Η επίσημη οργανωτική δομή επικεντρώνεται σε ρόλους και θέσεις και όχι στους ανθρώπους στις θέσεις. Η τυποποίηση είναι η διαδικασία δημιουργίας μιας τυποποιημένης δομής και περιλαμβάνει τη διατήρηση αυτής της επίσημης δομής με την πάροδο του χρόνου. Η τυποποίηση μιας οργανωτικής δομής ξεκινάει συχνά σε μια προσπάθεια εξορθολογισμού της διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Η τυποποιημένη οργάνωση είναι κρίσιμη για την οργάνωση στην οποία τα ζητήματα είναι γνωστά και οι αλλαγές εφαρμόζονται αργά και σκόπιμα.
Τυπική έναντι ανεπίσημης δομής
Σε αντίθεση με την άτυπη οργανωτική δομή, η οποία εκτιμά το άτομο πάνω από τη θέση εργασίας και επιτρέπει την εξέλιξη των ρόλων όπως καθορίζεται από τον κάτοχο της θέσης, η επίσημη οργανωτική δομή αποτελείται από ορισμένους ρόλους που δεν αλλάζουν εύκολα. Οι ανεπίσημες οργανωτικές δομές είναι κατά κάποιον τρόπο πιο καινοτόμες από τις επίσημες δομές. Ωστόσο, η ανεπίσημη δομή είναι πολύ χρήσιμη για τις βιομηχανίες που αλλάζουν γρήγορα, όπως ο τομέας της τεχνολογίας. Επιπλέον, το μέγεθος της οργάνωσης μπορεί να υποδεικνύει τον βαθμό επισημοποίησης που απαιτείται. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τις ανάγκες της κάθε οργανισμού όταν καθορίζουμε ποια δομή είναι πιο αποτελεσματική για κάθε κατάσταση.
Ταυτοποίηση
Η τυποποίηση μπορεί να προσδιοριστεί από το βαθμό στον οποίο οι οργανωτικοί ρόλοι διαχωρίζονται από τα άτομα που εκτελούν τους ρόλους αυτούς. Η τυποποιημένη οργανωτική δομή αποτελείται από μια ιεραρχική δομή αναφοράς και λήψης αποφάσεων από την κορυφή προς τα κάτω. Αναγνωρίζεται από την ύπαρξη σαφών, κωδικοποιημένων προτύπων και κανονισμών. Μια τυποποιημένη δομή συνήθως περιλαμβάνει πολλαπλά στρώματα εποπτείας, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών ή των ανώτερων διευθυντικών στελεχών, των μεσαίων στελεχών και των εποπτικών λειτουργών.
Οφέλη
Ένα πλεονέκτημα της επισημοποίησης μιας οργανωτικής δομής είναι η ρουτίνα φύση της διαδοχής. Οι ρόλοι μιας συγκεκριμένης θέσης θα παραμείνουν οι ίδιοι, ανεξάρτητα από το ποιος κατοικεί στη συγκεκριμένη θέση εργασίας. Οι διαδικασίες εργασίας τεκμηριώνονται ώστε ένας νέος υπάλληλος να μπορεί εύκολα να εισαχθεί σε κενή θέση χωρίς να αλλάξει τις διαδικασίες που σχετίζονται με τη θέση. Η διαρκή δομή μιας τυποποιημένης οργάνωσης δεν μεταβάλλεται παρά μόνο αν τροποποιηθεί σκόπιμα από τη διοίκηση. Η δομή είναι εύκολα κατανοητή και εξηγηθεί. Επιπλέον, η ευθυγράμμιση των καθημερινών διαδικασιών εργασίας με τη συνολική αποστολή της οργάνωσης επιτυγχάνεται εύκολα σε μια επίσημη οργανωτική δομή.
Οργανόγραμμα
Η δομή μιας τυποποιημένης οργάνωσης, καθώς και οι ρόλοι και οι σχέσεις μεταξύ αυτών των ρόλων, τυπικά καθίσταται ορατή μέσω της χρήσης ενός οργανικού διαγράμματος. Το γράφημα διαγράφει τους μεμονωμένους ρόλους μέσα στον οργανισμό, συμπεριλαμβανομένου του ποιος αναφέρει σε ποιον. Επίσης, απεικονίζει τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες και οι αποφάσεις ρέουν μέσα στον οργανισμό. Ο οργανωτικός πίνακας είναι ένα πολύτιμο εργαλείο στη διαδικασία τυποποίησης.
