Η αίτηση έγκρισης ενός έργου ή μεγάλης αγοράς μπορεί να αποδυναμώσει και να αποθαρρύνει. Ωστόσο, με τη σωστή διατύπωση και τη στάση, είναι πιο πιθανό να πάρετε το πράσινο φως που χρειάζεστε. Η έρευνα είναι επίσης σημαντική: πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς τι χρειάζεστε, να ξέρετε τι θα έχει ο αντίκτυπος στην εταιρεία σας και να μπορέσετε να την εξηγήσετε με όρους που μπορεί να καταλάβει ο προϊστάμενός σας. Μια συγκεκριμένη και καλά γραπτή επιστολή αίτησης μπορεί να προχωρήσει αρκετά προς την κατεύθυνση της υλοποίησης της ιδέας ή του έργου σας.
Ερευνήστε την πρότασή σας
Το πρώτο βήμα σε οποιαδήποτε διαδικασία έγκρισης διερευνά αυτό που χρειάζεστε. Εάν ζητάτε ένα νέο όχημα της εταιρείας, διερευνήστε ακριβώς τι είδους όχημα θέλετε, πόσο κοστίζει και πώς ταιριάζει στις ανάγκες της εταιρείας. Μην κάνετε μια γενική δήλωση σχετικά με το τι θέλετε να εγκρίνετε. Ο αποδέκτης της επιστολής σας είναι πιο πιθανό να αποφασίσει υπέρ σας εάν είναι σαφές στην επιστολή σας ότι έχετε κάνει μια προσπάθεια να καταλάβουμε τι είναι καλύτερο για την εταιρεία. Το πιο σημαντικό, όσο πιο συγκεκριμένο είστε, τόσο πιο πιθανό είναι ότι θα είναι άνετο δίνοντάς σας έγκριση για ένα έργο ή αγορά, επειδή θα γνωρίζει ακριβώς τι θα κάνετε μετά την έγκριση.
Διαμορφώστε σωστά το γράμμα
Ξεκινήστε απευθυνόμενοι στον προϊστάμενό σας με όνομα και τίτλο (για παράδειγμα, Αντιπρόεδρος Smith). Εάν κατά τύχη δεν γνωρίζετε ποιος θα διαβάζει την επιστολή, απευθυνθείτε στην επιστολή στον τίτλο του ατόμου (για παράδειγμα, "Αγαπητέ Επίτροπε"). Ωστόσο, η εξατομίκευση είναι σημαντική, οπότε κάνετε το καλύτερό σας για να μάθετε το όνομα του ατόμου και τον σωστό τίτλο. Μπορείτε να το βρείτε συχνά στον ιστότοπο του οργανισμού, είτε επιλέγοντας το τηλέφωνο και ζητώντας το όνομα του ατόμου.
Στη συνέχεια, εισαγάγετε την αγορά ή την πρόταση που θέλετε να έχετε εγκριθεί. Προσπαθήστε να το κάνετε αυτό στην πρώτη πρόταση της επιστολής σας. Αυτό θα επιτρέψει στον αναγνώστη να έχει μια σαφή ιδέα για το τι προτείνετε αμέσως και να δώσετε το πλαίσιο της για το υπόλοιπο της επιστολής. Αυτό επίσης της επιτρέπει να γνωρίζει ότι γνωρίζετε ακριβώς τι θέλετε.
Παράδειγμα:
Αξιότιμε κύριε Cunningham,
Το συγκρότημα μπάνιου του Castle Rock High School έχει ανάγκη από νέες στολές.
Δώστε λεπτομερή παραδείγματα
Στη συνέχεια, εξηγήστε γιατί θα πρέπει να ληφθεί η ενέργεια που προτείνετε. Ακόμα κι αν είναι προφανές γιατί είναι απαραίτητη μια αγορά, εξηγήστε λεπτομερώς το σκεπτικό πίσω από αυτό. Εάν ο παραλήπτης της επιστολής σας δεν βλέπει έναν καλό λόγο για τη δράση που προτείνεται στην επιστολή, θα αποτύχει. Θα πρέπει να πάρει μόνο μερικές προτάσεις για να γίνει αυτό.
