Αν βρεθείτε να ξοδεύετε ώρες ψάχνετε για ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή αρχείο, ίσως είναι καιρός να αναθεωρήσετε το οργανωτικό σας σύστημα του γραφείου σας. Αν έχετε πολλά αρχεία και φακέλους, ίσως χρειαστεί λίγος χρόνος για να τα περάσετε και να τα οργανώσετε όλα. Ωστόσο, στο τέλος θα αξίζει τον κόπο, γιατί θα ξέρετε ακριβώς πού θα βρείτε όλα. Εάν αισθάνεστε συγκλονισμένοι να αντιμετωπίζετε ταυτόχρονα ολόκληρο το γραφείο, δοκιμάστε να περάσετε από μία περιοχή την ημέρα μέχρι να τελειώσετε.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Εισερχόμενα / εξερχόμενα
-
Αρχεία
-
Φάκελοι
-
Ετικέτες
-
Αρχειοθήκη / κιβώτιο αρχειοθέτησης
Τοποθετήστε ένα εισερχόμενα και ένα εξερχόμενα σε μια γωνία του γραφείου σας. Διατηρήστε όλους τους εξερχόμενους λογαριασμούς, τις ειδοποιήσεις και άλλα στοιχεία προς αποστολή ή διανομή στα εξερχόμενα. Αποστολή αυτών των στοιχείων καθημερινά. Τοποθετήστε τα εισερχόμενα αρχεία, τα έγγραφα και τα μηνύματα στα εισερχόμενα. Επίσης, καθημερινά ενεργεί ή αρχειοθετεί αυτά τα στοιχεία. έτσι, δεν θα γίνουν ακαταστασία.
Δημιουργήστε κατηγορίες για τα αρχεία και τους φακέλους σας. Αυτά θα ποικίλουν ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησής σας. Ορισμένες κατηγορίες ενδέχεται να έχουν προφανείς ετικέτες, όπως πελάτες, φορολογικά στοιχεία, πωλητές και επερχόμενα έργα. Επικεντρωθείτε στην ταξινόμηση όλων των εγγράφων σας σε αυτές τις μεγάλες κατηγορίες.
Διαχωρίστε τις μεγάλες κατηγορίες σε μικρότερες υποκατηγορίες, εάν υπάρχουν. Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας έχει πελάτες, δημιουργήστε ένα φάκελο για κάθε πελάτη. Εάν τα έγγραφα ενός πελάτη είναι πάρα πολύ μεγάλα για να χωρέσουν σε ένα φάκελο, διαχωρίστε ακόμα περισσότερο αυτήν την κατηγορία. Διαχωρίστε το αρχείο του πελάτη σε διαφορετικούς φακέλους για διαφορετικούς τύπους εγγράφων.
Ετικέτα όλων των αρχείων σας. Το CNN Money συνιστά την επισήμανση των αρχείων σύμφωνα με το πώς θα τα αναζητήσετε πιθανότατα. Για παράδειγμα, αντί να επισημάνετε ένα συγκεχυμένο αρχείο "Έντυπο 27G-28A", επισημάνετε "Τιμολόγια" ή παρόμοια ισχύουσα κατηγορία. Αυτό διευκολύνει την εύρεση εγγράφων γρήγορα.
Τοποθετήστε όλα τα έγγραφά σας σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης, ένα κουτί αποθήκευσης ή παρόμοιο δοχείο. Αν έχετε πολλά αρχεία, κρατήστε αυτά που χρησιμοποιείτε πιο συχνά δίπλα στο γραφείο σας. Αν εξαντλήσετε χώρους γραφείων, φυλάξτε τα αρχεία σας μόνο μία φορά το χρόνο σε ξεχωριστό χώρο αποθήκευσης ντουλαπιών ή σε άλλο δωμάτιο εξ ολοκλήρου.
Διατηρήστε ένα ξεχωριστό σωρό από έγγραφα που προορίζονται για σκουπίδια καθώς ταξινομείτε τα αρχεία σας. Η έγκαιρη καταστροφή παλαιών και άσχετων εγγράφων είναι το κλειδί για τη διατήρηση ενός οργανωμένου γραφείου. Εάν δεν είστε σίγουροι αν μπορείτε να διαθέσετε ένα έγγραφο, ορίστε ένα φάκελο για πιθανό κάδο απορριμμάτων και κρατήστε το έγγραφο αρχειοθετημένο εκεί μέχρι να μπορέσετε να το αποκόψετε.
