίνετε κατάλληλο, καθώς πλησιάζετε στην επίτευξη των στόχων σας.
Μετρήστε τους δείκτες KPI σας σε σχέση με τους άλλους οργανισμούς της βιομηχανίας σας. Για παράδειγμα, εάν ο στόχος σας είναι να επιτύχετε τα περισσότερα έσοδα στον κλάδο σας, ίσως θελήσετε να ορίσετε τον στόχο σας υψηλότερο από ό, τι έχει αναφέρει ο ανταγωνισμός σας. Βεβαιωθείτε ότι οι δείκτες KPI σας είναι κατανοητοί από κάθε ενδιαφερόμενο στην ομάδα σας. Ένα απλό και συγκεκριμένο KPI, όπως η μείωση του κύκλου εργασιών των υπαλλήλων κατά 5% ετησίως, μπορεί εύκολα να γίνει κατανοητό.
Χρησιμοποιήστε τον ίδιο τύπο δείκτη από έτος σε έτος, όμως, όπως αναφέρθηκε στο Βήμα 2, μπορείτε να προσαρμόσετε τον συγκεκριμένο στόχο σας σε κάθε KPI. Χρησιμοποιώντας τα ίδια KPIs, μπορείτε να κατανοήσετε καλύτερα την ικανότητα του οργανισμού σας να επιτύχει τους συγκεκριμένους στόχους. Επίσης, θα είστε σε θέση να προσαρμόσετε τους στόχους σας ώστε να γίνουν ρεαλιστικοί. Βεβαιωθείτε επίσης ότι οι δείκτες KPI σας αντανακλούν κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας.
