Αν φαντάζεστε ένα φορτάμα γεμάτο με πράσινα δάνεια, θα έχετε δίκιο - αυτό είναι κυριολεκτικά μετρητά στη διαμετακόμιση. Τα καταστήματα λιανικής πώλησης, τα καζίνο και οι επιχειρήσεις που λαμβάνουν πολλά χρήματα χρησιμοποιούν συχνά τεθωρακισμένα αυτοκίνητα για να παραλάβουν μετρητά και να τα μεταφέρουν με ασφάλεια στην τράπεζα. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, όμως, το "cash in transit" σημαίνει κάτι πολύ πιο συνηθισμένο. Είναι απλώς ένας τρόπος υπολογισμού των χρημάτων που έχετε λάβει και καταγράψει, αλλά δεν έχουν ακόμη υποβληθεί σε επεξεργασία από την τράπεζα.
Συμβουλές
-
Τα μετρητά διαμετακόμισης είναι μετρητά και επιταγές που έχετε λάβει και καταγράψει στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων σας, αλλά δεν έχει εμφανιστεί στην τραπεζική δήλωση ακόμα λόγω διαφορών χρονισμού.
Τι είναι το μετρητά στη διαμετακόμιση;
Όποτε τα χρήματα έχουν απομείνει από το σημείο Α αλλά δεν έχουν ακόμη φθάσει στο σημείο Β, αυτό είναι μετρητά υπό διαμετακόμιση. Είναι εύκολο να απεικονίσετε τα μετρητά υπό διαμετακόμιση ως φυσικά μετρητά, όπως όταν βάζετε τα χρήματα από τα ταμειακά σας μητρώα και τα μεταφέρετε στην τράπεζα. Στην πραγματικότητα, η πλειονότητα των συναλλαγών ταμειακής διαμεσολάβησης συμβαίνει πίσω από τις σκηνές, όπως μια επιταγή που βρίσκεται σε αδράνεια, ενώ η τράπεζα την καθαρίζει.
Από άποψη λογιστικής, η διαμετακόμιση μετρητών είναι οποιοδήποτε στοιχείο που καταχωρείτε στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων που δεν έχει ακόμη εμφανιστεί στην τραπεζική σας κατάσταση. Για παράδειγμα, ίσως έχετε καταγράψει μια πληρωμή πελάτη, αλλά η επιταγή είναι ακόμα εκκαθάριση στην τράπεζα, ή μπορεί να έχετε γράψει έναν έλεγχο για τα έξοδα γραφείου, αλλά ο παραλήπτης δεν έχει εισπράξει ακόμα. Δεδομένου ότι το ταμειακό υπόλοιπο που αναφέρεται στον ισολογισμό υποτίθεται ότι αντιπροσωπεύει όλα τα μετρητά που είναι διαθέσιμα στην επιχείρησή σας, θα ήταν παραπλανητικό να συμπεριληφθούν τα χρήματα που η τράπεζα δεν έχει ακόμη επεξεργαστεί. Η μεταφορά μετρητών είναι ένας τρόπος προσαρμογής του υπολοίπου σε μετρητά για την καταχώρηση των εισπραχθέντων ή πληρωμένων επιταγών που δεν έχουν ακόμα εκκαθαριστεί.
Παράδειγμα ταμειακής διαμετακόμισης
Για να απεικονίσετε τα μετρητά κατά τη μεταφορά, φανταστείτε ότι διαχειρίζεστε ένα χώρο στάθμευσης που διαθέτει θέσεις στάθμευσης. Στο τέλος κάθε μέρα, ένας υπάλληλος ξεκλειδώνει τους μετρητές και αφαιρεί όλα τα μετρητά μέσα. Τα μετρητά πηγαίνουν στην ομάδα λογαριασμών που καταμετρούν και καταγράφουν τα χρήματα στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, μετά την οποία το τσακίζουν και το φορτώνουν σε όχημα. Το όχημα οδηγεί τα μετρητά στην τράπεζα, όπου τα χρήματα κατατίθενται στον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης. Κατά τη διάρκεια της μισής ώρας ταξίδι, τα χρήματα είναι μετρητά υπό διαμετακόμιση.
