Καθώς ο χρόνος περνάει, μπορεί να γίνει πιο δύσκολο να εντοπιστούν αποφοίτους φοιτητές για εκδηλώσεις ή ειδικές εκδηλώσεις που σχετίζονται με το σχολείο. Μια ένωση αποφοίτων γυμνασίου θα βοηθήσει στην υποστήριξη ατομικών τάξεων αποφοίτησης με την τήρηση ενημερωμένου καταλόγου όλων των αποφοίτων σχολείου. Προτού μπορέσετε να οργανώσετε ειδικές εκδηλώσεις και να ζητήσετε δωρεές ή τέλη, χρειάζεστε μια ένωση που δεσμεύεται να σχεδιάζει και να φιλοξενεί εκδηλώσεις αποφοίτων.
Αποκτήστε πρόσβαση σε συμμαθητές απόφοιτους γυμνασίου, με τους οποίους είστε ακόμα σε επαφή για να δημιουργήσετε μια ομάδα ενδιαφερόντων. Αφού διοργανώσετε μια συνάντηση με αυτήν την ομάδα, καθένα από τα μέλη της ομάδας επικοινωνεί με συμμαθητές με τους οποίους εξακολουθούν να βρίσκονται σε επαφή για πιθανή συμμετοχή στην ομάδα.
Γνωρίστε με τους εκπροσώπους των σχολείων για να τους ενημερώσετε ότι ξεκινάτε μια ένωση αποφοίτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης. Προσδιορίστε εάν πρόκειται για μια συνολική σχολική ένωση για όλες τις τάξεις αποφοίτησης ή για μια ατομική αποφοίτησή τάξη. Ζητήστε μια λίστα με τα ονόματα και τις διευθύνσεις των μαθητών που αποφοιτούν από τα αρχεία του σχολείου. Αυτό θα σας δώσει ένα σημείο εκκίνησης για να ξεκινήσετε τη δημιουργία μιας λίστας αποφοίτων και να ξεκινήσετε μια βάση δεδομένων.
Αφήστε κάθε μέλος της ομάδας ενδιαφέροντος να πάρει αρκετά ονόματα από τη λίστα πτυχιούχων για να ενημερώσετε τις πληροφορίες επικοινωνίας των αποφοίτων. Καθένα από τα μέλη της ομάδας ενδιαφέροντος να εντοπίζει τα μέλη της τάξης επικοινωνώντας με άλλους συμμαθητές που εξακολουθούν να γνωρίζουν ή να επικοινωνούν με τους ιστότοπους κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης ή με την ηλεκτρονική αναζήτηση τους. Ενημερώστε τη λίστα αποφοίτων με τρέχουσες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες διεύθυνσης οδού ή και τα δύο.
Γράψτε μια επιστολή στους απόφοιτους αποφοίτων που εξηγούν τα σχέδια για τη δημιουργία ενός συνδέσμου αποφοίτων. Ζητήστε τους να παρέχουν ενημερωμένες πληροφορίες επικοινωνίας. Ζητήστε από τους ενδιαφερόμενους να συμμετάσχουν στην ένωση αποφοίτων να έρχονται σε επαφή με μέλη της ομάδας ενδιαφέροντος.
Δημιουργήστε μια ατζέντα για την πρώτη σύσκεψη της Ένωσης Αποφοίτων. Η ημερήσια διάταξη πρέπει να περιλαμβάνει σχέδια για την ανάπτυξη της οργανωτικής δομής της ένωσης, όπως κανονισμούς, δήλωση αποστολής, σχέδιο δράσης, στόχοι, διορισμοί αξιωματικών συνδέσμων και εκλογές και δομές χρηματοδότησης, αν υπάρχουν.
Σύσκεψη μιας συνάντησης όσων ενδιαφέρονται να συμμετάσχουν στο συμβούλιο ηγεσίας ή στο συμβούλιο σύνδεσης. Αποφασίστε πότε να διορίσετε διορισμούς και εκλογές αξιωματικών και τον μηχανισμό ψηφοφορίας. Οργανώστε μια επιτροπή που θα είναι υπεύθυνη για την ανάπτυξη των κανονισμών της οργάνωσης και μια άλλη ομάδα που θα παρουσιάσει ιδέες για τη χρηματοδότηση δραστηριοτήτων όπως εθελοντικές δωρεές, ετήσια τέλη ή χορηγίες.
Παρακολουθήστε τις εκλογές και επισημοποιήστε τις διατάξεις του οργανισμού.
Ζητήστε από μεμονωμένους εθελοντές να συμμετάσχουν σε ξεχωριστές επιτροπές για να χειριστούν τις επικοινωνιακές ενώσεις, τις δραστηριότητες άντλησης κεφαλαίων, τις εισπράξεις, αν είναι εγκατεστημένες, και τα γεγονότα επανένταξης.
Προγραμματίστε ημερομηνίες για συνεδριάσεις επιτροπών και συντονίστε τις επερχόμενες συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, ώστε να συμπεριλάβετε ενημερώσεις επιτροπών. Για παράδειγμα, προγραμματίστε την επόμενη ημερομηνία, ώρα και τόπο της ηγεσίας ή της συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου και συμπεριλάβετε στην ημερήσια διάταξη μια παρουσίαση της επιτροπής σχετικά με την προτεινόμενη διάρθρωση των δικαιωμάτων σύνδεσης και προτεινόμενες δραστηριότητες συγκέντρωσης κεφαλαίων για αναθεώρηση και έγκριση.
