Μια αίτηση απασχόλησης δίνει στους διαχειριστές σημαντικές πληροφορίες σχετικά με έναν υποψήφιο προς ενοικίαση. Μπορεί επίσης να παράσχει πολύτιμες πληροφορίες στο μέλλον εάν προκύψουν ερωτήσεις σχετικά με το πρόσωπο που προσλήφθηκε για να καλύψει μια θέση εργασίας ή σχετικά με το γιατί δεν προσλήφθηκε κάποιος συγκεκριμένος υποψήφιος. Η διατήρηση αρχείων για την καλή απασχόληση μπορεί να βοηθήσει στην προστασία του εργοδότη σε περίπτωση που κατατεθεί αγωγή κατά της εταιρείας.
Εγγραφή αρχείων
Όλα τα ερωτήματα των συνεντεύξεων και οι ερωτήσεις για την απασχόληση θα πρέπει να περιέχουν σχετικές σημειώσεις για τη διευκόλυνση μιας απόφασης πρόσληψης. Είναι καλή ιδέα να κρατηθούν οι αιτήσεις απασχόλησης για τα άτομα που εργάζονται για την εταιρεία κατά τη διάρκεια της απασχόλησής τους, και επιπλέον 2 χρόνια μετά την ολοκλήρωση της απασχόλησης.
Αιτήσεις αιτήσεων
Θα πρέπει να κρατήσετε όλες τις αιτήσεις που λαμβάνετε σε απάντηση σε οποιαδήποτε απόσπαση ή διαφήμιση που κάνετε για κενή θέση εργασίας. Εάν, σε κάποιο χρονικό διάστημα στο μέλλον, ένας μη επιτυχώς υποψήφιος ισχυρίζεται ότι εισάγετε διακρίσεις απορρίπτοντας την αίτησή του, ενδέχεται να σας ζητηθεί να υποβάλετε την αίτησή της και να εξηγήσετε αντικειμενικά γιατί δεν τη θεωρήσατε. Ο νόμος γενικά απαιτεί να φυλάσσετε αυτές τις αιτήσεις για δύο χρόνια.
Ανεπιθύμητες αιτήσεις
Μπορεί επίσης να λάβετε ανεπιθύμητες εφαρμογές, είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε αυτοπροσώπως, είτε μέσω Internet. Αυτή είναι συχνά μια πολύ χρήσιμη πηγή υποψήφιων δεδομένων και η πρόσκληση σε κάποιον για συνέντευξη με βάση μια ανεπιθύμητη αίτηση μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και χρήμα όταν πρόκειται για την πλήρωση κενών θέσεων, ειδικά εκείνων που είναι απροσδόκητες. Με τον τρόπο αυτό, όμως, επικυρώνει τις ανεπιθύμητες αιτήσεις ως τρόπος απασχόλησης στην εταιρεία σας και όλες οι ανεπιθύμητες αιτήσεις αποκτούν την κατάσταση των νομικών εγγράφων που πρέπει να φυλάξετε. Ο νόμος είναι λίγο λιγότερο σαφής ως προς το πόσο καιρό θα διατηρούνται οι ανεπιθύμητες εφαρμογές, αλλά οι επαγγελματίες HR σας προτείνουν να χρησιμοποιήσετε το ίδιο 2ετές πρότυπο όπως για τις αιτούμενες εφαρμογές.
Διατήρηση Εφαρμογών
Δεδομένου ότι οι αιτήσεις των ανεπιτυχών υποψηφίων μπορούν να αποτελέσουν σημείο εκκίνησης για την πλήρωση της εργασίας την επόμενη φορά που θα κενωθεί, ο κύριος λόγος για τη διατήρηση των αιτήσεων είναι η πιθανή αξία τους για την υπεράσπιση της αγωγής. Διάφοροι ομοσπονδιακοί και κρατικοί νόμοι απαγορεύουν τις διακρίσεις κατά την πρόσληψη για διάφορους λόγους, όπως η ηλικία, το φύλο, η θρησκεία, η εθνική προέλευση, η αναπηρία που δεν παρεμποδίζει την εκτέλεση της εργασίας και την οικογενειακή κατάσταση, μεταξύ άλλων. Οι μη επιτυχείς υποψήφιοι εργασίας συχνά ισχυρίζονται ότι υφίσταντο διακρίσεις κατά τη διαδικασία πρόσληψης. Η καλύτερη σας άμυνα εναντίον τέτοιων χρεώσεων είναι η παραγωγή της αρχικής αίτησης και του συνοδευτικού υλικού, καθώς και οι σύγχρονες σημειώσεις που έχετε κάνει σχετικά με την αίτηση.Αν ακολουθήσετε τις καλύτερες πρακτικές προσλήψεων και προσλήψεων, αυτό το υλικό θα παρέχει αντικειμενική αιτιολόγηση για το ότι δεν έχετε μισθώσει τον αιτούντα.