Αυτό που συμβαίνει στη συνέχεια είναι ότι η τράπεζα θα επεξεργαστεί την κατάθεση κατά τη διάρκεια της νύχτας. Έτσι, οι καταθέσεις που πραγματοποιούνται από την επιχείρηση δεν θα εμφανίζονται στην τραπεζική δήλωση μέχρι την επόμενη εργάσιμη ημέρα. Όταν συνδυάζετε τις τραπεζικές σας δηλώσεις, η απόδειξη μετρητών και η τραπεζική σας κατάθεση δεν θα έχουν την ίδια ημερομηνία συναλλαγής. Τα μετρητά σας ήταν σε διαμετακόμιση για πολύ μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από το 30ωρο οδικό ταξίδι - ήταν υπό διαμετακόμιση από τη στιγμή που καταγράψατε τους λογαριασμούς σας μέχρι τη στιγμή που εμφανίστηκε στην τραπεζική σας δήλωση.
Τι είναι μια κατάθεση στη διαμετακόμιση;
Μια κατάθεση υπό διαμετακόμιση είναι μια παραλλαγή στο ίδιο θέμα. Περιγράφει τα χρήματα που έχετε λάβει από τους πελάτες με τη μορφή μετρητών ή επιταγών και έχετε καταγράψει το οικονομικό βιβλίο - το οποίο πρέπει να κάνετε την ίδια μέρα που λαμβάνετε τα χρήματα - αλλά η κατάθεση δεν έχει ακόμη εμφανιστεί στην τραπεζική δήλωση της εταιρείας. Ακολουθεί ένα παράδειγμα: Ας υποθέσουμε ότι θα λάβετε επιταγή για 10.000 δολάρια από έναν πελάτη στις 30 Δεκεμβρίου. Καταγράφετε την επιταγή στο βιβλίο λογαριασμών σας και την καταθέτετε στην τράπεζα την ίδια ημέρα. Ωστόσο, ο έλεγχος διαρκεί λίγες ημέρες για να γίνει επεξεργασία. Δεν εμφανίζεται στην τραπεζική σας δήλωση μέχρι τις 2 Ιανουαρίου. Μέχρι να πιστωθεί η επιταγή, δεν έχετε τα χρήματα. Είναι αυτή η χρονική διαφορά που δημιουργεί μια κατάθεση υπό διαμετακόμιση.
Πώς σκέφτεστε για μετρητά στη διαμετακόμιση;
Τις περισσότερες φορές, δεν έχει σημασία αν η τράπεζα παίρνει μια μέρα ή δύο για να επεξεργαστεί την κατάθεσή σας. Εάν καταθέσετε τα μετρητά ή τον έλεγχο στις 5 Ιουνίου, π.χ., ή στις 22 Σεπτεμβρίου, η κατάθεση θα εμφανιστεί στην τραπεζική σας δήλωση σε αρκετό χρόνο για να συμφιλιωθεί στο τέλος του μήνα. Τι γίνεται όμως αν η χρονική καθυστέρηση σας συμβουλεύσει σε μια νέα λογιστική περίοδο; Τώρα, έχετε λίγη αίσθηση: εάν καταγράψετε το τιμολόγιο όπως καταβλήθηκε τον Δεκέμβριο, τότε η δήλωση τραπεζικών λογαριασμών του Δεκεμβρίου δεν θα συμβιβαστεί, αλλά εάν την καταγράψετε τον Ιανουάριο, τότε η αναφορά σας τον Δεκέμβριο δεν θα αντικατοπτρίζει την πληρωμή τιμολογίου και Λογαριασμοί θα υποτιμήσουν το υπόλοιπο εισπρακτέων λογαριασμών σας. Τι να κάνω?
