Για τον καθορισμό της διαχείρισης συμβάσεων με τους απλούστερους όρους, είναι καθήκον να διασφαλιστεί ότι οποιοσδήποτε ανάδοχος εκπληρώνει την εργασία του στους όρους και τις διατάξεις που περιλαμβάνονται στη σύμβαση. Έχοντας επίβλεψη για την αλίευση των αποκλίσεων και των ανεκπλήρωτων όρων, όπως συμβαίνουν, σημαίνει ότι το έργο ή το πρόσωπο είναι πιο πιθανό να επιτύχει στην εκτέλεση του συμβολαίου για να διορθώσει προβλήματα ή παραλείψεις πολύ καιρό μετά το γεγονός και όχι λίγο μετά την εμφάνισή τους. Οι μεγάλες δεξιότητες διαχείρισης συμβολαίων είναι ανεκτίμητες σε εταιρείες που απασχολούν εργολάβους σε τακτική βάση.
Ποια είναι η διαδικασία της σύμβασης;
Κατά τη δημιουργία μιας σύμβασης, ξεκινά μια διαδικασία επτά σταδίων. Και οι επτά από αυτές τις φάσεις εμπίπτουν στην ομπρέλα διαχείρισης συμβολαίων και η διοίκηση των συμβάσεων δεν χτυπάει πραγματικά μέχρι το βήμα πέντε. Ένας διαχειριστής σύμβασης μπορεί να απασχολείται για την επίβλεψη της σύμβασης, και ο ρόλος τους αρχίζει μόλις αρχίσει η συζήτηση για μια σύμβαση. Αλλά με οποιαδήποτε μεγάλη ομάδα εποπτείας συμβολαίων, ένας διευθυντής και ένας διαχειριστής μπορούν να δουλεύουν παράλληλα και στα επτά στάδια.
Το πρώτο βήμα είναι να γνωρίζουμε ποιος θα είναι ο στόχος της σύμβασης. Ποιοι είναι οι κίνδυνοι και οι προσδοκίες; Ποιες είναι οι ανάγκες και η διάρκεια; Γιατί είναι απαραίτητη η σύμβαση;
Το δεύτερο βήμα αφορά τη σύνταξη της σύμβασης. Η νομική ομάδα θα πρέπει να είναι επί του σκάφους για να εξασφαλίσει ότι δεν υπάρχουν αμφιβολίες, διότι η έλλειψη σαφήνειας μπορεί να αφήσει μια σύμβαση ευάλωτη για μη εκπλήρωση ή χαμηλή απόδοση.
Το τρίτο βήμα είναι όταν συμβαίνει η διαπραγμάτευση. Ο δεύτερος συμβαλλόμενος λαμβάνει τη σύμβαση και εκμεταλλεύεται την ευκαιρία να σφυρηλατήσει οποιαδήποτε θέματα μπορεί να έχει ή να εξαλείψει οτιδήποτε αντιλαμβάνεται ως μη ρεαλιστικό ή άδικο. Για να αποφύγετε μια δύσκολη διαπραγμάτευση των συμβάσεων, είναι σωστό να συντάξετε τη σύμβαση μετά από κάποια επικοινωνία, ώστε να κατανοήσετε τις προσδοκίες του άλλου μέρους. Μόλις αρχίσουν οι διαπραγματεύσεις και η ανταλλαγή δίνει / λάβει, λέγεται "redlining", και μπορεί να πάρει περίπλοκο εάν η ομάδα δεν είναι πάνω από τις αλλαγές. Η χρήση του λογισμικού διαχείρισης συμβολαίων μπορεί να κάνει αυτό, καθώς και διοικητική εποπτεία, μια πολύ πιο εύκολη διαδικασία. Υπάρχουν μερικές δωδεκάδες καλώς συνιστώμενες λύσεις λογισμικού διαχείρισης που μπορεί να καταστήσουν μια σύμβαση ευκολότερη, ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Η έγκριση έρχεται στο βήμα τέσσερα. Για τις μεγαλύτερες εταιρείες, ενδέχεται να υπάρχει διαδικασία ελέγχου ή συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου που απαιτείται για να μεταβείτε στη σύμβαση και να λάβετε έγκριση. Το λογισμικό διαχείρισης μπορεί να απλοποιήσει αυτό το γεγονός, επιτρέποντας την έγκρισή του σε πραγματικό χρόνο από εκείνους που έχουν την εξουσία να το δώσουν.
