Ενώ πολλοί επιχειρηματίες υπερηφανεύονται για την ικανότητά τους να ξεκινήσουν και να διευθύνουν τις επιχειρήσεις τους χωρίς επίσημη επαγγελματική κατάρτιση, η διαχείριση μιας επιχείρησης χωρίς συστήματα και διαδικασίες μπορεί να μειώσει σημαντικά τις πιθανότητες επιτυχίας. Παρόλο που μπορεί να φαίνεται ότι ο προγραμματισμός των δραστηριοτήτων σας δεν θα σας βοηθήσει να πουλήσετε περισσότερα, να διαχειριστείτε δαπάνες ή να αυξήσετε τα κέρδη, τα πλεονεκτήματα του σχεδιασμού της εργάσιμης ημέρας, των έργων και των τακτικών δραστηριοτήτων σας μπορεί να σημαίνουν τη διαφορά ανάμεσα στο κέρδος και τη δυσκολία να παραμείνετε στη ζωή.
Αυξημένη παραγωγικότητα και αποδοτικότητα
Ένα σύστημα προγραμματισμού σας βοηθά να μείνετε σε καλό δρόμο για να κάνετε σημαντικά έργα. Ο έλεγχος μιας λίστας υποχρεώσεων κάθε μέρα, τουλάχιστον, σας υπενθυμίζει τις επικείμενες προθεσμίες. Τα συστήματα προγραμματισμού που δίνουν προτεραιότητα στα έργα σας, σας βοηθούν να φτάσετε πρώτα στα πιο σημαντικά έργα. Όταν δεν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα, η εργασία μπορεί να συσσωρευτεί, προκαλώντας σας να κάνετε συντομεύσεις και να βάζετε λιγότερο χρόνο και προσπάθεια σε βιαστικές εργασίες. Όσο περισσότερο χρόνο πρέπει να ολοκληρώσετε τις εργασίες, τόσο υψηλότερη είναι η ποιότητα της εργασίας. Η χρήση του προγραμματισμού υπολογιστή σας επιτρέπει να στείλετε ειδοποιήσεις υπενθύμισης στην επιφάνεια εργασίας ή στο τηλέφωνό σας.
Μειωμένες χρηματικές ποινές
Ένα σύστημα προγραμματισμού μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε τις ελλείψεις πληρωμών ή να κάνετε καθυστερημένες πληρωμές για τα χρέη που οφείλετε. Όταν χάσετε τις πληρωμές με πιστωτικές κάρτες και άλλους λογαριασμούς, αντιμετωπίζετε καθυστερημένες αμοιβές, ίσως χάνετε επίσης ένα επιτόκιο μεταφοράς χωρίς εισαγωγικούς τόκους ή μπορεί να έχετε αυξήσει το επιτόκιο της πιστωτικής σας κάρτας. Η μη έγκαιρη πραγματοποίηση τραπεζικών καταθέσεων μπορεί να οδηγήσει σε αναδρομικούς ελέγχους που σας κοστίζουν έξοδα τόσο από τον παραλήπτη της επιταγής όσο και από την τράπεζά σας. Οι καθυστερημένες πληρωμές που εμφανίζονται στις πιστωτικές σας εκθέσεις μπορούν να μειώσουν την βαθμολογία σας και να μειώσουν την πρόσβαση σε πιστωτικά προϊόντα όπως τραπεζικά δάνεια και πιστωτικές κάρτες με χαμηλά επιτόκια.
Καλύτερη διαχείριση αλυσίδας εφοδιασμού
Μια αλυσίδα εφοδιασμού είναι η σειρά των διαδικασιών που απαιτούνται για να φτιάξετε το προϊόν σας και να το παραδώσετε στους πελάτες σας. Για παράδειγμα, εάν κάνετε widgets, η αλυσίδα εφοδιασμού σας περιλαμβάνει τις εταιρείες που σας πωλούν τα υλικά για να δημιουργήσουν τα widgets, την υπηρεσία παράδοσης που φέρνει τα υλικά στη δική σας εγκατάσταση, τις εγκαταστάσεις παραγωγής και αποθήκης και τις μεθόδους διανομής. Αν ένα μέρος της αλυσίδας εφοδιασμού δεν έχει προγραμματιστεί σωστά, διακόπτει την υπόλοιπη αλυσίδα και μπορεί να καθυστερήσει την παράδοση του προϊόντος σας στους πελάτες. Όταν οι πελάτες δεν μπορούν να πάρουν το προϊόν από εσάς εγκαίρως, μπορεί να πάνε αλλού.
Βελτιωμένος οικονομικός προγραμματισμός
Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συχνά αγωνίζονται με τις ταμειακές ροές, που είναι η χρονική στιγμή του εισοδήματος και των εξόδων. Αν σχεδιάζετε να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας όταν οι πελάτες σας πληρώνουν, επειδή υποθέτετε ότι θα πληρώσουν εγκαίρως, μπορείτε να καταλήξετε σε μια δέσμευση όταν οι απαιτήσεις είναι αργές. Ο προγραμματισμός των όρων πίστωσης, των πωλήσεων, των παραδόσεων και των απαιτήσεων σας για να έχετε αρκετό χρόνο για να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας βοηθά να σχεδιάσετε καλύτερα τα οικονομικά σας. Εάν διαθέτετε χρονοδιάγραμμα χρηματοοικονομικής αναφοράς, μπορείτε να μεταφέρετε χρήματα από έναν λογαριασμό σε άλλο ή να πάρετε ένα δάνειο γέφυρας, όταν είναι απαραίτητο, για να κάνετε τις πληρωμές σας.
Καλύτερη διαχείριση έργου
Οι εταιρείες βασίζονται σε έργα για να διαχειριστούν τα πάντα, από το μάρκετινγκ μέχρι την παραγωγή έως τις εκτελεστικές αναζητήσεις. Τα έργα συχνά περιλαμβάνουν πολλαπλές φάσεις ή ομάδες και χωρίς αυστηρά χρονοδιαγράμματα μπορούν να ξεπεράσουν. Για παράδειγμα, ένας κατασκευαστής σπιτιού δεν μπορεί να προγραμματίσει ηλεκτρολόγους μέχρι να πλαισιώσει το σπίτι. Εάν οι ηλεκτρολόγοι δεν μπορούν να κάνουν τη δουλειά τους, αυτό συγκρατεί τους εργολάβους γυψοσανίδας, βαφής και χαλιών. Αν ο οικοδόμος δεν είναι έτοιμος για τους εργολάβους του κατά την συμφωνημένη ώρα, οι εργολάβοι ενδέχεται να μην είναι σε θέση να επιστρέψουν όταν ο οικοδόμος είναι έτοιμος επειδή έχουν προγραμματιστεί άλλες εργασίες. Τα συστήματα προγραμματισμού των έργων πρέπει να περιλαμβάνουν μαξιλάρια προθεσμίας που λαμβάνουν υπόψη τη δυνατότητα καθυστερήσεων σε ένα μέρος του έργου.
