Μια επιχείρηση μπορεί να ασχολείται με εκατοντάδες ή χιλιάδες φακέλους κάθε χρόνο. Η οργάνωση εξαλείφει την αγωνία, την έντονη αίσθηση που παίρνετε ενώ ψάχνετε για κάτι σημαντικό. Το σωστό σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να λειτουργεί πιο ομαλά και αποτελεσματικά.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Αρχεία
-
Κρεμαστά Αρχεία
-
Καρτέλες ετικέτας
Αναλύστε τα αρχεία σας. Είναι καλύτερα να τα ταξινομήσετε με βάση το όνομα του πελάτη, ανά έργο ή χρονολογικά; Επιλέξτε τα χαρακτηριστικά που θα χρησιμοποιήσετε κατά την αναζήτηση ενός αρχείου.
Ετικέτα τα αρχεία σας με σαφήνεια. Διαχωρίστε τα μικρότερα αρχεία σε κατηγορίες στον αναρτημένο φάκελο. Για παράδειγμα, ο "Ιούλιος 2008" μπορεί να έχει δικό του ετικέτα κρέμονται φάκελο, και μπορείτε να εισαγάγετε όλες τις συμβάσεις ή τους φακέλους από εκείνο το μήνα στον κρέμονται φάκελο.
Ξεχωρίστε τα αρχεία σε διαφορετικούς καταλόγους αρχειοθέτησης. Έχετε ένα γραφείο για τα αρχεία διαχείρισης, όπως η παραγγελία αναλωσίμων, πληροφορίες μισθοδοσίας και επαναλαμβάνει. ένα άλλο γραφείο για αρχεία πελάτη με ολοκληρωμένες συμβάσεις και πληροφορίες σχετικά με πληρωμές και έργα. και οποιουδήποτε άλλου τύπου επιχείρησή σας χρειάζεται. Ετικέτα σαφώς τα ντουλάπια.
Δοκιμάστε το σύστημα αρχειοθέτησης πριν το παρουσιάσετε στους συναδέλφους σας. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να βρείτε τα πάντα εύκολα και ότι ο τρόπος που έχετε οργανώσει τα πράγματα έχει νόημα. Εάν έχετε οργανώσει τα πάντα χρονολογικά, αλλά η δοκιμή δείχνει αλφαβητικά πιο νόημα, αλλάξτε το σύστημά σας.
Καλέστε μια σύντομη συνάντηση και εξηγήστε το σύστημα αρχειοθέτησης. Βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν τον τρόπο λειτουργίας του συστήματος και τη σημασία της παρακολούθησης του συστήματος.
Αποφασίστε ποιος θα κάνει την κατάθεση. Μπορείτε να μεταβιβάσετε την κατάθεση σε ένα άτομο ή να επιτρέψετε σε κάθε εργαζόμενο να κάνει τη δική της κατάθεση. Οι υπάλληλοι μπορεί να έχουν ένα γραφείο αρχειοθέτησης στα γραφεία τους, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεστε ένα κεντρικό σύστημα αρχειοθέτησης, ιδανικά με ένα υπεύθυνο.
Αρχειοθετήστε σημαντικά έγγραφα καθημερινά. Η κατάθεση ρουτίνας σας βοηθά να παραμείνετε οργανωμένοι και διατηρείτε την αρχειοθέτηση από το να γίνει ένα μεγαλύτερο καθήκον από ό, τι χρειάζεται. Χρησιμοποιείτε δίσκους αρχειοθέτησης σε κάθε γραφείο και σιγουρευτείτε ότι οι δίσκοι αδειάζονται στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας.
Αξιολογήστε το σύστημα αρχειοθέτησης κάθε έξι έως 12 μήνες. Καθαρίστε το παλιό υλικό από το σύστημά σας.
