Η επαλήθευση και η φωτοτυπία μιας κάρτας Κοινωνικής Ασφάλισης ενός νέου υπαλλήλου αντί να γράφεται απλά ο αριθμός είναι καλή επιχειρηματική πρακτική. Μπορεί να βοηθήσει στην πρόληψη λαθών όπως η έκδοση W-2 μισθολογικών και φορολογικών δηλώσεων με εσφαλμένους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης. Εάν συμβεί αυτό, διορθώστε το λάθος στα αρχεία σας και εκδώστε ένα νέο έντυπο W-2 στον υπάλληλό σας.
Διορθώστε και επανεκτυπώστε
Μόλις ανακαλυφθεί το σφάλμα, εισαγάγετε τον σωστό αριθμό στο αρχείο μισθοδοσίας του υπαλλήλου για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα συμβεί ξανά. Στη συνέχεια διορθώστε το λάθος και ανατυπώστε ένα νέο έντυπο W-2 για τη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης και τον υπάλληλο. Ενημερώστε τον υπάλληλό σας ότι επειδή το σφάλμα δεν επηρέασε τις πληροφορίες σχετικά με τα κέρδη, δεν θα πρέπει να υποβάλει τροποποιημένη φορολογική δήλωση.
Συμπληρώστε τη φόρμα W-2C
Αν έχετε ήδη καταθέσει το έντυπο W-2 του υπαλλήλου σας, πρέπει να υποβάλετε ένα τροποποιημένο έντυπο W-2C στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης. Συμπληρώστε μόνο την κορυφαία ενότητα, εάν όλες οι υπόλοιπες πληροφορίες στη φόρμα είναι σωστές. Καταχωρίστε το όνομα της επιχείρησής σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο πλαίσιο Α, στον ομοσπονδιακό αριθμό αναγνώρισης του εργοδότη σας στο πλαίσιο Β και στο φορολογικό έτος στο τετραγωνίδιο Γ. Εισάγετε το σωστό SSN του υπαλλήλου στο τετραγωνίδιο D. Τοποθετήστε ένα σημάδι ελέγχου στο πλαίσιο Ε για να δηλώσετε τον αριθμό που καταχωρίσατε έναν διορθωμένο αριθμό και εισάγετε τον εσφαλμένο αριθμό - τον αριθμό που αναφέρατε αρχικά - στο τετραγωνίδιο F.
