Είτε εσείς τροφοδοτείτε μια ιδιωτική εκδήλωση ή ένα γάμο, μια σύμβαση θα πρέπει πάντα να συμμετέχουν. Μια σύμβαση τροφοδοσίας είναι μια συμφωνία μεταξύ σας - ο προμηθευτής - και ο πελάτης σας. Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια σταθερή σύμβαση που να καθορίζει τα καθήκοντά σας στον πελάτη, αλλά και τα καθήκοντα του πελάτη προς εσάς. Δεν έχει σημασία τι συμβαίνει στη σύμβαση, βεβαιωθείτε ότι τόσο εσείς όσο και ο πελάτης σας πρέπει να υπογράψετε, να δώσετε ημερομηνία και να εκτυπώσετε τα ονόματά σας στην ίδια τη σύμβαση.
Πληροφορίες εκδήλωσης
Ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να αναφέρει η σύμβαση τροφοδοσίας είναι το όνομα του πελάτη, η ημερομηνία και η ώρα του γεγονότος και η τοποθεσία του συμβάντος. Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να αναγράφονται στη σύμβαση, έτσι ώστε ο πελάτης και εσείς να συμφωνείτε με τους όρους της σύμβασης για την εν λόγω ημερομηνία. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες επικοινωνίας του πελάτη περιλαμβάνονται επίσης στη σύμβαση, όπως η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο αριθμός τηλεφώνου ή ο αριθμός φαξ.
Δικαστικά έξοδα
Αυτό το τμήμα της σύμβασης πρέπει να αναλύει το κόστος της εκδήλωσης και τι χρεώνεται στον πελάτη. Τα στοιχεία που συμπεριλαμβάνονται κάτω από το κόστος είναι ο ελάχιστος και ο μέγιστος αριθμός επισκεπτών, η τιμή ανά άτομο, η τιμή ανά επισκέπτη παιδιού, ο τύπος υπηρεσίας που ο πελάτης παραγγέλλει και το συνολικό εκτιμώμενο κόστος του συμβάντος που εξυπηρετείται. Σε περίπτωση που χρεώνετε προμήθειες υπεραξίας για μεγαλύτερες ώρες υπηρεσίας ή δύσκολες μεταφορές, αυτές οι πιθανές χρεώσεις πρέπει να συμπεριληφθούν και στη σύμβασή σας.
Τύποι υπηρεσιών και στελέχωσης
Είναι σημαντικό για τον πελάτη να καταλάβει πόσους διακομιστές παίρνει για τη διαπραγματευόμενη τιμή του και τον τύπο υπηρεσίας που διατάζει ώστε να μην υπάρχει σύγχυση στο γεγονός.Αναφέρετε στη σύμβαση τι είδους υπηρεσία παρέχεται στον πελάτη, όπως μπουφέ, ορεκτικά που έχουν περάσει από δίσκο ή κάθισμα. Αναφέρετε στη σύμβαση πόσα διακομιστές, άτομα λεωφορείων και μπάρμαν θα είναι παρόντες από την εταιρεία σας και θα καταχωρήσετε τις χρεώσεις για επιπλέον μέλη της υπηρεσίας.
Μενού και ποτά
Μια σύμβαση catering πρέπει να έχει μια πλήρη κατανομή του μενού που λαμβάνει ο πελάτης στην εκδήλωσή της. Συμπεριλάβετε πιάτα, ορεκτικά και ποτά στο συμβόλαιο. Αυτό θα εξαλείψει οποιαδήποτε σύγχυση από έναν πελάτη που θα πρέπει να συγκρίνει αργότερα ένα τιμολόγιο εάν δεν είναι ικανοποιημένος με την υπηρεσία της.
Οροι και Προϋποθέσεις
Στο τελικό τμήμα μιας σύμβασης catering θα πρέπει να αναφερθούν οι όροι και οι προϋποθέσεις της σχέσης μεταξύ εσάς - του προμηθευτή - και του πελάτη. Αναφέρετε πληροφορίες σχετικά με την ασφάλιση αστικής ευθύνης, την τελική ημερομηνία που ο πελάτης μπορεί να κάνει αλλαγές στον αριθμό των επισκεπτών του ή στο μενού και πληροφορίες πληρωμής. Διαχωρίστε τις πληροφορίες πληρωμής με το ποσό της οφειλόμενης κατάθεσης, το ποσό της προκαταβολής που επιστρέφεται και πότε οφείλεται η τελική πληρωμή στο υπόλοιπο από τον πελάτη. Περιγράψτε την πολιτική ακύρωσης και εάν ένας πελάτης λαμβάνει επιστροφή χρημάτων για την ακύρωση μέχρι κάποια ημερομηνία.
