Οι εικονικοί βοηθοί εργάζονται ως ανεξάρτητοι εργολάβοι που προσφέρουν γραφεία και ποικίλες υπηρεσίες παρόμοιες με γραμματείς γραφείου, διοικητικούς βοηθούς και γραμματέα. Γενικά λειτουργούν από ένα γραφείο στο σπίτι εξοπλισμένο με μηχανή φαξ, υπολογιστή, γραφείο, εκτυπωτή και πρόσβαση στο Internet. Τα είδη λογισμικού που απαιτούνται από τους εικονικούς βοηθούς εξαρτώνται από τον κλάδο τους. Όλοι οι εικονικοί βοηθοί χρησιμοποιούν ένα γενικό σύνολο λογισμικού για την παροχή υπηρεσιών και τη διαχείριση μιας επιχείρησης.
Desktop Publishing
Το λογισμικό έκδοσης επιτραπέζιων υπολογιστών περιλαμβάνει λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, παρουσίασης, λογιστικού φύλλου και βάσης δεδομένων. Οι εικονικοί βοηθοί που εργάζονται στη βιομηχανία μάρκετινγκ απαιτούν τη δημοσίευση προγραμμάτων για τη δημιουργία φυλλομετρητών, ιστοσελίδων, καρτ-ποστάλ, προσκλήσεων και διαφόρων τύπων εκδόσεων. Άλλες απαιτήσεις περιλαμβάνουν το πρόσθετο που περιλαμβάνεται με λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, ορθογραφικό και γραμματικό έλεγχο, θησαυρό, λεξικό και μεταφραστές γλώσσας.
Μεταγραφή
Η μεταγραφή συνίσταται στην καταγραφή και τη γραφή υπαγόρευσης. τα προγράμματα λογισμικού μεταγραφής διευκολύνουν την αναπαραγωγή μιας εγγεγραμμένης επικοινωνίας. Ο εικονικός βοηθός μπορεί να σταματήσει, να ξεκινήσει, να επιστρέψει και να σταματήσει την εγγραφή. Μπορείτε να στείλετε την καταγραμμένη αντίγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως είναι ή ως συμπιεσμένο αρχείο. Από το 2011, οι κοινές μορφές περιλαμβάνουν MP3 και WMV. Αρκετά προγράμματα λογισμικού καταγραφής είναι συμβατά με διαφορετικές μορφές.
Τήρηση λογιστικών βιβλίων
Η διαχείριση μιας επιχείρησης εικονικού βοηθού απαιτεί λογιστικά βιβλία και λογισμικό χρέωσης. Οι εικονικοί βοηθοί που εξειδικεύονται ως λογιστές πρέπει να χρησιμοποιούν ένα λογιστικό σύστημα all-in-one. Αυτοί οι βοηθοί μπορούν να δημιουργούν τιμολόγια, αποσπάσματα και προτάσεις. πληρωμές εγγραφών · και παρακολούθηση του χρόνου εργασίας με ένα πρόγραμμα ή με διαφορετικά προγράμματα λογισμικού έκδοσης desktop.
Επικοινωνία
Το λογισμικό επικοινωνίας είναι μια άλλη ανάγκη για τους εικονικούς βοηθούς. Το διαθέσιμο λογισμικό φαξ και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρει εξατομίκευση και έτοιμα πρότυπα. Οι εικονικοί βοηθοί μπορούν να επιλέξουν να δημιουργήσουν ένα πρότυπο που ταιριάζει με την εικόνα της επιχείρησής τους. Η χρήση τηλεφωνικής υπηρεσίας μέσω Διαδικτύου θα μειώσει το κόστος των υπεραστικών και μηνιαίων τηλεφωνικών λογαριασμών. Η χρήση ηλεκτρονικών προγραμμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και φαξ απαιτεί καλή σύνδεση στο διαδίκτυο.
