Η παρακολούθηση και η παραγγελία αναλωσίμων εκτυπωτή για έναν μεγάλο οργανισμό, όπως ένα σχολείο, μπορεί να είναι δύσκολο. Κάθε μοντέλο εκτυπωτή χρησιμοποιεί διαφορετικό τύπο κασέτας μελάνης ή γραφίτη και κάθε κασέτα μελανιού θα εκτυπώσει έναν διαφορετικό αριθμό σελίδων προτού να αντικατασταθεί. Παρόλο που θα μπορούσατε να παρακολουθείτε την κασέτα μελανιού που παραγγέλνετε τον παλιομοδίτικο τρόπο με μια λίστα με χαρτί και μολύβι, δημιουργώντας ένα υπολογιστικό φύλλο για να αποθηκεύσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες, εξοικονομείτε χρόνο και επιτρέπετε στον προϋπολογισμό για μελάνη πιο αποτελεσματικά με την πάροδο του χρόνου.
Δημιουργήστε ένα νέο κενό υπολογιστικό φύλλο για να παρακολουθείτε την παραγγελία κασετών μελανιού χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων του υπολογιστή σας. Οι πιθανότητες είναι ότι ο υπολογιστής σας ήρθε με το Microsoft Excel εγκατεστημένο ως μέρος του Microsoft Office. Αν δεν διαθέτετε Excel, κατεβάστε και εγκαταστήστε μια ελεύθερη σουίτα γραφείου, όπως το OpenOffice, ή χρησιμοποιήστε ένα ηλεκτρονικό εργαλείο όπως τα Έγγραφα Google, στα οποία μπορείτε να έχετε πρόσβαση χωρίς κόστος αν εγγραφείτε για δωρεάν λογαριασμό Gmail.
Προσδιορίστε ποιες πληροφορίες θέλετε να παρακολουθήσετε. Αυτό θα διαφέρει κατά περίπτωση και ένα από τα πλεονεκτήματα της χρήσης ενός ηλεκτρονικού υπολογιστικού φύλλου είναι ότι είναι εύκολο να αλλάξετε τις πληροφορίες που παρακολουθείτε καθώς αλλάζουν οι ανάγκες σας. Αρχικά, δοκιμάστε να εντοπίσετε τον αριθμό του δωματίου όπου είναι εγκατεστημένος κάθε εκτυπωτής, τον τύπο του εκτυπωτή, τους τύπους κασετών μελανιού ή τον γραφίτη που χρησιμοποιεί ο εκτυπωτής, το ποσό που πληρώσατε για το μελάνι και την ημερομηνία που διατάξατε την τελευταία μελάνη αντικατάστασης.
Εισαγάγετε πρώτα τις κεφαλίδες για τις στήλες υπολογιστικού φύλλου. Παρατηρήστε πώς έχει ρυθμιστεί το κενό υπολογιστικό φύλλο. Υπάρχει μια σειρά αριθμών που εκτείνονται στον κατακόρυφο άξονα και μια σειρά γραμμάτων σε όλη την οριζόντια πρόσβαση. Στο πρώτο κελί ή στη στήλη 1 στη στήλη Α, πληκτρολογήστε "Αριθμός δωματίων". Στη γραμμή 1 στήλη Β, πληκτρολογήστε "Μοντέλο εκτυπωτή". Το "μοντέλο κασέτας μελάνης" πηγαίνει στη σειρά 1 στη στήλη C και ούτω καθεξής μέχρι να εισαγάγετε μια κεφαλίδα στήλης για κάθε κομμάτι πληροφοριών που θέλετε να παρακολουθήσετε.
Επιλέξτε τον πρώτο εκτυπωτή που θέλετε να εισαγάγετε στο υπολογιστικό φύλλο και ξεκινήστε πληκτρολογώντας τον αριθμό δωματίου στη στήλη 2 της στήλης A. Πληκτρολογήστε το μοντέλο του εκτυπωτή στη σειρά 2 στη στήλη B και στη συνέχεια συνεχίστε να εισάγετε όλες τις σχετικές πληροφορίες στην κατάλληλη στήλη, τελευταία διατεθεί μελάνι.
Καταχωρίστε πληροφορίες για τον επόμενο εκτυπωτή ξεκινώντας από τη στήλη A της σειράς 3 και στη συνέχεια εισάγετε τα άλλα δεδομένα για τον εκτυπωτή σε κάθε κατάλληλη στήλη. Συνεχίστε να εισάγετε πληροφορίες για κάθε επόμενο εκτυπωτή σε μια νέα σειρά μέχρι να αναγράφονται όλοι οι εκτυπωτές και οι πληροφορίες εκτυπωτή σας. Όταν τελειώσετε, αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή.
Δημιουργήστε επιπλέον στήλες κενής ημερομηνίας για καταγραφή κάθε φορά που παραγγείλετε μελάνι για έναν συγκεκριμένο εκτυπωτή. Αποθηκεύστε το αρχείο στο σκληρό σας δίσκο όταν τελειώσετε, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε την επόμενη φορά που θα παραγγείλετε αναλώσιμα.
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε ειδική μορφοποίηση για να επισημάνετε σημαντικές πληροφορίες ή ως οργανωτική βοήθεια. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε μια έντονη γραμματοσειρά για επικεφαλίδες στηλών και μια έγχρωμη γραμματοσειρά για να ομαδοποιήσετε εκτυπωτές στην ίδια οργανωτική μονάδα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το πράσινο για εκτυπωτές που χρησιμοποιούν τη σχολή, μπλε για εκτυπωτές που χρησιμοποιούν φοιτητές και πορτοκαλί για εκτυπωτές εγκατεστημένους σε βιβλιοθήκη.
Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα - ένα εξάμηνο ή ένα σχολικό έτος, για παράδειγμα - συνολικά το ποσό που δαπανάται για κάθε μελάνι του εκτυπωτή κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να διαπιστώσετε εάν κάποιοι εκτυπωτές χρησιμοποιούνται συχνότερα από άλλους, εάν ένας εκτυπωτής είναι οικονομικά αποδοτικότερος από έναν άλλο και ακόμη και ποια τμήματα ή αίθουσες διδασκαλίας χρησιμοποιούν τα περισσότερα μελάνια - πληροφορίες που μπορεί να είναι χρήσιμες τόσο για την αναδιάταξη όσο και για τη δημιουργία προϋπολογισμού σκοποί.