Στη λογιστική πρακτική, τα προβλήματα αυτά επιλύονται με τη χρήση ενός λογαριασμού "μετρητά διαμετακόμισης" ή "κατάθεση σε διαμετακόμιση". Αυτό είναι απλό, καθώς το μόνο που κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό αποθέματος, όπως έναν "ψεύτικο" τραπεζικό λογαριασμό, όπου θα καταγράψετε όλα τα χρήματά σας που ταξιδεύουν μεταξύ δύο τοποθεσιών. Μπορείτε να ονομάσετε αυτό το λογαριασμό οτιδήποτε σας αρέσει, όπως "χρήματα υπό διαμετακόμιση" ή "έλεγχος για εκκαθάριση".
Τώρα, όταν λάβετε την επιταγή 10.000 $ του πελάτη, θα πιστώσετε ένα εισπρακτέο λογαριασμό στις 30 Δεκεμβρίου με τον συνήθη τρόπο και, στη συνέχεια, χρεώστε το λογαριασμό διαμετακόμισης μετρητών για το ίδιο ποσό 10.000 $. Όταν ο έλεγχος διαγραφεί, καταγράφετε μια μεταφορά από τα μετρητά κατά τη μεταφορά στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Αυτό θα μηδενίσει τη συναλλαγή cash-in-transit.
Γιατί οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μετρητά στο λογαριασμό διαμετακόμισης;
Τίποτα δεν προκαλεί περισσότερους πονοκεφάλους παρά μια συμφιλίωση τραπεζών εκτός ισορροπίας, ειδικά αν δεν είναι αμέσως προφανές τι έχει πάει στραβά. Βεβαιώνοντας ότι όλα τα μετρητά και οι καταθέσεις υπό διαμετακόμιση έχουν καταγραφεί σε ξεχωριστό βιβλίο, μπορεί να αποφευχθούν πολλά προβλήματα αφού θα έχετε πάντα ακριβή στοιχεία για το ποσό των χρημάτων που έχετε εισπράξει σε σχέση με τα χρήματα που έχετε στα εκκαθαρισμένα κεφάλαια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Τώρα, όταν τρέχετε τον τραπεζικό συμβιβασμό στο τέλος του έτους, θα έχετε σαφή λογαριασμό των 10.000 δολαρίων που δεν θα εμφανιστούν στην τραπεζική κατάσταση στις 31 Δεκεμβρίου, επειδή η τράπεζα δεν είχε λογοδοτήσει για την επιταγή μέχρι την ημερομηνία αυτή, παρόλο που η επιχείρηση είχε καταχώρησε την απόδειξη στο ταμειακό του βιβλίο κατά την ημερομηνία κατάθεσης.
Κάνει μια διαφορά εάν χρησιμοποιείτε ένα κλείδωμα τραπεζών για τα έσοδα πελατών;
Εάν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα κλειδαριάς που λειτουργεί με τράπεζα, τότε οι πληρωμές με τιμολόγια που πραγματοποιούνται από τους πελάτες θα μεταβούν απευθείας σε μια ειδική διεύθυνση αλληλογραφίας που τηρεί η τράπεζα αντί να πηγαίνει στην επιχείρηση. Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχουν έλεγχοι για την κατάθεση. Η τράπεζα ανακτά τις εισερχόμενες επιταγές, τις επεξεργάζεται και καταθέτει τα κεφάλαια απευθείας στον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης. Στη συνέχεια, δημοσιεύει ένα έγγραφο εμβασμάτων σε έναν ασφαλή ιστότοπο ο οποίος μπορεί να έχει πρόσβαση η λογιστική ομάδα για την ενημέρωση των εισπρακτέων λογαριασμών της εταιρείας.
Όταν χρησιμοποιείτε ένα κιβώτιο κλειδώματος, δεν υπάρχει καμία πληρωμή κατά τη μεταφορά. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η τράπεζα ενημερώνει τα αρχεία της ταυτόχρονα, ή λίγο πριν, στέλνοντας τις συμβουλές αποστολής. Εάν η λογιστική σας ομάδα είναι λίγο αργή στην καταγραφή του εισπρακτέου λογαριασμού, θα μπορούσε να υπάρξει και αντίστροφη διαμετακόμιση, όπου η τράπεζα ενημερώνει τα αρχεία πριν κάνει η εταιρεία.
