Οι λογιστικές πολιτικές και διαδικασίες δεν είναι ένα και το αυτό πράγμα, αν και οι εργαζόμενοι σε ένα γραφείο συχνά συγχέουν τα δύο. Οι λογιστικές πολιτικές αντιπροσωπεύουν τις κατευθυντήριες γραμμές ή τους κανόνες που καθορίζουν τι αναμένει η λογιστική υπηρεσία σε μια δεδομένη κατάσταση. Με τη δημιουργία πολιτικών, η λογιστική υπηρεσία διασφαλίζει ότι οι κανόνες και τα πρότυπα της εταιρείας διατηρούνται και τηρούνται με συνέπεια από όλους τους επηρεαζόμενους. Η διαδικασία αντιπροσωπεύει την πλευρά της εξίσωσης καθορίζοντας τα μεμονωμένα βήματα που διασφαλίζουν τη διατήρηση των λογιστικών πολιτικών της εταιρείας και την ύπαρξη εσωτερικών ελέγχων.
Ορίστε την Πολιτική
Όταν ακολουθείτε το εγχειρίδιο λογιστικής πολιτικής και διαδικασίας που χρησιμοποιούν οι λογιστές και άλλοι στην εταιρεία, πρέπει πρώτα να ορίσετε κάθε κανόνα ή κατευθυντήρια γραμμή ως ατομική πολιτική που θέλετε να ακολουθούν οι άνθρωποι. Μην συνδυάζετε τις πολιτικές μαζί, επειδή είναι πολύ συγκεχυμένη. Τα τμήματα λογιστικής δημιουργούν πολιτικές ταμειακών ροών, πολιτικές αποζημίωσης ταξιδιού, πολιτικές μικροδιαφορών, πολιτικές πληρωμής λογαριασμών ή πολιτικές χρέωσης, για να αναφέρουμε μόνο λίγες. Η πολιτική θα πρέπει να ορίζει τον κανόνα - γνωστός ως τι - και να συμπεριλαμβάνει ποιος πρέπει να τηρεί και γιατί πρέπει να τηρεί. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες διατηρούνται ως ξεχωριστά έγγραφα.
Γράψτε την επισκόπηση
Κάθε πολιτική πρέπει να περιλαμβάνει μια επισκόπηση ή περίληψη της κατευθυντήριας γραμμής ή του κανόνα. Η επισκόπηση έρχεται πρώτη, με λεπτομερείς πληροφορίες που περιλαμβάνουν τις λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, μια λογιστική υπηρεσία μπορεί να έχει μια πολιτική ασφάλιστρων ταμειακών αμοιβαίων κεφαλαίων που να διευκρινίζει πόσα χρήματα θα διατεθούν για μικρά μετρητά, τον τύπο των αγορών που καλύπτει και τον τίτλο του ατόμου που είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση της σωστής συντήρησής του. Η πολιτική δεν περιλαμβάνει τα ονόματα των ανθρώπων, αλλά τον τίτλο ή τη θέση στην εταιρεία που είναι υπεύθυνη γι 'αυτήν.
Περιγράψτε τις διαδικασίες
Οι διαδικασίες είναι η βήμα προς βήμα διαδικασία με την οποία τα άτομα τηρούν την πολιτική της εταιρείας.Για παράδειγμα, μια λογιστική υπηρεσία μπορεί να θέσει μια πολιτική ταμειακών ροών που να καθορίζει πόσα λειτουργικά μετρητά πρέπει να είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή και τι πρέπει να συμβεί εάν δεν είναι διαθέσιμα. Αλλά για να διασφαλιστεί η διατήρηση της πολιτικής, κάποιος στη λογιστική υπηρεσία πρέπει να ολοκληρώσει τις συμφωνίες τραπεζικών λογαριασμών. Η διαδικασία συμφιλίωσης των τραπεζών έχει λεπτομερή βήματα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η συμφιλίωση των τραπεζών, προκειμένου να διασφαλιστεί η τήρηση της πολιτικής για τις ταμειακές ροές. Για να γράψετε τη διαδικασία, περιγράψτε κάθε βήμα που πρέπει να γίνει, συμπεριλαμβανομένων των τίτλων των ατόμων που ολοκληρώνουν κάθε βήμα και τι συμβαίνει στα επόμενα βήματα.
Αριθμήστε τα βήματα
Γράψτε τις διαδικασίες με τη σειρά που πρέπει να γίνουν τα βήματα. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας τη διαδικασία τραπεζικής συμφιλίωσης, ξεκινήστε με το πρώτο πράγμα που πρέπει να συμβεί, όπως: οι τραπεζικές δηλώσεις πρέπει να δίδονται ανοιχτές στον υπεύθυνο λογιστών. Συμπεριλάβετε τα βήματα που πρέπει να εκτελέσει ο διαχειριστής λογαριασμών πριν περάσει την εργασία πραγματικού συμβιβασμού σε κάποιον άλλο στη λογιστική. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει πράγματα όπως γρήγορη επισκόπηση για ασυνέπειες ελέγχου, ονόματα δικαιούχων πληρωμής και άλλα.
Εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας
Συμπεριλάβετε κατάλογο των τίτλων στο τμήμα λογιστικής με σύντομες περιγραφές των καθηκόντων που εκτελούνται από κάθε θέση στην εταιρεία στο μπροστινό μέρος του εγχειριδίου πολιτικής και διαδικασίας. Αυτό βοηθά στη δημιουργία εσωτερικών ελέγχων διασφαλίζοντας ταυτόχρονα τον διαχωρισμό των καθηκόντων. Γράψτε τις πολιτικές σε μεμονωμένες σελίδες, δημιουργώντας μια νέα σελίδα ή σύνολο σελίδων για κάθε πολιτική. Κάθε πολιτική λαμβάνει τον τίτλο και τον τίτλο της στον πίνακα περιεχομένων για να διευκολύνει τους ανθρώπους να τα αναζητήσουν. Μετά την πολιτική, συμπεριλάβετε όλες τις διαδικασίες στις δικές τους σελίδες ως αντίγραφα ασφαλείας. Ο πίνακας περιεχομένων μπορεί να περιλαμβάνει την "Πολιτική Ταμειακών Ροών" ως κύριο τίτλο με υποδιαιρέσεις και τις δικές τους σελίδες που περιλαμβάνουν "Συμφωνίες Τράπεζας", "Συμφωνίες Τραπεζικού Λογαριασμού Γενικών Λογαριασμών" ή άλλες διαδικασίες που ισχύουν για αυτή τη συγκεκριμένη πολιτική.
