Είναι επωφελής για τους επαγγελματίες να έχουν ισχυρή αντίληψη της επιχειρηματικής γραφής, ιδίως αν βρίσκονται σε διοικητική θέση. Όταν το αφεντικό σας ζητά να γράψετε κάτι σε επιχειρηματική μορφή, όπως ένα σημείωμα, πρέπει να ξέρετε τον σωστό τρόπο να το κάνετε. Διαφορετικά, εσείς δεν θα έχετε τον αντίκτυπο που επιθυμείτε στους παραλήπτες. Μπορείτε να αποφύγετε αυτό το σενάριο γνωρίζοντας πώς να γράψετε ένα σημείωμα σε κανονική επιχειρηματική μορφή.
Δημιουργήστε ένα σημείωμα που περιλαμβάνει όλα τα τμήματα προτύπων, τα οποία περιλαμβάνουν την επικεφαλίδα, το σκοπό, τη συζήτηση και το κλείσιμο, συμβουλεύει το Hodu.com. Μια σύνοψη είναι μια προαιρετική ενότητα.
Ρυθμίστε την επικεφαλίδα για το σημείωμά σας. Όλα τα μηνύματα θα έχουν μια τυπική επικεφαλίδα που περιλαμβάνει τέσσερις γραμμές που θα φέρουν την ένδειξη "Προς", "Από", "Ημερομηνία" και "Θέμα".
Συμπληρώστε την επικεφαλίδα του σημειώματος σας. Μετά το "Για", πληκτρολογήστε ποιος διανέμει το γράμμα, όπως ένα συγκεκριμένο άτομο, ομάδα ατόμων ή τμήμα. Μετά το "Από", τοποθετήστε είτε το όνομά σας είτε το όνομα του ατόμου που γράφετε το γράμμα για, όπως το αφεντικό σας. Πληκτρολογήστε την ημερομηνία διανομής μετά τη λέξη "Ημερομηνία". Συμπεριλάβετε μερικές λέξεις που συνοψίζουν τον σκοπό της σημείωσης στη γραμμή "Θέμα".
Πληκτρολογήστε μια σύντομη παράγραφο που εξηγεί τον σκοπό του σημειώματος σε μερικές προτάσεις. Το υπόμνημα μπορεί να είναι για πληροφοριακούς λόγους, να εξηγήσει ένα πρόβλημα ή να ζητήσει κάποια ενέργεια από τους παραλήπτες.
Συζητήστε λεπτομερώς τους σκοπούς του σημειώματος στις επόμενες παραγράφους. Μην δώσετε περιττές πληροφορίες ή επαναλάβετε τον εαυτό σας, αλλά προσφέρετε αρκετές λεπτομέρειες ώστε όλοι οι παραλήπτες να κατανοήσουν το λόγο για το σημείωμα και τη σημασία του.
Γράψτε τη δράση, εάν υπάρχει, που πρέπει να ληφθούν από τους παραλήπτες σε μια παράγραφο που κλείνει. Εξηγήστε τι πρέπει να γίνει και πώς να το ολοκληρώσετε.
Προσθέστε μια περίληψη στο τέλος της σημείωσής σας, εάν είναι μεγαλύτερη από μία σελίδα ή περιέχει πολύ λεπτομερείς, πολύπλοκες πληροφορίες. Αυτό θα βοηθήσει στην αποσαφήνιση του σκοπού του σημείωμά σας και θα δώσει στους παραλήπτες τη δυνατότητα να ανατρέξουν ξανά χωρίς να χρειάζεται να διαβάσουν ξανά ολόκληρο το σημείωμα. Συμπεριλάβετε όλα τα βασικά σας σημεία, καθώς και όλες τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν, στη συνοπτική ενότητα.
