Σύμφωνα με τα επαγγελματικά πρότυπα, οι ελεγκτές πρέπει να σχεδιάζουν τους ελέγχους με τη δέουσα επαγγελματική φροντίδα. Αυτό περιλαμβάνει την κατανόηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, των στόχων και των κινδύνων του πελάτη ελέγχου. Ένα κοινό εργαλείο που χρησιμοποιείται κατά τον προγραμματισμό του ελέγχου είναι ο κατάλογος ελέγχου πριν από τον έλεγχο ή το ερωτηματολόγιο. Ο κατάλογος ελέγχου μπορεί να έχει πολλές χρήσεις, συμπεριλαμβανομένης της συλλογής προκαταρκτικών πληροφοριών στο πεδίο εφαρμογής του ελέγχου, τον προσδιορισμό των βασικών επιχειρηματικών κινδύνων, τον εντοπισμό τομέων για μεγαλύτερη προσοχή από τον έλεγχο και την ενημέρωση του πελάτη σχετικά με τις ανάγκες των δεδομένων.
Συλλογή πληροφοριών πελάτη
Οι κατάλογοι ελέγχου προ του ελέγχου χρησιμοποιούνται συχνά για τη συγκέντρωση σημαντικών πληροφοριών από τον πελάτη ελέγχου κατά τη φάση προγραμματισμού ενός ελέγχου. Για παράδειγμα, σε έναν έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων, ο ελεγκτής μπορεί να στείλει μια λίστα ελέγχου για συγκεκριμένες πληροφορίες, όπως τραπεζικές καταστάσεις, μισθώσεις και ασφαλιστήρια συμβόλαια για ορισμένο χρονικό διάστημα. Μπορεί επίσης να αποσταλεί ερωτηματολόγιο στον πελάτη για να συγκεντρώσει βασικές πληροφορίες σχετικά με τους επιχειρηματικούς στόχους και τους κινδύνους. Ο ελεγκτής μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτή τη γνώση για να στοχεύσει και να δώσει προτεραιότητα στην επιτόπια επιθεώρηση.
Ενημέρωση σχετικά με τις ελεγκτικές πληροφορίες
Ένας πίνακας ελέγχου πριν από τον έλεγχο μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο για την παροχή σημαντικών πληροφοριών στον πελάτη ελέγχου. Για παράδειγμα, μια ανακοίνωση μπορεί να αναγγείλει την ημερομηνία και τη διάρκεια ενός επερχόμενου ελέγχου, το πεδίο προκαταρκτικού ελέγχου και τους στόχους και τις απαιτήσεις ελέγχου, όπως η στέγαση χώρου γραφείων και οι ανάγκες πρόσβασης σε δεδομένα. Η ανακοίνωση αυτή μπορεί να συνδυαστεί με αιτήματα προκαταρκτικής πληροφόρησης. Οι πληροφορίες μπορούν είτε να διαβιβαστούν στον ελεγκτή κατά τη διάρκεια του προγραμματισμού είτε να τεθούν στη διάθεση του ελεγκτή στη θέση ελέγχου.
Εσωτερική συλλογή πληροφοριών
Ένας πίνακας ελέγχου πριν από τον έλεγχο μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως εσωτερικό έγγραφο για την ομάδα ελέγχου για να εξασφαλίσει ότι συγκεντρώνονται βασικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, μια λίστα ελέγχου μπορεί να απαιτεί από τον ελεγκτή να δημιουργεί εσωτερικά ορισμένες αναφορές και μετρήσεις, όπως οικονομικές καταστάσεις και βασικές μετρήσεις απόδοσης. Η συλλογή αυτών των πληροφοριών ανεξάρτητα από τον πελάτη ελέγχου προσδίδει περισσότερη αξιοπιστία στην ακρίβειά του. Επίσης, ο ελεγκτής μπορεί να συλλέξει πληροφορίες από τρίτες πηγές, όπως προμηθευτές, πιστωτές και πελάτες, χρησιμοποιώντας μια προσέγγιση λίστας ελέγχου.
Εσωτερική διασφάλιση ποιότητας
Ένας άλλος σκοπός της λίστας ελέγχου πριν από τον έλεγχο είναι να διασφαλιστεί ότι ακολουθούνται οι κατευθυντήριες γραμμές και οι πρακτικές του εσωτερικού ελέγχου. Για παράδειγμα, ένας κατάλογος ελέγχου μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία όπως απαιτούμενα δεδομένα, αναφορές ή αναλύσεις για κάθε έλεγχο ή έγκριση των στόχων του ελέγχου, το πεδίο εφαρμογής και τις διαδικασίες δοκιμών από τη διοίκηση του ελέγχου. Άλλα στοιχεία της λίστας ελέγχου μπορεί να περιλαμβάνουν την επικοινωνία με τον πελάτη ελέγχου και την επαλήθευση του διακανονισμού ταξιδιού του ελεγκτή. Η τεκμηρίωση του καταλόγου ελέγχου μπορεί να παράσχει αξιόπιστα στοιχεία σε εξωτερικά μέρη ότι η διαδικασία σχεδιασμού του ελέγχου ακολουθεί ορισμένα πρότυπα.
