Μια αποτελεσματική σύσταση ελέγχου παρέχει προτάσεις για τη διόρθωση προβλημάτων. Αφορά επίσης την αιτία των ζητημάτων. Η σύνταξη αποτελεσματικής σύστασης ελέγχου περιλαμβάνει την τεκμηρίωση των λεπτομερειών σχετικά με τον καθορισμό της τρέχουσας κατάστασης και την αντιμετώπιση της βασικής αιτίας για την ελαχιστοποίηση ή την εξάλειψη των μελλοντικών περιστατικών. Οι επαγγελματίες των επιχειρήσεων διεξάγουν ελέγχους για τη βελτίωση των λειτουργιών, την επικύρωση της αξιοπιστίας της χρηματοοικονομικής αναφοράς και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους νόμους και τους κανονισμούς. Οι εσωτερικοί έλεγχοι αξιολογούν επίσης τους μηχανισμούς ελέγχου και διατυπώνουν συστάσεις για τη βελτίωση της υποδομής ελέγχου.
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο για να γράψετε τη σύστασή σας ελέγχου ή κάντε λήψη ενός προτύπου. Για παράδειγμα, ένα πρότυπο συστάσεων ελέγχου λογισμικού περιλαμβάνει συνήθως έναν πίνακα για κάθε τύπο ελέγχου, με επικεφαλίδες όπως "Περιοχή", "Εύρεση", "Περιγραφή", "Σύσταση", "Διαχειριστής" και "Προθεσμία για δράση". πίνακα καθιστά ευκολότερη την ανάγνωση των πληροφοριών και τον εντοπισμό σημαντικών λεπτομερειών, όπως ημερομηνίες ολοκλήρωσης.
Για κάθε σύσταση, περιγράψτε το περιβάλλον ελέγχου. Αξιολογήστε τους κινδύνους που σχετίζονται με τις λειτουργίες. Καταγράψτε τις παρατηρήσεις σας σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση, συμπεριλαμβανομένης οποιασδήποτε ανάλυσης που πραγματοποιήθηκε για να προσδιορίσετε τη βασική αιτία των προβλημάτων. Προσδιορίστε τους ανθρώπους που σχετίζονται με τα ζητήματα και την επικοινωνία που τους στέλνεται. Δηλώστε τη στρατηγική για την παρακολούθηση της κατάστασης. Για παράδειγμα, εάν ανακαλύψετε ότι υπάρχουν διπλές πληρωμές λόγω σφάλματος προγραμματισμού λογισμικού, η σύστασή σας θα πρέπει να περιλαμβάνει μια οδηγία ώστε ο προγραμματιστής του λογισμικού να αναθεωρήσει τον κώδικα, να το διορθώσει, να δοκιμάσει το νέο λογισμικό και να το κυκλοφορήσει όσο το δυνατόν συντομότερα.
Προτεραιότητα στις διορθωτικές ενέργειες. Αναφέρετε πρώτα τις κρίσιμες ενέργειες. Διευκολύνετε τον εντοπισμό των προβλημάτων που απαιτούνται αμέσως και ποια ζητήματα μπορούν να επιλυθούν αργότερα. Η σύνταξη μιας χρήσιμης σύστασης ελέγχου επιτρέπει σε μια ομάδα έργου να ενεργήσει γρήγορα για την επίλυση των προβλημάτων, τη μείωση του κόστους και την εξασφάλιση της ακρίβειας.
Συνοψίστε τη σύσταση ελέγχου παρέχοντας μια περιγραφή του αποτελέσματος που επιθυμεί το σχέδιο αποκατάστασης. Μια αποτελεσματική σύσταση διατηρεί την ισορροπία μεταξύ των κινδύνων που εντοπίστηκαν και του κόστους που σχετίζεται με τον έλεγχο των προβλημάτων. Η σύστασή σας πρέπει να ορίζει σαφώς αν η σύσταση λύει το πρόβλημα, εξαλείφει το ζήτημα ή μετριάζει τον κίνδυνο. Επιπλέον, θα πρέπει να καταχωρίσετε τους πόρους που σχετίζονται με την εφαρμογή της σύστασής σας. Εάν απαιτούνται πρόσθετοι πόροι, προσδιορίστε τις δαπάνες που σχετίζονται με τον εντοπισμό και την απόκτηση τους. Περιγράψτε την απόδοση της επένδυσης για την εφαρμογή της σύστασης ελέγχου. Η σύστασή σας για τον έλεγχο θα πρέπει επίσης να προβλέπει την πιθανότητα επανάληψης του προβλήματος.
