Η τήρηση των κατάλληλων εγγράφων για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε τον έλεγχο των εσόδων στο τέλος του έτους. Αν αντιμετωπίζετε όμως έναν έλεγχο εσόδων, η κατάλληλη καταχώρηση μπορεί να διευκολύνει τη διαδικασία. Η διατήρηση όλων των εσόδων σας για αγορές, έξοδα, δωρεές και δηλώσεις τραπεζικών λογαριασμών μαζί με τυχόν κατατεθείσες φορολογικές επεκτάσεις μπορεί να σας βοηθήσει με τη διαδικασία ελέγχου.
Ακαθάριστα έσοδα
Οι ακαθάριστες εισπράξεις προέρχονται από την πώληση των αγαθών ή των υπηρεσιών σας. Αυτά περιλαμβάνουν τις κασέτες ταμειακών βιβλίων, τα φύλλα τραπεζικών καταθέσεων, τα βιβλία παραλαβής, τα τιμολόγια, τα δελτία παραλαβής πιστωτικών καρτών και τα 1099-MISC που έχετε καταβάλει σε εξωτερικούς συνεργάτες. Η τήρηση αυτών των εγγράφων είναι απαραίτητη για να σας βοηθήσουμε να καταθέσετε τους φόρους σας αργότερα για να δείξετε εισόδημα για την επιχείρησή σας. Αποδεκτές εναλλακτικές λύσεις για την υπηρεσία εσωτερικού εισοδήματος (IRS) κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, εάν δεν έχετε απόδειξη, όπως ακυρωμένη επιταγή, είναι μια δήλωση χρηματοπιστωτικού ιδρύματος με τον αριθμό επιταγής, το ποσό ελέγχου, το όνομα του δικαιούχου και την ημερομηνία δημοσίευσης του ποσού από το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα. Εάν η πληρωμή πραγματοποιήθηκε με ηλεκτρονική μεταφορά χρημάτων (EBT), η δήλωση πρέπει να δείχνει το όνομα του δικαιούχου πληρωμής, το ποσό και την ημερομηνία που το ποσό μεταφέρθηκε από το χρηματοπιστωτικό ίδρυμά σας. Για τις πιστωτικές κάρτες, η δήλωση πρέπει να δείχνει το χρεωμένο ποσό, το όνομα του δικαιούχου πληρωμής και την ημερομηνία επεξεργασίας της συναλλαγής.
Αγορές και Έξοδα
Οποιαδήποτε αγορά των επιχειρήσεων θα πρέπει να συνοδεύεται από μια απόδειξη με τη μορφή δελτίων πιστωτικών καρτών, πληρωμένων τιμολογίων, ακυρωμένων επιταγών και δελτίων ταμείου. Ένα έξοδο είναι μια αγορά που κάνει η επιχείρησή σας ότι δεν μεταπωλείται ως καλό ή υπηρεσία, όπως έπιπλα γραφείου ή υπολογιστές. Διατηρήστε όλες αυτές τις αποδείξεις σε ένα μέρος όπου μπορείτε να τις έχετε πρόσβαση αμέσως.
Δηλώσεις τραπεζικών λογαριασμών
Οι δηλώσεις τραπεζικών λογαριασμών για το φορολογικό έτος θα πρέπει να κατατίθενται με τις ακαθάριστες εισπράξεις, αγορές και έξοδα σας. Οι δηλώσεις υποστηρίζουν τι έδωσε η επιχείρηση και έλαβε για το φορολογικό έτος. Ένα φορολογικό έτος είναι 12 διαδοχικοί μήνες που λήγουν την τελευταία ημέρα κάθε μήνα εκτός του Δεκεμβρίου.
Επιστροφή φόρου μισθοδοσίας
Το ποσό που έχετε καταβάλει στους υπαλλήλους σας ως επιταγές ή άμεσες καταθέσεις θα χρειαστεί επίσης. Η επιστροφή φόρου μισθωτών θα πρέπει να περιλαμβάνει οποιουσδήποτε ομοσπονδιακούς και τοπικούς φόρους καθώς και λογιστική καταμέτρησης τυχόν παρακρατηθέντων λογαριασμών. Οι φόροι μισθοδοσίας των εργαζομένων θα πρέπει να διατηρούνται τουλάχιστον τέσσερα χρόνια, που είναι το απαιτούμενο χρονικό διάστημα από το IRS.
Τήρηση αρχείων
Η τήρηση αρχείων που προτείνεται από το IRS περιλαμβάνει την τήρηση βιβλίου επιταγών επιχειρήσεων, ημερήσιας και μηνιαίας περίληψης των εισπράξεών σας, ημερολογίου ή ημερολογίου για τυχόν εκταμίευση επιταγών, τυχόν αποζημιώσεις εργαζομένων και φύλλο εργασίας απόσβεσης. Μια άλλη συμβουλή του IRS είναι να κρατήσετε το βιβλίο επιταγών της επιχείρησής σας ξεχωριστό από το προσωπικό σας βιβλιάριο επιταγών Αυτό γίνεται για να διατηρούνται ξεχωριστά τα προσωπικά έξοδα από τα επαγγελματικά έξοδα. Διατηρήστε όλα τα αρχεία για την επιχείρησή σας τουλάχιστον το ελάχιστο ποσό που απαιτείται από το IRS και όλες τις φορολογικές δηλώσεις που είχαν κατατεθεί προηγουμένως.
Υπαλλήλους
Το IRS απαιτεί την τήρηση αρχείου όλων των υπαλλήλων σας, παρών και παρών, με τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα έντυπα I-9 και W-4. Η φόρμα I-9 επιβεβαιώνει ότι ο εργαζόμενος είναι νόμιμα σε θέση να εργαστεί στις Ηνωμένες Πολιτείες. Το έντυπο W-4 συμπληρώνεται για το Πιστοποιητικό Επιβράβευσης Αποκλεισμού του Εργοδοτούμενου, το οποίο σας επιτρέπει να υπολογίσετε πόσο να παρακρατήσετε από τους μισθούς του υπαλλήλου από το γράφημα της φόρμας.
