Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης είναι συνήθως ένα μηχανογραφημένο λογιστικό πρόγραμμα που διατηρεί αρχεία για μια εταιρεία. Οι πληροφορίες εισάγονται στο σύστημα και το σύστημα παρακολουθεί και οργανώνει τις λογιστικές πληροφορίες. Το σύστημα λογιστικής πληροφόρησης χρησιμοποιείται επίσης για την παροχή λεπτομερών πληροφοριών σχετικά με την εταιρεία, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών καταστάσεων.
Εμπορικές συναλλαγές
Ένα λογιστικό σύστημα πληροφοριών έχει σχεδιαστεί για την καταγραφή όλων των συναλλαγών μιας επιχείρησης. Ένας λογιστικός υπάλληλος εισάγει όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές στο πρόγραμμα και οι συναλλαγές αυτόματα καταχωρούνται στους αντίστοιχους λογαριασμούς. Αυτό είναι σημαντικό επειδή χρειάζονται όλες οι πληροφορίες χρόνου, μπορούν να βρεθούν στον υπολογιστή και να οργανωθούν.
Πληρωτέοι λογαριασμοί
Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης επιτρέπει ευκολότερες πληρωμές σε πληρωτέους λογαριασμούς. Πολλά συστήματα έχουν σχεδιαστεί για να πληρώνουν όλους τους λογαριασμούς που οφείλονται με ένα πάτημα ενός κουμπιού. Επιλέγεται μια ημερομηνία και πραγματοποιούνται αυτόματα έλεγχοι για όλους τους οφειλόμενους λογαριασμούς. Τα περισσότερα συστήματα επιτρέπουν σε έναν υπάλληλο να αποεπιλέξει ορισμένους λογαριασμούς εάν μια εταιρεία δεν είναι έτοιμη να πληρώσει συγκεκριμένο λογαριασμό.
Λογαριασμοί είσπραξης
Αυτός ο τύπος συστήματος επιτρέπει επίσης ευκολότερη χρέωση. Οι πληροφορίες καταγράφονται στο σύστημα και ένας υπάλληλος επιλέγει πότε να εκτυπώνει τους λογαριασμούς. Αυτό γίνεται καθημερινά, εβδομαδιαία ή μηνιαία, ανάλογα με την επιχείρηση. Το σύστημα δημιουργεί όλους τους λογαριασμούς αποτελεσματικά και εύκολα για τον υπάλληλο.
Οικονομικές δηλώσεις
Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης δημιουργεί όλες τις οικονομικές αναφορές χωρίς τον υπάλληλο να υπολογίζει τίποτα. Οι ημερομηνίες για τις αναφορές εισάγονται στο σύστημα και ο υπολογιστής δημιουργεί αναφορές για τη συγκεκριμένη περίοδο. Αυτό είναι χρήσιμο όταν μια έκθεση από διαφορετική περίοδο είναι απαραίτητη αμέσως. Το σύστημα έχει την ικανότητα να παράγει αναφορές για οποιαδήποτε χρονική περίοδο για την οποία έχουν καταγραφεί οι πληροφορίες.
Περίοδος κλεισίματος
Το κλείσιμο του χρόνου είναι συχνά μια κουραστική διαδικασία για έναν λογιστή. Καταρτίζεται ένα μη προσαρμοσμένο δοκίμιο, προσαρμόζονται οι εγγραφές και καταγράφονται, προσαρμόζεται ένα προσαρμοσμένο δοκίμιο, γίνονται καταχωρήσεις κλεισίματος και, τέλος, παράγεται ένα ισοζύγιο δοκιμών μετά το κλείσιμο. Αυτή η διαδικασία είναι περίπλοκη και χρονοβόρα, αλλά με ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης, ο υπολογιστής κάνει το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας από μόνος του.
