Οι διαχειριστές έργων εποπτεύουν συχνά πολλά έργα εντός μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Μια μηνιαία αναφορά είναι ένα έγγραφο το οποίο οι διαχειριστές έργων πρέπει να ενεργοποιήσουν για να παρέχουν ενημερώσεις κατάστασης για τα έργα μέσα σε μία εβδομάδα μετά το τέλος ενός μήνα. Ως διαχειριστής έργου, θα πρέπει να αναμένετε ότι η αναφορά σας θα είναι μια σύνοψη των δραστηριοτήτων του προηγούμενου μήνα και ενδέχεται να υποβάλετε πρόσθετα έγγραφα, όπως γραφήματα ή γραφήματα, για να απεικονίσετε την πρόοδο των προσπαθειών της ομάδας σας.
Γράψτε τη "Μηνιαία αναφορά" στο επάνω μέρος της σελίδας, ακολουθούμενη από το όνομα του έργου. Συμπεριλάβετε το μήνα και την ημερομηνία της αναφοράς. Προσθέστε μια σύντομη επισκόπηση του έργου.
Συμπεριλάβετε τα ονόματα των μελών του έργου και τον αριθμό των ωρών εργασίας που πραγματοποιήθηκαν τον προηγούμενο μήνα για κάθε εργαζόμενο. Παρέχετε σωρευτικό αριθμό ωρών από την αρχή του έργου.
Διαχωρίστε τις ώρες που δαπανά η ομάδα, όπως "Σχεδιασμός Έργου: 10 ώρες" ή "Διαχείριση: 30 ώρες". Βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός των ωρών που καθορίζονται για κάθε πτυχή του έργου ισούται με τον αριθμό ωρών εργασίας για το μήνα.
Περιγράψτε τι έκανε η ομάδα σας κατά τη διάρκεια του τελευταίου μήνα. Συμπεριλάβετε τυχόν ενημερωμένες ενημερώσεις του προσωπικού σχετικά με το έργο, όπως η παραίτηση μέλους της ομάδας από την εταιρεία ή μια νέα μίσθωση.
Συζητήστε θέματα που σχετίζονται με τη διαχείριση. Αναλύει πράγματα όπως ένας παθητικός πελάτης ή υπάλληλοι του έργου που έχασαν αρκετές ημέρες εργασίας. Συζητήστε τυχόν προβλήματα διαχείρισης που αντιμετωπίζετε και καθορίστε ένα σχέδιο για την επίλυση του προβλήματος.
Περιγράψτε τα κύρια γεγονότα του έργου, όπως αυτά που έχετε επιτύχει και ποιες στρατηγικές η ομάδα ξεκίνησε για να συνεχίσει το έργο. Συζητήστε τους πιθανούς κινδύνους του έργου ή τις επιπλοκές που αντιμετώπισε η ομάδα σας, όπως σφάλματα σε κώδικα ή άλλο πρόβλημα.
Ελέγξτε τη μηνιαία αναφορά για τυχόν σφάλματα ή προβλήματα που δεν αντιμετωπίσατε πλήρως. Πραγματοποιήστε τυχόν αναθεωρήσεις όπως είναι απαραίτητο και υποβάλετε τη μηνιαία αναφορά στον εργοδότη σας. Γράψτε την προθεσμία για το έργο στο κάτω μέρος της μηνιαίας έκθεσης.
Συμβουλές
-
Εάν περισσότεροι από ένας διαχειριστές έργων εργάζονται ταυτόχρονα σε ένα έργο, κάθε ένας πρέπει να συμβάλλει στη σύνταξη της μηνιαίας έκθεσης.
Ολοκληρώστε τα παραπάνω βήματα για κάθε έργο που οργανώνετε για την ομάδα σας.
Προειδοποίηση
Ο έλεγχος των γεγονότων είναι ζωτικής σημασίας για μια μηνιαία αναφορά. Αποφύγετε να κάνετε ψευδείς δηλώσεις και βεβαιωθείτε ότι η εργασία κάθε ατόμου στην ομάδα σας υπολογίζεται πριν από την υποβολή της έκθεσής σας.
