Μια στάση παραχώρησης είναι βασικά ένας τύπος περίπτερο που έχει συσταθεί σε διάφορα γεγονότα. Παρέχει προστάτες με αναψυκτικά όπως ποτά, σνακ και ακόμα και πλήρη γεύματα. Ενώ κάποιος που κατέχει ένα περίπτερο παραχώρησης μπορεί να μην εργάζεται μια τυπική εργάσιμη μέρα από 9 έως 5, μπορεί ακόμα να είναι επιχείρηση πλήρους απασχόλησης. Προκειμένου να αναφέρετε τα κέρδη σας στο IRS και να πληρώσετε τους οφειλόμενους φόρους, η τήρηση των οικονομικών αρχείων είναι απαραίτητη προϋπόθεση.
Ορίστε κανόνες για το πώς σκοπεύετε να εκτελέσετε το περίπτερο παραχώρησης. Για παράδειγμα, αποφασίστε για το ποσό των χρημάτων που πρέπει να παράγει κάποιο προϊόν, ώστε να αξίζει τον κόπο να διατηρήσετε το απόθεμα.
Επιλέξτε ένα σύστημα για την τήρηση αρχείων. Ενώ ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εξακολουθούν να προτιμούν να τηρούν αρχεία χρησιμοποιώντας μολύβι και χαρτί, πολλοί έχουν αλλάξει χρησιμοποιώντας προγράμματα λογισμικού όπως τα Microsoft Access ή Excel υπολογιστικά φύλλα. Αν έχετε μόνο στάση, ένα ή δύο προϊόντα που πωλούνται και οι εθελοντές, η τήρηση αρχείων δεν θα είναι τόσο δύσκολη όσο θα ακολουθούσατε ένα πιο περίπλοκο επιχειρηματικό μοντέλο.
Αναφέρετε όλα τα είδη των εγγραφών που πρέπει να διατηρήσετε. Όπως κάθε επιχείρηση, παρακολουθείτε τα τριμηνιαία έξοδα και τα κέρδη. Συγκεκριμένα για τη βιομηχανία παραχωρήσεων, κρατήστε προσεχτικά την απογραφή για να διασφαλίσετε ότι έχετε πάντα τις προμήθειες για την εξυπηρέτηση των πελατών. Αν έχετε εργαζόμενους, πρέπει επίσης να τηρείτε αρχεία για αυτούς - όπως ώρες, αμοιβές και έξοδα. Τα καλά διατηρημένα αρχεία πρέπει να αναλύονται σε συγκεκριμένες κατηγορίες, επιτρέποντας σε έναν αναλυτή να συγκρίνει και να αντιγράφει τα στοιχεία γραμμής.
Συμπεριλάβετε σχετικές ημερομηνίες, ποσά χρημάτων και στοιχεία στα αρχεία σας. Για παράδειγμα, εάν έχετε το κόστος αγοράς ομοιόμορφων προϊόντων για κάθε εργαζόμενο, συμπεριλάβετε την ημερομηνία αγοράς, τον πωλητή, το κόστος και το συγκεκριμένο όνομα κάθε στοιχείου, όπως το μεγάλο πουκάμισο με στυλ πόλο.
Ενημερώστε συχνά τα αρχεία σας. Κάθε φορά που κάνετε μια αγορά, ένα κέρδος ή πληρώνετε τους υπαλλήλους σας, προσθέστε αυτό στα αρχεία σας. Μπορεί να αποφασίσετε να ενημερώσετε τα αρχεία κερδοφορίας σας σε ημερήσια ή εβδομαδιαία βάση ή ακόμα και ανά συμβάν. Το απόθεμα πρέπει να ενημερώνεται στο τέλος κάθε ημέρας κατά την οποία λειτουργεί το περίπτερο παραχώρησης. Μόλις φυλάξετε τα αρχεία για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, όπως τρεις μήνες ή ένα χρόνο, μπορείτε να υπολογίσετε τα κέρδη σας, τα έξοδα και τα απαραίτητα στοιχεία απογραφής μέσα σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο.
Διατηρήστε την απόδειξη όλων των αρχείων. Για παράδειγμα, όταν αγοράζετε στολές, προμήθειες ή οτιδήποτε άλλο, κρατήστε μια απόδειξη καθώς και αντίγραφο της δήλωσης τράπεζας ή πιστωτικής κάρτας. Αυτά τα αρχεία θα διευκολύνουν την υποβολή ετήσιων φόρων και θα είναι πολύ σημαντικό εάν η επιχείρησή σας θα ελεγχθεί από το IRS.