Το βήμα πέντε αφορά την υπογραφή της διακεκομμένης γραμμής. Η εκτέλεση της σύμβασης σημαίνει λήψη υπογραφών και τελικών συμφωνιών. Χρονολόγηση και μάρτυρες μπορεί να απαιτηθούν. Οι νομικά δεσμευτικές ηλεκτρονικές υπογραφές είναι χρήσιμες εδώ όταν τα μέρη δεν είναι στην ίδια πόλη ή χώρα. Ένας διαχειριστής φροντίζει να είναι ο καθένας στο χρονοδιάγραμμα για να ολοκληρωθεί η διαδικασία εκτέλεσης πριν από την υπογραφή προθεσμιών.
Μετά την αποδοχή και εκτέλεση της σύμβασης, ενδέχεται να απαιτηθούν τροποποιήσεις και αναθεωρήσεις καθώς τα έργα και οι εργασίες εκτελούνται. Η διαχείριση αυτών μπορεί να είναι μέρος του ρόλου του διαχειριστή του συμβολαίου και μπορεί να απλοποιηθεί μέσω προγραμμάτων διαχείρισης συμβάσεων. Η ενημέρωση σχετικά με τις αλλαγές και τις τροποποιήσεις είναι το έκτο στάδιο της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων.
Ο διαχειριστής της σύμβασης είναι τώρα εμπρός και επίκεντρο των ευθυνών, καθώς έρχεται το έβδομο στάδιο της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων. Θα πρέπει να υπάρχουν ορόσημα κατά τη διάρκεια του τρόπου με τον οποίο ο διαχειριστής θα παρακολουθεί την πρόοδο και την επιτυχία στις συμβεβλημένες υπηρεσίες. Οι τακτικοί έλεγχοι σημαίνουν αποτυχίες ή κατάληψη ευκαιριών που θα μπορούσαν να προκύψουν κατά μήκος της πορείας. Θα πρέπει να υπάρχουν υπενθυμίσεις και ειδοποιήσεις για πράγματα όπως τα στάδια ανανέωσης και ολοκλήρωσης, τα οποία θα πρέπει να κοινοποιούνται σε όλες τις ανώτερες διοικητικές μονάδες, οι οποίες πρέπει να ενημερώνονται για την πρόοδο των συμβάσεων. Ο διαχειριστής και ο διαχειριστής των συμβάσεων πρέπει να είναι επικοινωνιακά και ενεργά ώστε να αποφεύγονται τυχόν καθυστερήσεις ή λήξεις χωρίς δράση.
Τι είναι οι λειτουργίες διαχείρισης συμβάσεων;
Υπάρχει πολύ περισσότερο σε αυτή τη δουλειά από αυτό που συναντά το μάτι. Για να είναι μεγάλη στη διοίκηση των συμβάσεων, σημαίνει να εργάζεστε καλά με στελέχη και προσωπικό σε όλα τα επίπεδα. Όντας ένας μεγάλος επικοινωνιακός μπορεί να σημαίνει συμβολή στη δημιουργία αποτελεσματικότερων συμβάσεων και η εξασφάλιση της κάλυψης όλων των αναγκών και των επιθυμιών. Προς το σκοπό αυτό, θα πρέπει να είναι ομαλή στη σύνδεση τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά. Αυτό μπορεί να απαιτεί την ικανότητα να εργάζεται με μέρη σε διεθνές επίπεδο και σχεδόν βέβαια θα απαιτεί συνεργασία με τις νομικές και τις ομάδες προμηθειών.
Οι διαπραγματευτικές ικανότητες του διαχειριστή του έργου δεν θα συζητηθούν. Θα χρησιμοποιήσουν καταλαβαίνω και διορατικότητα για να σφυρηλατήσουν την τιμολόγηση, τις προϋποθέσεις για την εκπλήρωση και τους όρους, ενώ είναι η παρακολούθηση αίθουσα που βεβαιώνεται ότι όλα αυτά πληρούνται καθώς ο χρόνος εξελίσσεται. Επίσης, θα είναι σίγουροι για τους αναλυτές κινδύνου, καθώς θα είναι σε θέση να εξακριβώσουν εάν οι τροποποιήσεις ή οι αναθεωρήσεις ενδέχεται να έρχονται σε αντίθεση με τα καλύτερα συμφέροντα της εταιρείας τους.
Οι διαχειριστές συμβολαίων πρέπει να είναι καλοί όχι μόνο να επιλύουν τις συγκρούσεις αλλά να τους εντοπίζουν πριν κλιμακωθούν. Αυτό μπορεί να σημαίνει εργασία για τη δημιουργία σαφών γλωσσών και κανόνων που θα μπορούσαν να εφαρμοστούν σε μελλοντικές συμβάσεις, ή ακόμα και σε τρέχουσες συμβάσεις, για την επίλυση ή την αποφυγή προβλημάτων.
