Είτε είστε φιλοξενούμενοι μιας εταιρικής υποχώρησης, μιας σύμβασης ή άλλης ειδικής εκδήλωσης, οι προσκεκλημένοι ομιλητές μπορούν να προσφέρουν στο κοινό σας νέες προοπτικές και το πλεονέκτημα της εμπειρογνωμοσύνης. Μια λίστα ελέγχου μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση των ρυθμίσεων, ώστε όλα να τρέξουν ομαλά. Για χάρη της οργάνωσης, διαιρέστε τον κατάλογο ελέγχου σε τομείς: ταξίδια, οικονομικά, τεχνολογία, διεύθυνση και ανάγκες ομιλητών. Ο οικοδεσπότης και ο ομιλητής μπορούν να δημιουργήσουν λίστες ελέγχου σε αυτές τις κατηγορίες για να εξασφαλίσουν ότι το συμβάν δεν έχει επιπλοκές.
Ταξιδιωτικές ρυθμίσεις
Οι προσκεκλημένοι ομιλητές, είτε καταβάλλονται είτε εθελοντές, συνήθως πρέπει να ταξιδέψουν στην ομιλία. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει σημαντικά ταξιδιωτικά σχέδια, όπως το αεροπορικό εισιτήριο και το ξενοδοχείο, ή μια απλή βόλτα με αυτοκίνητο. Εναπόκειται στην οργάνωση υποδοχής να προβεί στις ρυθμίσεις. Μάθετε από πού προέρχεται ο ομιλητής, τι είδους μεταφορά θα χρειαστεί και τις προτιμήσεις του για την ώρα άφιξης και αναχώρησης.Επίσης, λάβετε τις σχετικές πληροφορίες του ομιλητή, όπως η ημερομηνία γέννησης, που απαιτείται για ορισμένες κρατήσεις. Στη συνέχεια, ο κατάλογος ελέγχου θα πρέπει να περιλαμβάνει κράτηση ταξιδιού - κράτηση ενός ξενοδοχείου εάν είναι απαραίτητο και διευθέτηση για τη χερσαία μεταφορά όπως ένα αυτοκίνητο. Προσθέστε μια σημείωση για να επιβεβαιώσετε όλες τις ρυθμίσεις αρκετές ημέρες πριν από τη δέσμευση. Οι λίστες ελέγχου των ομιλητών θα πρέπει να περιλαμβάνουν την παροχή πληροφοριών για τον κεντρικό υπολογιστή και την επιβεβαίωση των λεπτομερειών.
Χρηματοοικονομικές ρυθμίσεις
Τα στοιχεία στη λίστα ελέγχου του οικοδεσπότη πρέπει να περιλαμβάνουν την επιβεβαίωση ότι η πληρωμή έγινε στον ομιλητή. Συχνά, τα ηχεία καταβάλλονται ένα τμήμα πριν από το συμβάν ως είδος συγκρατητή και ένα τμήμα μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της δέσμευσης. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε δύο στοιχεία λίστας ελέγχου, ώστε να μην ξεχάσετε. Ο οικονομικός κατάλογος ομιλητών θα πρέπει να περιλαμβάνει την παροχή στον οικοδεσπότη όλων των σχετικών στοιχείων, όπως η διεύθυνση ή ο αριθμός λογαριασμού για άμεση κατάθεση, καθώς και η επιβεβαίωση της πληρωμής.
Τεχνολογικές ανάγκες
Πολλοί προσκεκλημένοι ομιλητές χρησιμοποιούν την τεχνολογία ως μέρος της διεύθυνσής τους. Οι φιλοξενούμενοι θα πρέπει να καταρτίσουν μια λίστα με όλα όσα θα χρειαστούν - συμπεριλαμβανομένων των φορητών υπολογιστών, του προβολέα και της οθόνης, των καλωδίων, του δείκτη, του μικροφώνου κλπ. Ο κεντρικός υπολογιστής θα πρέπει να ζητήσει αυτές τις πληροφορίες και να προσθέσει πρακτικά αντικείμενα, όπως καλώδια ρεύματος, εφεδρικά φορητούς υπολογιστές και τεχνικό προσωπικό για την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων.
Η ομιλία και τα υλικά
Οι οργανώσεις υποδοχής πρέπει να καταστήσουν σαφές τι αναζητούν από τον ομιλητή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ένα συγκεκριμένο θέμα για την αντιμετώπιση, ή πιο πρακτικά στοιχεία, όπως η διεύθυνση διεύθυνσης. Κάντε μια λίστα με τα πάντα και στείλτε την στο ηχείο. Για τον ομιλητή, αυτή η λίστα ελέγχου πρέπει να περιλαμβάνει την τελική επεξεργασία και την επεξεργασία της διεύθυνσης. Το ηχείο θα πρέπει επίσης να ελέγξει τη δημιουργία διπλών αντιγράφων του λόγου και των υλικών υποστήριξης, όπως το PowerPoint. Ο κεντρικός υπολογιστής και ο ομιλητής πρέπει να συνεργάζονται εκ των προτέρων για να καθορίσουν εάν ο ομιλητής θα παράσχει ένα αντίγραφο της διεύθυνσης, ίσως για το μέσο ή για έναν διερμηνέα γλώσσας νοηματικής γλώσσας.
Φροντίστε για τον Ηχείο
Αυτή η ενότητα της λίστας ελέγχου είναι για τον κεντρικό υπολογιστή, όχι για το ηχείο. Το ηχείο σας θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως VIP για την εκδήλωση. Ορίστε ένα άτομο που θα ενεργεί ως σύνδεσμος και χειριστής του ομιλητή και θα δώσει στον ομιλητή τα στοιχεία επικοινωνίας του εκχωρημένου ατόμου. Την ημέρα της εκδήλωσης, βεβαιωθείτε ότι ο χειριστής γνωρίζει από πού θα χαιρετήσει το ηχείο και θα παράσχει τις απαραίτητες ενημερώσεις για το συμβάν και τις σημαντικές λεπτομέρειες. Ο χειριστής πρέπει επίσης να εισαγάγει τον ηχείο σε σημαντικά άτομα της οργάνωσης. Προσθέστε στοιχεία στη λίστα ελέγχου που εξασφαλίζουν την άνεση του ηχείου κατά τη διάρκεια του γεγονότος, όπως τα μπουκάλια νερού στο βάθρο. Τέλος, προσθέστε στοιχεία ελέγχου για να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας να ευχαριστήσετε τον ομιλητή μετά το συμβάν - ίσως με μια χειρόγραφη σημείωση ή floral ρύθμιση - και να ολοκληρώσετε τυχόν πληρωμές.
