Η μετάβαση από τη μη αυτόματη σε μηχανογραφημένη λογιστική είναι μια διαδικασία βήμα-προς-βήμα που μπορεί να επιτευχθεί εύκολα και αποτελεσματικά. Αν είναι το τέλος της χρήσης, μπορείτε να ξεκινήσετε από την αρχή της νέας οικονομικής χρήσης. Δεν χρειάζεται να εισάγονται δεδομένα από προηγούμενες περιόδους, εκτός από τις οικονομικές καταστάσεις του τέλους του έτους. Αν δεν είναι το τέλος του έτους, θα πρέπει να αποφασίσετε εάν θέλετε να περιμένετε έως το τέλος του έτους ή να εισάγετε στο σύστημα όλα τα λεπτομερή δεδομένα μέχρι εκείνο το σημείο του έτους.
Ερευνήστε και αποφασίστε για τον εξοπλισμό πληροφορικής που θα χρειαστείτε για το μηχανογραφημένο λογιστικό σας σύστημα. Οι περισσότεροι υπολογιστές σήμερα έχουν τη δυνατότητα για ένα πακέτο λογιστικής εκτός του ράφι για μια μικρή επιχείρηση. Βεβαιωθείτε ότι ο υπολογιστής σας διαθέτει σκληρό δίσκο με αρκετούς gigabytes χώρου αποθήκευσης. Με το πέρασμα του χρόνου, τα μηχανογραφημένα αρχεία σας θα αυξηθούν και θέλετε ο υπολογιστής να διαρκέσει μερικά χρόνια. Θα θέλετε επίσης προγράμματα επεξεργασίας κειμένου και υπολογιστικών φύλλων, καθώς και δυνατότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ρυθμίστε τον εξοπλισμό του υπολογιστή σας και δημιουργήστε τη σύνδεση στο Internet. Αυτό το βήμα είναι σημαντικό επειδή όλα τα πακέτα λογισμικού λογισμικού θα έχουν διαθέσιμη online βοήθεια αν αντιμετωπίσετε κάποιο πρόβλημα. Επίσης, ως μέρος της ρύθμισης του υπολογιστή σας, δημιουργήστε ένα μέσο για την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας. Θα πρέπει να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας κάθε μέρα ή ακόμα πιο συχνά όταν εργάζεστε σε κάτι κρίσιμο. Τα αρχεία μπορούν εύκολα να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας σε φορητές μονάδες δίσκου. Είναι σημαντικό να συνειδητοποιήσουμε ότι ένα λογιστικό σύστημα είναι μια βάση δεδομένων από την οποία ανακτώνται πληροφορίες όταν χρειάζεται.
Έρευνα και να αποφασίσετε ποιο πακέτο λογισμικού λογιστικής είναι το καλύτερο για την επιχείρησή σας. Οι περισσότερες μικρές εταιρείες προσφέρουν ένα πακέτο λογισμικού, όπως το QuickBooks ή το Peachtree.
Ρυθμίστε το πακέτο λογισμικού ακολουθώντας τα ενσωματωμένα μενού. Δημιουργήστε ένα λογαριασμό λογαριασμών για το γενικό σας βιβλίο. Ρυθμίστε τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας και προσθέστε τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές και τους πελάτες σας.
Καταχωρίστε τα λεπτομερή δεδομένα συναλλαγών που είναι απαραίτητα για να ενημερώσετε τα μηχανογραφημένα βιβλία. Θα χρειαστεί να εισαγάγετε τις οικονομικές καταστάσεις τέλους χρήσεως από το προηγούμενο έτος ως αρχικά υπόλοιπα για το τρέχον έτος. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τα λεπτομερή δεδομένα συναλλαγών για κάθε μήνα του τρέχοντος έτους μέχρι να είστε ενημερωμένοι. Εάν είναι το τέλος του έτους, απλά ορίστε τα αρχικά υπόλοιπα για το νέο έτος και προχωρήστε, εισάγοντας τα λογιστικά δεδομένα καθώς συμβαίνουν συναλλαγές και συμβάντα. Τώρα λειτουργείτε σε ένα μηχανογραφικό σύστημα λογιστικής.
Αποφασίστε εάν θέλετε οι οικονομικές καταστάσεις του προηγούμενου έτους να εισέλθουν στο σύστημα. Για την παροχή ιστορικού στα μηχανογραφημένα αρχεία, μπορείτε να προσθέσετε τις οικονομικές καταστάσεις από προηγούμενα έτη. Μπορείτε να το κάνετε αυτό μηνιαία, τριμηνιαία ή ετησίως επιστρέφοντας αρκετά χρόνια. Δεν χρειάζεται να προσθέσετε τα λεπτομερή δεδομένα συναλλαγών στο ιστορικό, αλλά θα πρέπει να υπάρχει μια διαδρομή που θα επιστρέφει στις μη αυτόματες εγγραφές.
