Ελέγξτε τους υπογράφοντες ή ελέγξτε τους υπογράφοντες, είναι άτομα εξουσιοδοτημένα να υπογράφουν επιταγές για επιχειρήσεις, εταιρείες και εταιρείες. Είναι υπεύθυνοι να διασφαλίζουν ότι οι έλεγχοι που υποβάλλονται προς υπογραφή είναι νόμιμοι και προετοιμάζονται σύμφωνα με τις λογιστικές διαδικασίες των οργανισμών τους. Ανάλογα με τη δομή των οργανώσεών τους, οι υπογράφοντες μπορεί να είναι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, λογιστές εποπτείας ή εταιρικοί υπάλληλοι. Αν και μεγάλες εταιρείες μπορούν να προετοιμάσουν επιταγές με τυπωμένες υπογραφές, οι έλεγχοι για ποσά μεγαλύτερα από ένα συγκεκριμένο ποσό μπορεί να απαιτούν μια "ζωντανή" υπογραφή ή πολλαπλές υπογραφές.
Έλεγχοι υπογραφής: Ορισμός του ονόματος σας στη γραμμή
Ο έλεγχος των υπογραφόντων είναι υπεύθυνος για την επαλήθευση ότι κάθε επιταγή που υπογράφουν είναι σωστά προετοιμασμένη και αντιπροσωπεύει νόμιμο επιχειρηματικό έξοδο. Οι υπογράφοντες μπορούν να θεωρηθούν υπεύθυνοι ή υπόκεινται σε ποινική έρευνα για την υπογραφή ελέγχων που διενεργούνται με δόλο ή παράνομο τρόπο. Κατά την υπογραφή επιχειρηματικών επιταγών, εξετάστε κάθε έλεγχο που υπογράφετε σαν να ήταν δικό σας. Δώστε ερωτήσεις εάν έχετε ανησυχίες για οποιαδήποτε επιταγή που σας ζητείται να υπογράψετε. Ακολουθήστε τις διαδικασίες του οργανισμού σας για την αναφορά ύποπτων εξαπάτησης ελέγχου.
Επιχειρηματικοί έλεγχοι 101
Οι επιχειρηματικές οργανώσεις μπορούν να χρησιμοποιούν έναν λειτουργικό λογαριασμό ή να χρησιμοποιούν πολλαπλούς λογαριασμούς για διαφορετικούς τύπους δαπανών. Ο έλεγχος των υπογραφόντων για μια επιχείρηση που χρησιμοποιεί πολλούς λογαριασμούς είναι υπεύθυνη για τη γνώση των λογαριασμών που χρησιμοποιούνται για την πληρωμή συγκεκριμένων εξόδων. Παραδείγματα λογαριασμών περιλαμβάνουν έναν γενικό λογαριασμό για γενικά λειτουργικά έξοδα, λογαριασμούς μισθοδοσίας, λογαριασμούς μεσεγγύησης για την κατοχή κεφαλαίων πελατών και λογαριασμοί που χρησιμοποιούνται για μάρκετινγκ και διαφήμιση. Παρόλο που ένας υπεύθυνος λογιστικής μπορεί να υποχρεωθεί να επαληθεύσει ότι χρησιμοποιούνται οι κατάλληλοι λογαριασμοί, η υπογραφή επιχειρηματικών επιταγών αντιπροσωπεύει την έγκρισή σας για κάθε υπογεγραμμένο έλεγχο.
Επαλήθευση ελέγχου των δικαιούχων και ποσά
Μην υπογράφετε τυφλούς ελέγχους. αν χάνονται ή κλαπούν, θα μπορούσατε να είστε υπεύθυνοι. Ελέγξτε κάθε έλεγχο που υπογράφετε για την επαλήθευση του δικαιούχου και το ποσό που καταβάλλεται. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με έναν δικαιούχο πληρωμής, ζητήστε τεκμηρίωση για να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας της πληρωμής. Οι πληρωμές στους πωλητές θα πρέπει να συνοδεύονται από πρωτότυπα τιμολόγια. Αντιστοιχίστε το γραπτό ποσό με το αριθμητικό ποσό που εμφανίζεται σε κάθε έλεγχο. Βεβαιωθείτε ότι το ποσό κάθε επιταγής εμπίπτει στην αρχή υπογραφής σας.
Πρόληψη της απάτης και λογιστικά προβλήματα
Ο έλεγχος των υπογραφόντων πρέπει να γνωρίζει και να ακολουθεί τις λογιστικές διαδικασίες της εταιρείας. Είναι υπεύθυνοι για την επισήμανση των ελέγχων που έχουν εκδοθεί ακατάλληλα. Κάντε ερωτήσεις αν δεν είστε ικανοποιημένοι με οποιαδήποτε πτυχή ενός ελέγχου που παρουσιάζεται για υπογραφή. Μην κινδυνεύετε να υπογράψετε μια επιταγή η οποία μπορεί αργότερα να αμφισβητηθεί ή να διαπιστωθεί ότι εκδόθηκε δόλια. Συμβουλευτείτε τους συναδέλφους ή / και τους ανωτέρους, κατά περίπτωση, όταν υποβάλλονται ύποπτοι έλεγχοι για υπογραφή. Η τήρηση ενός ημερολογίου των επιταγών που υπογράφηκαν και η διαπίστωση τυχόν ζητημάτων με τους ελέγχους που υποβλήθηκαν για υπογραφή και τις επακόλουθες ενέργειες που έγιναν μπορεί να σας βοηθήσει να σας ξεκαθαρίσουμε από τη συμμετοχή σας σε υποτιθέμενη εγκληματική δραστηριότητα
