Οι λογιστές καταγράφουν τα έσοδα και τα έξοδα σε ετήσια βάση. Ωστόσο, τα αρχεία αυτά δεν μπορούν να αρχίσουν την 1η Ιανουαρίου, όπως ένα τυπικό ημερολογιακό έτος. Πολλές επιχειρήσεις αναπτύσσουν λογιστικά αρχεία χρησιμοποιώντας οικονομικές περιόδους που ξεκινούν και τελειώνουν σε ημερομηνίες πιο σχετικές με τους κύκλους της επιχείρησής τους - για παράδειγμα, μπορεί να είναι πιο λογικό για ένα πανεπιστήμιο να θέσει το οικονομικό έτος από την 1η Ιουλίου έως το τέλος Ιουνίου 30. Η ομοσπονδιακή κυβέρνηση χρησιμοποιεί μια λογιστική περίοδο που αρχίζει την 1η Οκτωβρίου. Η οικονομική χρήση διαιρείται σε τρίμηνα και κάθε τρίμηνο σε τρεις οικονομικούς μήνες. Παρόλο που ένας οικονομικός μήνας μπορεί να είναι ισοδύναμος με έναν ημερολογιακό μήνα, η σύνθεση ενός δημοσιονομικού μήνα εξαρτάται από τη μέθοδο που χρησιμοποιείται για την ανάπτυξη μιας οικονομικής χρήσης.
Τύποι φορολογικών ημερολογίων
Αν και μια οικονομική χρήση μπορεί να είναι 365 ημέρες και κάθε τρίμηνο τρεις ημερολογιακούς μήνες, κάνοντας κάθε οικονομικό μήνα έναν ημερολογιακό μήνα, μια οικονομική οντότητα μπορεί να βρει ένα άλλο δημοσιονομικό ημερολόγιο ανώτερο για τις ανάγκες της. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να επιλέξει ένα οικονομικό έτος 4-4-5 που καθορίζει κάθε τρίμηνο σε 13 εβδομάδες, με τους οικονομικούς μήνες να είναι τέσσερις εβδομάδες τον πρώτο μήνα, τέσσερις εβδομάδες τον δεύτερο μήνα και πέντε εβδομάδες τον τρίτο μήνα. Αυτός ο κύκλος επαναλαμβάνεται για τα υπόλοιπα τρία τέταρτα του έτους. Αυτή η μέθοδος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για επιχειρήσεις που αναφέρουν χρεώσεις και έξοδα σε εβδομαδιαία βάση, επειδή κάθε εβδομάδα αποτελείται από ακριβώς επτά ημέρες.
Σκέψεις
Ένα μειονέκτημα ενός οικονομικού έτους 4-4-5 είναι ότι περιέχει 364 ημέρες, γεγονός που μπορεί να παρεμποδίσει τις ετήσιες συγκρίσεις δεδομένων, ειδικά σε άλματα. Απαιτεί επίσης ένα οικονομικό έτος 53 εβδομάδων μία φορά κάθε πέντε χρόνια για να αντισταθμίσει τις χαμένες ημέρες. Ωστόσο, διατίθενται πολλά προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών και ηλεκτρονικές εφαρμογές που υπολογίζουν αυτόματα τους οικονομικούς μήνες και τα έτη. Χρησιμοποιώντας το ίδιο δημοσιονομικό τρίμηνο 13 εβδομάδων, οι οντότητες θα μπορούσαν επίσης να οργανώσουν τους φορολογικούς τους μήνες σε ένα σύστημα οικονομικών ετών 5-4-4 ή 4-5-4. Για φορολογικούς σκοπούς, είναι σημαντικό οι εταιρείες να επιλέξουν ένα σχήμα φορολογικού μήνα που μπορούν να διατηρούν συνεχώς, ώστε τα αρχεία του οικονομικού έτους να παραμένουν συνεπή. Εάν μια εταιρεία επιθυμεί να αλλάξει τη μορφή αναφοράς της, απαιτείται ειδική άδεια από την υπηρεσία εσωτερικών εσόδων (IRS).
