Όταν διαχειρίζεστε μια ομάδα εργασίας, είναι σημαντικό να ορίσετε νωρίτερα τους ρόλους για κάθε μέλος. Εάν δεν το κάνετε, τα μέλη της ομάδας σας γίνονται συγκεχυμένα και αβέβαιοι για το πώς πρέπει να προχωρήσουν στο έργο. Οι αγώνες δύναμης ενδέχεται να εμφανιστούν επειδή τα μέλη δεν είναι σίγουρα ποιος είναι τελικά υπεύθυνος για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με συγκεκριμένα καθήκοντα. Ο καθορισμός ρόλων βοηθά επίσης να διασφαλίσετε ότι θα διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τον χρόνο και τον προϋπολογισμό του έργου σας. Ως επικεφαλής της ομάδας ή διευθυντής, μπορείτε να προωθήσετε μια πιο παραγωγική θέση εργασίας, αναθέτοντας τους κατάλληλους ρόλους με έναν λογικό τρόπο.
Αναλύστε τα δυνατά σημεία, τα υπόβαθρα και τα ταλέντα του κάθε μέλους της ομάδας εργασίας σας. Πρέπει να κατανοήσετε τις δυνατότητες και τις γνώσεις κάθε μέλους πριν λάβετε τελική απόφαση σχετικά με τους ρόλους που θα παίξουν για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Μιλήστε σε μεμονωμένα μέλη της ομάδας εργασίας σας σε μια προκαταρκτική συνεδρίαση ή σε ατομική βάση για να συζητήσετε τα διάφορα σύνολα δεξιοτήτων τους, εάν είναι απαραίτητο.
Κατάλογος όλων των στόχων σας για το έργο εργασίας - τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα. Να είναι συγκεκριμένη και να περιλαμβάνει την προθεσμία για την επίτευξη κάθε στόχου.
Ταίριασμα των μελών της ομάδας σας σε κάθε στόχο που έχετε αναφέρει ως "υπεύθυνο μέρος" με βάση τα συμπεράσματά σας σχετικά με τα ταλέντα και τα δυνατά σημεία του κάθε ατόμου. Για παράδειγμα, αν γνωρίζετε ότι ένα μέλος της ομάδας έχει εμπειρία με το σχεδιασμό διαφημίσεων, τον τοποθετήστε υπεύθυνο για τη δημιουργία και την υποβολή διαφημίσεων για το έργο. Δημιουργήστε έναν τίτλο για κάθε ρόλο - για παράδειγμα, το "lead project lead". Μπορεί να χρειαστεί να ορίσετε περισσότερα από ένα άτομα σε κάθε στόχο του έργου.
Ορίστε μια αρχική συνάντηση έργου για να αναθέσετε ρόλους στην ομάδα εργασίας σας. Δώστε ένα τυπωμένο αντίγραφο των στόχων σας, το οποίο περιλαμβάνει τα ονόματα κάθε υπεύθυνου μέρους. Εξηγήστε τον ρόλο του κάθε ατόμου λεπτομερώς για να βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν σε ποιον θα υποβάλουν αναφορά εάν έχει ερωτήσεις σχετικά με ένα στοιχείο του έργου εργασίας. Ενθαρρύνετε τα μέλη να υποβάλουν ερωτήσεις για διευκρινίσεις πριν προχωρήσουν στο έργο.
