Η λειτουργία ελέγχου εγγράφων έχει την ευθύνη να διαχειρίζεται τη ροή και την αποθήκευση εγγράφων σε έναν οργανισμό μέσω διαφόρων λειτουργιών και διαδικασιών. Αυτά περιλαμβάνουν τη διατήρηση αρχείων και τη χρήση των κατάλληλων διαδικασιών διανομής και αναθεώρησης όπως περιγράφονται στο Siliconfareast.com.
Σύστημα Βιβλιοθήκης
Η λειτουργία ελέγχου εγγράφων έχει το ρόλο της σωστής διατήρησης των εσωτερικών διαδικασιών της βιβλιοθήκης, ώστε να υπάρχει η κατάλληλη πρόσβαση στο προσωπικό, αλλά η τοποθεσία της επίσημης τεκμηρίωσης εξακολουθεί να είναι γνωστή ανά πάσα στιγμή.
Αποθήκευση / Κατάθεση
Μια άλλη βασική δραστηριότητα της λειτουργίας ελέγχου εγγράφων είναι η αποθήκευση εγγράφων και η αρχειοθέτηση για την εξασφάλιση της κατάλληλης προσβασιμότητας όλων των απαραίτητων αρχείων.
Αναθεωρήσεις
Η λειτουργία ελέγχου εγγράφων έχει επίσης την ευθύνη να εξασφαλίσει ότι η επίσημα εγκεκριμένη τεκμηρίωση θα αναθεωρείται μόνο στο πλαίσιο κατάλληλων διαδικασιών και εγκρίσεων. Αυτό μπορεί να συνεπάγεται ένα σύστημα αιτημάτων αλλαγής εγγράφων (ή έργων) που απαιτούν καθορισμένες υπογραφές πριν από ένα προηγουμένως εγκεκριμένο έγγραφο μπορεί να έχει πραγματοποιήσει πρόσθετες αλλαγές.
Ροή εργασίας
Το προσωπικό ελέγχου εγγράφων εκτελεί επίσης δραστηριότητες με στόχο την εξασφάλιση αποδοτικής ροής εργασίας, όπως η ανάθεση εγγράφων σε κατάλληλο προσωπικό γραφείου ή γραμματείας για δραστηριότητες όπως επεξεργασία κειμένου ή σάρωση.
Παρακολούθηση
Η λειτουργία ελέγχου εγγράφων παρακολουθεί επίσης την έγκαιρη παραγωγή εγγράφων μέσω της συνολικής διαδικασίας ροής εργασίας, όπως μέσω της χρήσης καταλόγων ηλικιών που υποδεικνύουν ότι τα έγγραφα έχουν περάσει πάρα πολύ καιρό περνώντας από τη διαδικασία ροής εργασίας.
