Ο προϋπολογισμός αποτελεί τη βάση για τη μελλοντική απόδοση μιας επιχείρησης. Οι διαχειριστές δημιουργούν τον προϋπολογισμό που προβλέπει τις οικονομικές συνθήκες και τις προσδοκίες της αγοράς για μελλοντικές περιόδους. Αυτοί οι διαχειριστές υπολογίζουν τα έσοδα και τα έξοδα για την περίοδο που εγγράφεται στον προϋπολογισμό. Όταν φτάσει η περίοδος που αντικατοπτρίζεται στον προϋπολογισμό, οι διαχειριστές συγκρίνουν τα πραγματικά έξοδα με τους αριθμούς προϋπολογισμού και αξιολογούν την απόδοση του τμήματος.
Δημιουργία προϋπολογισμού
Η δημιουργία ενός προϋπολογισμού εταιρείας περιλαμβάνει κάθε τμήμα εντός του οργανισμού. Το τμήμα πωλήσεων προβλέπει τις συνθήκες της αγοράς και εκτιμά τα μελλοντικά έσοδα για τη δημιουργία προϋπολογισμού πωλήσεων. Το τμήμα παραγωγής χρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες για να δημιουργήσει έναν προϋπολογισμό παραγωγής που προβλέπει πρόβλεψη υλικών, εργατικών και γενικών εξόδων. Οι υπεύθυνοι διαχείρισης και πωλήσεων προβλέπουν τα έξοδά τους για το επόμενο έτος. Ένας διαχειριστής προϋπολογισμού συντονίζει την επικοινωνία μεταξύ κάθε τμήματος και καταρτίζει κάθε τμήμα σε κύριο προϋπολογισμό και δημιουργεί δημοσιονομικές αναφορές στον προϋπολογισμό.
Μετρήστε τα πραγματικά αποτελέσματα
Η λογιστική υπηρεσία καταγράφει μηνιαίες συναλλαγές στο γενικό μητρώο. Ο λογιστής δημιουργεί τακτικές οικονομικές καταστάσεις για να γνωστοποιήσει τα οικονομικά αποτελέσματα της εταιρείας. Ο λογιστής δημιουργεί επίσης οικονομικές εκθέσεις οι οποίες γνωστοποιούν τα έξοδα πωλήσεων και τις δαπάνες των υπηρεσιών για μεμονωμένα τμήματα. Ο λογιστής διανέμει τις αναφορές του τμήματος στους κατάλληλους διαχειριστές τμημάτων και το σύνολο που έχει οριστεί στον διαχειριστή προϋπολογισμού.
Υπολογισμός διακύμανσης του προϋπολογισμού
Ο διαχειριστής προϋπολογισμού συγκρίνει τις πραγματικές δαπάνες άμμου πωλήσεων με τις προϋπολογιζόμενες πωλήσεις και έξοδα. Η διαφορά μεταξύ των πραγματικών και των προϋπολογιζόμενων ποσών ισούται με τη διακύμανση του προϋπολογισμού. Ο διαχειριστής προϋπολογισμού συνδυάζει τους πραγματικούς αριθμούς, τους αριθμούς προϋπολογισμού και τους αριθμούς διακύμανσης του προϋπολογισμού σε μία αναφορά για κάθε τμήμα. Ο διαχειριστής προϋπολογισμού διανέμει αυτήν την αναφορά στους διαχειριστές των τμημάτων και στους ανωτέρους τους.
Αξιολογήστε την απόδοση
Οι διακυμάνσεις του προϋπολογισμού χρησιμοποιούνται για την αξιολόγηση των επιδόσεων των επιμέρους διαχειριστών τμημάτων. Όσο μεγαλύτερη είναι η διακύμανση, τόσο περισσότερες ερωτήσεις οι ανώτεροι ρωτούν σχετικά με τα ποσά. Οι διευθυντές των τμημάτων πρέπει να εξηγήσουν τον λόγο της διακύμανσης του προϋπολογισμού. Εάν ο διαχειριστής προϋπολογισμού έχει μια λογική εξήγηση ή η κατάσταση ήταν εκτός ελέγχου, η απόδοσή του δεν επηρεάζεται αρνητικά. Εάν η διακύμανση του προϋπολογισμού υπάρχει λόγω κακής διαχείρισης από τον διαχειριστή του τμήματος, η αξιολόγηση του διαχειριστή θα είναι αρνητική.
