Μια Αίτηση Υποβολής Προτάσεων είναι ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε και διανεμήθηκε στους πιθανούς αναδόχους, επιτρέποντάς τους να υποβάλουν προσφορές για ένα συγκεκριμένο έργο. Μια RFP δίνει στους εργολάβους μια περιγραφή του έργου και τι αναζητά ο οργανισμός. Οι εργολάβοι επιλέγουν τότε εάν θέλουν να γράψουν μια πρόταση στο RFP ή όχι. Πρέπει να αποφασίσουν εάν είναι σε θέση να ολοκληρώσουν το έργο και αν θα είναι χρήσιμο για την εταιρεία.
Μελετήστε το RFP. Το παρόν έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει οδηγίες καθώς και λεπτομερή επεξήγηση του έργου. Αφού αποφασίσετε να κάνετε προσφορά για το έργο, ακολουθήστε όλες τις γραπτές οδηγίες που περιλαμβάνονται στο RFP.
Δημιουργήστε ένα φύλλο κάλυψης. Τα περισσότερα RFPs ζητούν από έναν αντισυμβαλλόμενο να δημιουργήσει ένα φύλλο οδηγιών για την πρότασή του. Στο εξώφυλλο, γράψτε το όνομα της εταιρείας που παρουσιάζει το RFP, το όνομα της εταιρείας σας και μια σύντομη περιγραφή του συγκεκριμένου έργου. Αυτές οι πληροφορίες περιέχονται γενικά στο διοικητικό τμήμα του RFP. Σε αυτήν την ενότητα παρέχονται επίσης άλλες λεπτομέρειες, όπως ημερομηνίες λήξης προθεσμίας και πού να υποβληθούν οι προτάσεις.
Παρέχετε μια επισκόπηση της εταιρείας σας. Δηλώστε στοιχεία σχετικά με την επιχείρησή σας, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου που είναι στην επιχείρηση, του είδους της εργασίας που ειδικεύεται και κάθε σημαντικής πληροφορίας που θέτει την εταιρεία εκτός από άλλους.
Αναφέρατε την επισκόπηση του έργου. Οι προτάσεις γενικά είναι γραμμένες για να δώσουν απάντηση σε ένα πρόβλημα. Σε αυτό το είδος της πρότασης, το πρόβλημα είναι το έργο που πρέπει να γίνει. Η λύση είναι ότι η εταιρεία σας μπορεί να εκτελέσει το έργο και να ολοκληρώσει ολόκληρο το έργο με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Γράψτε μια δήλωση εργασίας. Αυτό το μέρος της πρότασης περιλαμβάνει όλες τις τεχνικές απαιτήσεις του έργου, συμπεριλαμβανομένων των προδιαγραφών απόδοσης, των καθηκόντων προετοιμασίας του χώρου και των απαιτήσεων ελέγχου ποιότητας. Αυτή η δήλωση βοηθά την εταιρεία που εξέδωσε το RFP να επιλέξει έναν ανάδοχο. Αυτό το τμήμα απαιτεί μεγάλη έρευνα για να περιγράψει και να περιγράψει λεπτομερώς κάθε τεχνικό θέμα του έργου. Παρέχει επίσης μια λεπτομερή περιγραφή για το πώς σκοπεύετε να ολοκληρώσετε και να ολοκληρώσετε ολόκληρο το έργο.
Καταγράψτε τις αναφορές σας. Προσφέρετε ονόματα άλλων εταιρειών με τις οποίες έχετε κάνει παρόμοια δουλειά. Γράψτε σε ονόματα εταιρειών, ονόματα επαφών και αριθμούς τηλεφώνου.
Συμπεριλάβετε ένα πρόγραμμα τιμολόγησης. Προσφέρετε μια λεπτομερή περιγραφή κόστους αναλύοντας όλα τα έξοδα, συμπεριλαμβανομένων των υλικών και της εργασίας. Να είστε βέβαιος να συμπεριλάβετε κάθε κόστος που θα υποστείτε και να δηλώσετε όλες τις πληροφορίες που επιτρέπουν σαφώς στον αναγνώστη να καταλάβει εύκολα τον τρόπο τιμολόγησης της εργασίας και ποιο είναι το συνολικό κόστος του έργου.
Περιγράψτε τις πληροφορίες αδειοδότησης. Συμπεριλάβετε αριθμούς αδειών που αποδεικνύουν ότι είστε ασφαλισμένοι, δεσμευμένοι και καλύπτονται για κάθε πτυχή του έργου που θα κάνετε.
