Ένας πίνακας διανομής εγγράφων σας δίνει μια οπτική αναφορά για να καθορίσετε τον τρόπο επικοινωνίας με ένα ευρύ φάσμα ανθρώπων. Αυτές οι μήτρες είναι χρήσιμες σε επιχειρήσεις, σχολεία και σε οποιονδήποτε άλλο οργανισμό που επικοινωνεί μέσω έντυπων ή μηχανογραφικών εγγράφων. Τα ηλεκτρονικά εργαλεία υπολογιστικού φύλλου, όπως Excel, Αριθμοί, 1-2-3 ή Calc, είναι τα καλύτερα εργαλεία για τη δημιουργία ενός πίνακα διανομής εγγράφων, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε λογισμικό που σας επιτρέπει να δημιουργείτε πίνακες. Εάν ο οργανισμός σας είναι μικρός, ίσως μπορείτε να σχεδιάσετε το μήτρα σας με το χέρι.
Ξεκινήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας στο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων ή ρυθμίστε έναν νέο πίνακα σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Τα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων μπορούν να χειριστούν περισσότερα δεδομένα από τους πίνακες, γι 'αυτό επιλέξτε αυτή τη μορφή αν έχετε την επιλογή.
Περιγράψτε κάθε τύπο εγγράφου που χρησιμοποιείτε για τον οργανισμό σας στην πρώτη γραμμή του υπολογιστικού σας φύλλου, ξεκινώντας από τη δεύτερη στήλη. Οι τύποι εγγράφων για έναν γενικό πίνακα ενδέχεται να περιλαμβάνουν ημερολόγια, λεπτά συνάντησης, αναφορές κερδών και ειδικά δελτία. Εάν το μήτρα σας είναι για ένα συγκεκριμένο έργο, απαριθμήστε τα μεμονωμένα έγγραφα που σχετίζονται με το έργο και όχι με τις κατηγορίες εγγράφων. Για παράδειγμα, ένας πίνακας εγγράφων έργου κατασκευής μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία όπως ηλεκτρικά σχέδια, αρχιτεκτονικά σχέδια, υψόμετρα και αντίγραφα συγκεκριμένων αδειών.
Καταχωρίστε όλα τα μέλη της επιχείρησής σας ή του οργανισμού σας κάτω από την πρώτη στήλη στην αριστερή πλευρά του υπολογιστικού φύλλου σας, ξεκινώντας από τη δεύτερη σειρά. Σπάστε τους ανθρώπους σε κατηγορίες, αν ισχύει. Για παράδειγμα, σε έναν πίνακα μικρών επιχειρήσεων, οι κατηγορίες μπορεί να είναι "Διαχείριση", με όλο το προσωπικό διαχείρισης να παρατίθεται αλφαβητικά κάτω από τον τίτλο της κατηγορίας, "Υπάλληλοι" με αυτούς που απαριθμούνται αλφαβητικά παρακάτω, "Πελάτες" με αυτούς που απαριθμούνται αλφαβητικά και "Marketing" αναφέρονται οι εξωτερικές σας επαφές μάρκετινγκ.
Ελέγξτε τη σειρά κεφαλίδας και τη στήλη για να βεβαιωθείτε ότι και οι δύο λίστες έχουν ολοκληρωθεί Εάν διευκολύνει την προβολή του πίνακα, προσθέστε σκίαση στις σειρές κατηγοριών μελών, ώστε να υπάρχει σπάσιμο μεταξύ των τύπων ατόμων που λαμβάνουν την τεκμηρίωσή σας.
Επεξεργαστείτε την πρώτη στήλη εγγράφων, η οποία θα είναι η στήλη Β στα περισσότερα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων, και τοποθετήστε ένα "e" στο κελί δίπλα στο όνομα οποιουδήποτε προσώπου που θα πρέπει να λάβει αυτό το έγγραφο ηλεκτρονικά. Τοποθετήστε ένα "p" στο κελί δίπλα σε κάθε άτομο που θα πρέπει να λάβει ένα αντίγραφο σε χαρτί του εν λόγω εγγράφου. Εάν ένα άτομο δεν πρέπει να λάβει αυτό το έγγραφο, αφήστε το στοιχείο δίπλα στο όνομά του κενό. Εάν οι ανάγκες σας είναι πιο περίπλοκες, τροποποιήστε τη σημείωση που ταιριάζει με τον οργανισμό σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε "2 αντίγραφα χαρτιού" ή "p-2" για να υποδείξετε πολλαπλά αντίγραφα. Όσο ο καθένας στην εταιρεία σας κατανοεί τη σημείωση, χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε μέθοδο που λειτουργεί για εσάς.
Επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε στήλη, κατεβάζοντας τη λίστα για να επισημάνετε χαρτί και ηλεκτρονικά αντίγραφα. Αυτό ολοκληρώνει τον πίνακα διανομής εγγράφων.
Δημιουργήστε υπερ-συνδέσμους από το φύλλο εργασίας του πίνακα διανομής εγγράφων στη βάση δεδομένων πληροφοριών επαφών σας, αν είναι δυνατόν. Αυτό θα σας επιτρέψει να κάνετε κλικ σε ένα όνομα στο μήτρα σας για να ανοίξετε τα στοιχεία επικοινωνίας αυτού του ατόμου ώστε να μπορείτε εύκολα να στέλνετε ηλεκτρονικά ή αντίγραφα σε χαρτί. Ελέγξτε το αρχείο "Βοήθεια" του προγράμματος υπολογιστικών φύλλων για να μάθετε πώς να το κάνετε αυτό.
Συμβουλές
-
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πίνακες κατανομής εγγράφων για να καταγράψετε τα αποθηκευμένα έγγραφα. Σε αυτήν την περίπτωση, καταγράψτε τα έγγραφά σας στην πρώτη στήλη και τις θέσεις αποθήκευσης σας στην κορυφή, όπως "διακομιστής Web", "κύριο γραφείο αρχειοθέτησης 1", "Υπολογιστής Υποδοχής" κ.ο.κ. Τοποθετήστε ένα "X" στο κελί όπου συναντώνται η γραμμή τίτλου του εγγράφου και η στήλη της θέσης αποθήκευσης.
