Όταν σχεδιάζετε μια συνάντηση σε ένα ξενοδοχείο, θα θελήσετε να διασφαλίσετε ότι το τμήμα πωλήσεων καταγράφει τις ανάγκες της ομάδας σας σωστά, ώστε να μην επιβαρύνεστε υπερβολικά. Η επαφή σας στο ξενοδοχείο θα δημιουργήσει ένα συνέδριο ομάδας για τη συνάντησή σας για να μοιραστείτε με άλλα τμήματα και να εξασφαλίσετε οτιδήποτε χρειάζεστε στο ξενοδοχείο θα σας παρασχεθεί. Ένα βιογραφικό σημείωμα ενός ομίλου είναι ένα προφίλ που περιλαμβάνει το σκοπό του οργανισμού σας για συνάντηση στο ξενοδοχείο, τον αριθμό των ατόμων που παρακολουθούν, τον αριθμό των υπνοδωματίων και των χώρων στάθμευσης που απαιτούνται, την τροφοδοσία και άλλες λειτουργικές ανάγκες που το ξενοδοχείο θα έχει καθοριστικό ρόλο στην παροχή. Αυτό το προφίλ θα πρέπει να δημιουργηθεί περίπου 14 ημέρες πριν από την εκδήλωσή σας, ώστε να προσαρμοστεί το χρονοδιάγραμμά σας ανάλογα.
Γράψτε όλα όσα θα χρειαστείτε για τη συνάντηση και δώστε την στην επαφή σας με τις πωλήσεις του ξενοδοχείου, για να βεβαιωθείτε ότι το ξενοδοχείο διαθέτει τους πόρους για να καλύψει τις ανάγκες σας. Τα γεύματα, τα σνακ, οι χώροι στάθμευσης, οι χώροι ξεμπλοκαρίσματος και οι διανυκτερεύσεις είναι παραδείγματα στοιχείων που πρέπει να μοιραστείτε με την επαφή πωλήσεων. Αυτό θα του δώσει μια προκαταρκτική ιδέα για το όραμά σας για τη συνάντηση και για το ρόλο του ξενοδοχείου στην ομαλή λειτουργία του. Μπορεί να παράσχει ένα τυποποιημένο έντυπο για να συμπληρώσετε για να καταγράψετε αυτές τις πληροφορίες.
Δημιουργήστε ημερομηνίες λήξης για τις εγγραφές συναντήσεων συμμετεχόντων σχετικά με τη χρονολογική σειρά που χρειάζονται οι επαφές πωλήσεων ξενοδοχείων σας για να ενημερώσουν το προσωπικό για τις ανάγκες σας για συνάντηση. Χρησιμοποιήστε κίνητρα για την ενθάρρυνση της έγκαιρης εγγραφής, συμπεριλαμβανομένων των μειωμένων τελών εγγραφής ή των προμηθειών των συνεδρίων. Βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν τι είναι διαθέσιμο για χρήση στο ξενοδοχείο και εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε την εγγραφή για επιπλέον δραστηριότητες στη φόρμα σας. Οι θεραπείες σπα, τα δείπνα που δεν συναντώνται και οι εκδρομές είναι στοιχεία που θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε εάν το ξενοδοχείο διαθέτει τους πόρους για να τους προσφέρει και ικανοποιούν το εύρος της συνάντησής σας.
Επικοινωνήστε με την επαφή πωλήσεών σας μόλις ξεπεράσετε την τελική ημερομηνία λήξης για να βεβαιωθείτε ότι έχει έναν αριθμό των ατόμων που παρακολουθούν και τι θα χρειαστεί από το ξενοδοχείο. Βάση τυχόν επιπλέον αριθμούς για την επικοινωνία που λαμβάνετε από πιθανούς συμμετέχοντες που επιθυμούν να παρακολουθήσουν, αλλά επιθυμούν να εγγραφούν στο site, καθώς και ιστορικούς αριθμούς για εγγραφή στο χώρο.
Ζητήστε μια επανεξέταση της ομάδας σας να συνεχιστεί δύο εβδομάδες πριν από τη συνάντησή σας. Μέχρι αυτή την περίοδο, θα έχει δημιουργηθεί το βιογραφικό της ομάδας και θα είναι έτοιμο να μοιραστεί με το υπόλοιπο ξενοδοχείο. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί και οι δραστηριότητες που συλλέγονται από την επαφή πωλήσεων αντιστοιχούν στους αριθμούς και τις δραστηριότητές σας που προγραμματίζονται για τη συνάντηση. Κάντε ερωτήσεις για να βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε κάθε στοιχείο γραμμής που ελέγχετε. Φέρτε αμέσως τις διαφορές στην επαφή των πωλήσεών σας.
Ελέγξτε το τιμολόγιό σας από το ξενοδοχείο και συμφωνήστε με τις πληροφορίες που εξετάσατε στο βιογραφικό σας σημείωμα και τα στοιχεία εγγραφής του οργανισμού σας μόλις ολοκληρωθεί η συνάντηση. Ελέγξτε για τυχόν ανακρίβειες και υπερβολικές χρεώσεις. Αν βρείτε, επικοινωνήστε με την επαφή πωλήσεων και τον διαχειριστή πωλήσεων, ώστε να μπορέσουν να διορθωθούν ανάλογα.
Συμβουλές
-
Ζητήστε ένα φυσικό αντίγραφο της ομάδας σας να συνεχιστεί πριν από τη συνάντησή σας για να φυλάξετε τα αρχεία σας. Αναθεωρήστε τις φόρμες φόρμας επαναλήψεων ομάδας για να έχετε μια ιδέα για το τι θα χρειαστεί εκ των προτέρων το τμήμα πωλήσεων του ξενοδοχείου. Επικοινωνήστε με οποιεσδήποτε σημαντικές αλλαγές που θα επηρεάσουν τη συμμετοχή σας στη συνάντηση το συντομότερο δυνατό.
