Η δημιουργία προϋπολογισμών για τους οργανισμούς είναι μια χρονοβόρα διαδικασία που απαιτεί την εισαγωγή πολλών τμημάτων ή πηγών ελέγχου. Η εξισορρόπηση των αναγκών του οργανισμού ή του κυβερνητικού οργανισμού με συχνά περιορισμένα κεφάλαια απαιτεί αποφασιστική λήψη αποφάσεων και επανεξέταση υπηρεσιών, τμημάτων ή προγραμμάτων. Ένας ad hoc προϋπολογισμός είναι ένας προϋπολογισμός προσωρινής προγραμματισμού που δημιουργήθηκε για επιτροπές ή ομάδες προϋπολογισμού. Αυτός ο προϋπολογισμός είναι συχνά προκαταρκτικός και χρησιμοποιείται γενικά ως σημείο εκκίνησης για συζητήσεις και προσαρμογές.
Δημιουργία
Μπορούν να καταρτιστούν ad hoc προϋπολογισμοί από τους προϋπολογισμούς της προγενέστερης περιόδου, να υποβληθούν προτάσεις προϋπολογισμού ή επαγγελματική χρηματοοικονομική ανάλυση. Η διαδικασία δημιουργίας προσδιορίζει τις πηγές εισοδήματος και τις απαιτούμενες δημοσιονομικές ανάγκες βάσει συμβατικών ή καθιερωμένων καταστάσεων δαπανών. Συχνά, αυτοί οι προϋπολογισμοί σημειώνονται σε μεγάλο βαθμό ως προς τον τρόπο με τον οποίο προέκυψαν τα στοιχεία και όπου χρησιμοποιήθηκαν οι εκτιμήσεις. Οι προϋπολογισμοί ad hoc μπορούν να γίνονται σε συνήθη βάση στο πλαίσιο μιας ετήσιας διαδικασίας κατάρτισης προϋπολογισμού ή μπορούν να ζητηθούν όπως απαιτείται για τις ανάγκες προγραμματισμού του έργου.
Απαιτείται
Οι διαδικασίες κατάρτισης προϋπολογισμού βάσει της ομάδας πρέπει να έχουν θεμελιώδη προϋπολογισμό ως σημείο εκκίνησης. Ο ad-hoc προϋπολογισμός μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να βοηθήσει τα μεμονωμένα μέλη της επιτροπής προϋπολογισμού να προετοιμαστούν για συναντήσεις και να συζητήσουν θέματα με τις αντίστοιχες υπηρεσίες τους. Οι προϋπολογισμοί πρέπει να είναι διαθέσιμοι για τον καθορισμό των απαιτούμενων εισροών, εκροών και κατηγοριών που πρέπει να υπάρχουν στον τελικό προϋπολογισμό. Τα πανεπιστήμια, οι μη κερδοσκοπικές οργανώσεις και οι κυβερνητικές οργανώσεις έχουν συνήθως κανόνες στους οποίους πρέπει να συμμορφώνονται όλοι οι προϋπολογισμοί, συμπεριλαμβανομένων των ad hoc προϋπολογισμών.
Στοιχεία
Οι ad hoc προϋπολογισμοί περιγράφουν το πάγιο κόστος, το κόστος κεφαλαίου και το μεταβλητό κόστος. Αυτά τα στοιχεία κόστους χωρίζονται σε κατηγορίες. Τα έσοδα και όλες οι πηγές εισοδήματος παρουσιάζονται επίσης ανά κατηγορία. Το εισόδημα είναι μια προβολή εισερχόμενων εσόδων που υπολογίζεται από το προηγούμενο ιστορικό εισοδήματος. Η μέθοδος υπολογισμού και οι υποθέσεις περιλαμβάνονται συχνά σε έναν ad hoc προϋπολογισμό που βοηθά τα μέλη των επιτροπών να κατανοήσουν τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες του προϋπολογισμού.
Χρονική περίοδος
Ένας ad hoc προϋπολογισμός μπορεί να συνταχθεί για οποιαδήποτε χρονική περίοδο, αλλά αυτό συνήθως υπαγορεύεται από τη λειτουργία που εξυπηρετεί. Οι κοινές χρονικές γραμμές προϋπολογισμού περιλαμβάνουν ένα οικονομικό έτος για έναν οργανισμό και μια χρονική γραμμή που βασίζεται σε έργα για ειδικά έργα.
Απόδειξη με έγγραφα
Ένας προϋπολογισμός ad hoc χρειάζεται τεκμηρίωση υποστήριξης για μη τυποποιημένους τύπους και οποιεσδήποτε παραδοχές που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό των συνολικών οικονομικών μεγεθών που παρουσιάζονται. Η τεκμηρίωση είναι απαραίτητη κατά τη διάρκεια των αναθεωρήσεων του προϋπολογισμού για να βοηθήσετε να απαντήσετε σε ερωτήσεις και να επεξεργαστείτε συγκεκριμένες κατηγορίες για περαιτέρω εξέταση.
