Τα γράμματα είναι σημαντικά μέσα επικοινωνίας τόσο των προσωπικών όσο και των επιχειρηματικών συναισθημάτων. Ωστόσο, οι προσωπικές επιστολές είναι πολύ διαφορετικές από τις αντίστοιχες των επιχειρήσεων. Για να δείξετε την κατάλληλη επιχειρηματική εθιμοτυπία κατά τη διάρκεια των συναλλαγών της εταιρείας σας, θα πρέπει να αναγνωρίσετε αυτές τις διαφορές και να κάνετε τους πόνους να μην αναμιγνύετε στυλ επιστολών. Αυτό θα σας βοηθήσει να δείτε επαγγελματικά τους υπαλλήλους, τους πελάτες, τους μετόχους και τους επενδυτές.
Μορφή
Οι επιστολές επιχειρήσεων και οι προσωπικές επιστολές έχουν πολύ διαφορετική μορφή. Με μερικές μικρές παραλλαγές, τα επιχειρησιακά γράμματα έχουν συνήθως περιθώρια 1 ιντσών. Έχουν επίσης ενιαία απόσταση, με διπλή απόσταση μεταξύ των παραγράφων και των εισαγωγικών γραμμών δεδομένων (π.χ. ημερομηνία, θέμα). Το γράμμα είναι αριστερά δικαιολογημένο χωρίς παρένθεση παραγράφου. Επίσης γράφονται επιχειρησιακά γράμματα. Αντίθετα, οι προσωπικές επιστολές μπορούν να έχουν σχεδόν οποιαδήποτε μορφή. Εναπόκειται στον συγγραφέα να αποφασίσει πώς θέλει να εμφανιστεί η προσωπική επιστολή. Μια προσωπική επιστολή παραδοσιακά είναι χειρόγραφη, αλλά με την πρόοδο της τεχνολογίας, πολλοί άνθρωποι πληκτρολογούν προσωπικές επιστολές στους υπολογιστές τους, επειδή είναι πιο γρήγορο να πληκτρολογείτε παρά να γράφετε χειροκίνητα.
Περιεχόμενο
Σε μια επιχειρηματική επιστολή, το περιεχόμενο είναι πάντα αντικειμενικό - δηλαδή, ο σκοπός της επιστολής είναι διαφανής. Με μια προσωπική επιστολή, το περιεχόμενο μπορεί να καλύψει πολλά διαφορετικά θέματα και υπάρχει μεγαλύτερη έμφαση στη συσχέτιση των παρελθόντων γεγονότων και συναισθημάτων παρά στην επίλυση προβλημάτων. Προσωπικές επιστολές μπορεί να είναι πολύ πιο οργιαστικές. Προσωπικές επιστολές μπορεί να αγγίξουν κάποια επιχειρησιακά ή χρηματοοικονομικά ζητήματα, αλλά οι επιχειρηματικές επιστολές δεν συζητούν ποτέ προσωπικά ζητήματα, εκτός αν αυτά τα ζητήματα επηρεάζουν άμεσα την επιχείρηση.
Γλώσσα και στίξη
Οι επιχειρησιακές επιστολές χρησιμοποιούν πιο επίσημη γλώσσα από τις προσωπικές επιστολές. Οι συγγραφείς δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή λέξεων επειδή η επιλογή λέξεων μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά σε νομικά θέματα. Οι χαιρετισμοί και τα κλείνουν είναι ευγενικοί και αναφέρονται σε κατάλληλους τίτλους (π.χ., Πρόεδρος Edwards, Miss Neman). Οι στήλες χρησιμοποιούνται περισσότερο σε επιχειρησιακά γράμματα παρά σε προσωπικά γράμματα, ιδίως μετά από τις χαιρετισμούς και τις εισαγωγικές ετικέτες γραμμής δεδομένων (π.χ. RE:, DATE:). Τα προσωπικά γράμματα μπορούν να χρησιμοποιήσουν οποιαδήποτε γλώσσα, συμπεριλαμβανομένων των αργαλειών και των μη επιχειρησιακών συντομογραφιών, όπως ttyl (μιλήστε αργότερα) ή btw (παρεμπιπτόντως). Το πλεονέκτημα σε αυτό είναι ότι η προσωπικότητα του συγγραφέα συναντά πραγματικά. Οι επιχειρηματικές επιστολές χάνουν συχνά την αληθινή "φωνή" του συγγραφέα. Οι προσωπικές επιστολές χρησιμοποιούν τυπικούς κανόνες στίξης, αλλά επειδή είναι τόσο ανεπίσημοι, οι συγγραφείς συχνά αγνοούν κάποια βασικά πρότυπα στίξης και κεφαλαίων.
Γιατί να διαφοροποιήσουμε;
Ο κύριος λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι διαχωρίζουν προσωπικές επιστολές από επιστολές επιχειρήσεων είναι επειδή μια τυποποιημένη μέθοδος γραφής μιας επιχειρησιακής επιστολής δημιουργεί αποδοτικότητα στις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Για παράδειγμα, οι επιχειρηματίες γνωρίζουν ότι γρήγορα μπορούν να διαπιστώσουν το σκοπό της επιχειρηματικής επιστολής από το θέμα. Η αποδοτικότητα μπορεί να μεταφραστεί στα έσοδα. Ένας άλλος λόγος για τη διαφοροποίηση είναι ότι η χρήση ενός επαγγελματικού μορφότυπου σημαίνει ότι ό, τι υπάρχει στο γράμμα είναι σημαντικό. Τρίτον, η χρήση μορφής επιστολών επιχειρήσεων αναμένεται από επαγγελματίες. Εάν δεν συμμορφώνεστε με την εταιρική μορφή με την εταιρεία σας, μπορεί να συναντήσετε ως λιγότερο προετοιμασμένη ή άπειρη.