Παράδειγμα:
Τελευταία αγοράσαμε στολές το 1992, και η σημερινή συλλογή είναι πολύ κουρελιασμένη και φθαρμένη.
Συνεχίστε αναφέροντας όλους τους λόγους για τους οποίους η πρόταση θα ήταν επωφελής για την εταιρεία σας.Πρόκειται για το τι θα κάνει η δουλειά σας για την εταιρεία, όχι για το γιατί προσωπικά πιστεύετε ότι η πρόταση είναι σημαντική.
Παράδειγμα:
Η πομπτική μπάντα αντιπροσωπεύει το σχολείο μας σε παρελάσεις, ποδοσφαιρικούς αγώνες και άλλες κοινοτικές συγκεντρώσεις. Νέες στολές θα έβαζαν το σχολείο μας σε πολύ θετικότερο φως.
Τώρα πρέπει να πληρώσουμε μια εταιρεία ραπτικής χιλιάδες δολάρια κάθε χρόνο για να διατηρήσουμε τις παλιές στολές μας. Νέοι θα εξαλείψουν αυτά τα τέλη.
Η κατοχή νέων μοντέρνων ενδυμάτων θα αυξήσει σημαντικά το ηθικό ολόκληρης της μπάντας, η οποία γενικά οδηγεί σε υψηλότερους βαθμούς για όλους τους μαθητές-μέλη.
Συμπληρώστε με πολύτιμες πληροφορίες
Συμπληρώστε την επιστολή σας με το όνομα, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό τηλεφώνου σας και καλέστε τον αναγνώστη να επικοινωνήσει μαζί σας σχετικά με τυχόν ερωτήσεις σχετικά με την επιστολή ή την πρόταση. Αν ισχύει, σημειώστε επίσης την ημερομηνία που ελπίζετε ότι θα έχετε μια απάντηση στο αίτημά σας. Όταν τελειώσετε με την επιστολή, δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα, εκτός εάν έχετε έναν πολύ καλό λόγο να συνεχίσετε σε μια δεύτερη σελίδα (όπως μια πολύ περίπλοκη πρόταση που απαιτεί μακρά εξήγηση ή έναν μακρύ κατάλογο λόγων γιατί το αίτημά σας θα ήταν επωφελές).
Παράδειγμα:
Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, είμαι στην ευχάριστη θέση να συναντηθώ μαζί σας ανά πάσα στιγμή.
Ευχαριστώ,
Ben Warren, Διευθυντής, [email protected] 555-1234
Τελικές συμβουλές
Πάντα γράψτε με σεβασμό και επίσημο τρόπο. Για παράδειγμα, αντί να λέμε "Θα ήταν υπέροχο για την εταιρεία αν μπορούσαμε να αγοράσουμε μερικούς νέους εκτυπωτές", γράφει κάτι σαν: "Αν η εταιρεία αγοράσει πέντε νέους εκτυπωτές, θα ωφελήσει το παράδειγμα Corp. γιατί …" Αν δεν είναι ήδη απαραίτητο, σκεφτείτε την εκτύπωση και την παράδοση με το χέρι της επιστολής σας αντί να την αποστείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον παραλήπτη σας. Θα δείξει ότι ενδιαφέρεστε πραγματικά για την πρότασή σας και θα καταστήσει πιο πιθανό ότι θυμάται να απαντήσει στην επιστολή εγκαίρως.
Σημειώστε ότι μια σωστά γραπτή επιστολή έγκρισης δεν μπορεί να σας φτάσει οπουδήποτε - ο παραλήπτης σας μπορεί να αποφασίσει ότι η ίδια η πρόταση είναι το πρόβλημα. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να καταλήξετε σε μια εντελώς νέα ιδέα ή να διαλέξετε το χρόνο σας μέχρι να δοκιμάσετε ξανά.
