Καμία επιχειρηματική λειτουργία δεν είναι τέλεια. Οι πιθανότητες είναι, σε κάποιο σημείο της σταδιοδρομίας σας, να αντιμετωπίσετε ένα πρόβλημα που πρέπει να αντιμετωπιστεί με ένα υψηλότερο επίπεδο διοίκησης. Πολλές εταιρείες ενθαρρύνουν τη χρήση των εκθέσεων καταγγελίας ως την κατάλληλη μέθοδο επίσημης δήλωσης καταγγελίας. Αυτές οι αναφορές χρησιμοποιούνται συνήθως για την αντιμετώπιση μη ικανοποιητικών συναλλαγών ή όρων που αφορούν μια εταιρεία. Η σωστή σύνταξη μιας αναφοράς παράπονα είναι το κλειδί για να ακούσετε την ανησυχία σας και να διορθώσετε το πρόβλημα.
Αντιμετωπίστε το ιστορικό της κατάστασης. Δώστε βασικές πληροφορίες όπως η θέση σας και ο λόγος για τον οποίο γράφετε. Δηλώστε το λόγο της δυσαρέσκειας σας σύντομα.
Ακολουθήστε το φόντο με μια πιο λεπτομερή περιγραφή του προβλήματος. Αναφέρετε αντικειμενικά στοιχεία. Περιγράψτε τα αποτελέσματα του προβλήματος που προκύπτουν.
Επικοινωνήστε με αυτό που θεωρείτε ικανοποιητική λύση. Εξηγήστε τι περιμένετε από το άλλο μέρος για να αποκαταστήσετε την κατάσταση.
Προσθέστε μια προειδοποίηση εάν θεωρείτε ότι είναι απαραίτητο. Μπορεί να θέλετε να γνωστοποιήσετε τις συνέπειες σε περίπτωση που το άλλο μέρος δεν συμμετέχει στην επίλυση του προβλήματος. Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό, με βάση τη σχέση σας με το άλλο μέρος και τη σοβαρότητα του προβλήματος.
Τελειώστε με ένα ευγενικό συμπέρασμα που εκφράζει την αισιόδοξη προοπτική σας προς την κατάσταση. Επικοινωνήστε με την αίσθηση ότι θέλετε να διορθώσετε το πρόβλημα για να ωφελήσετε και τα δύο μέρη.
Συμβουλές
-
Θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε ευγένεια σε όλη την επιστολή. Αποφύγετε να προσβάλλετε το άλλο μέρος ή να ηχήσετε εχθρικά.
