Η μετάβαση σε χαρτί είναι ένα σημαντικό βήμα για μια επιχείρηση που θέλει να συμμετάσχει στην πράσινη ζωή. Η EPA εκτιμά ότι οι Αμερικανοί χρησιμοποιούν περίπου 99 εκατομμύρια τόνους χαρτιού κάθε χρόνο και το χαρτί αποτελεί το 34% των αποβλήτων στη χώρα. Εάν στέλνετε λογαριασμούς και άλλες ανακοινώσεις στους πελάτες σας τακτικά μέσω της αλληλογραφίας, πρέπει να τους ενημερώσετε για την πρόθεσή σας να πάτε χωρίς χαρτί εκ των προτέρων.
Διευκρινίστε και προσδιορίστε το χρονοδιάγραμμά σας για τη μετάβασή σας σε χαρτί καθώς και τις απαιτήσεις που πρέπει να πληροί ο πελάτης για να λαμβάνει χρεόγραφα. Για παράδειγμα, σε πολλές περιπτώσεις μπορεί να χρειαστεί να πάρετε την άδεια του πελάτη να σταματήσει να στέλνει δηλώσεις χαρτιού στο ταχυδρομείο πριν τον μετατρέψει σε χαρτί χωρίς χαρτί.
Αλλάξτε τους όρους συμφωνίας σας, όπως είναι απαραίτητο, για να συμπεριλάβετε την ενημερωμένη έκδοση σχετικά με τη χρέωση χωρίς χαρτί. Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με το εάν είναι προαιρετικό ή απαιτείται για πελάτες που προχωρούν.
Δημιουργήστε το μήνυμα ειδοποίησης μαζί με σαφείς οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο ο πελάτης μπορεί να επιβεβαιώσει τη λήψη των πληροφοριών σας σχετικά με τη χρέωση χωρίς χαρτί. Για παράδειγμα, εκτός από την ειδοποίηση με την ένδειξη της ενεργού ημερομηνίας χρέωσης χωρίς χαρτί, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε έναν ιστότοπο ή μια τηλεφωνική γραμμή για "συμμετοχή".
Συμπεριλάβετε μια ειδοποίηση σχετικά με την απόφασή σας να πάτε χωρίς χαρτί στο τμήμα μηνυμάτων των τελευταίων σας λογαριασμών χαρτιού στον πελάτη. Επισημάνετε την περιοχή με χρώμα ή γραμματοσειρά που ξεχωρίζει για να τραβήξει την προσοχή του. Να είστε βέβαιος να συμπεριλάβετε τους ενημερωμένους όρους σας με αυτές τις αποστολές επίσης.
Στείλτε ξεχωριστή κάρτα "υπενθύμισης" σε πελάτες που περιέχουν το μήνυμα σχετικά με την πρόθεσή σας να σταματήσετε να στέλνετε λογαριασμούς χαρτιού αλληλογραφίας.
Στείλτε ένα email στη λίστα των πελατών σας για να τους ενημερώσετε για την απόφαση χρέωσης χωρίς χαρτί. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να συνδέσετε απευθείας τον πελάτη με τον ιστότοπό σας για να κάνετε επιλογές συμμετοχής, εάν είναι απαραίτητο.
Συμβουλές
-
Εξηγήστε μερικά από τα οφέλη της μετάβασης χωρίς χαρτί στην επικοινωνία σας με τον πελάτη.
Συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο πριν μεταβείτε στη χρέωση χωρίς χαρτί για να βεβαιωθείτε ότι τηρείτε όλους τους κρατικούς και ομοσπονδιακούς νόμους.