Είναι απαραίτητη η υποβολή εκθέσεων σχετικά με την πρόοδο στη διαχείριση και άλλους σημαντικούς παίκτες, ακόμη και αν τα πράγματα πάνε ομαλά, καθώς πολλές άλλες πτυχές της επιχείρησης ενδέχεται να επηρεαστούν από οποιαδήποτε επιτυχία ή λόξυγγας στη σύμβαση.
Τέλος, θα παρακολουθούν τις ταμειακές ροές για να διασφαλίσουν ότι οι εκταμιεύσεις και οι άλλες συμβατικές πληρωμές γίνονται σωστά και σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και ότι λαμβάνονται από τα κατάλληλα συμβαλλόμενα μέρη.
Καριέρα στη διαχείριση συμβάσεων
Η διοίκηση των συμβάσεων είναι ένας αυξανόμενος τομέας, ενώ το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας δείχνει ότι οι ευκαιρίες απασχόλησης ενδέχεται να αυξηθούν κατά 10% μεταξύ 2016 και 2026, μια τροχιά ανάπτυξης υψηλότερη από ό, τι στις περισσότερες σταδιοδρομίες. Λαμβάνοντας υπόψη πόσο είναι η επιτυχία της σύμβασης, αυτή είναι μια εργασία που απαιτεί τριτοβάθμια εκπαίδευση, με το ελάχιστο να είναι πτυχίο πανεπιστημίου σε συνδυασμό με πολλές συμβατικές πρακτικές ή με μεταπτυχιακό δίπλωμα στη διοίκηση επιχειρήσεων με συναφή πτυχία στη λογιστική, στα οικονομικά και στα μαθηματικά. Τα νομικά διπλώματα είναι επίσης συχνά κατάλληλα για αυτή τη σταδιοδρομία.
Οι βιομηχανίες που απαιτούν διαχειριστές συμβάσεων είναι ευρέως διαδεδομένες. Η κατασκευή είναι ένας τεράστιος χώρος για τη διαχείριση συμβάσεων και τη διοίκηση, και οι υποψήφιοι μπορούν να επωφεληθούν από την ύπαρξη μηχανικής ή αρχιτεκτονικής εκπαίδευσης εκτός από ένα πτυχίο επιχειρήσεων. Ο αθλητισμός είναι μια μεγάλη διαίρεση διοίκησης συμβολαίων, με όλους από τους πωλητές τροφίμων στους παίκτες που πρέπει να είναι συμβεβλημένοι. Οποιοδήποτε είδος κατασκευής ή μηχανικής εταιρείας θα χρειαστεί ένα σταθερό χέρι με συμβάσεις. Τα εκπαιδευτικά ιδρύματα, όπως τα κολέγια και τα σχολεία, ασχολούνται συνεχώς με συμβάσεις κάθε είδους, όπως και κάθε είδους κυβερνητική επιχείρηση. Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού ασχολούνται και με τη διοίκηση και τη διαχείριση συμβάσεων.
Δεξιότητες Κάθε Ανάδοχος των Συμβολαίων χρειάζεται
Μπορεί να υπάρχει μια νομική ομάδα που συμμετέχει στη σύναψη συμβάσεων, αλλά η δουλειά του διαχειριστή είναι να υποστηρίζει όλα τα επίπεδα της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων. Κατά συνέπεια, πρέπει να έχουν εξαιρετικές γραπτές και προφορικές γλωσσικές δεξιότητες. Η πραγματικότητα των συμβολαίων είναι ότι ακόμη και ένα λανθασμένο κόμμα μπορεί να μεταβάλει δραματικά το νόημα μιας γραμμής, που θα μπορούσε να φέρει σοβαρό φούσκωμα με αυτό. Αυτό σημαίνει ότι οι δεξιότητες κατανόησης της ανάγνωσής τους πρέπει να είναι κορυφαίες.
Η επίβλεψη του διαχειριστή θα επωφεληθεί από μια προσεκτική προσοχή στη λεπτομέρεια - είναι το είδος του ατόμου που πιθανώς παρατηρεί ανορθόγραφες μενού εστιατορίου. Παρατηρούν επίσης την ποιότητα της εργασίας και μπορούν εύκολα να εντοπίσουν ασυνέπειες.
Ο διαχειριστής της σύμβασης πρέπει να έχει τόσο αποδεδειγμένες ικανότητες ηγεσίας, αλλά και να είναι σε θέση να είναι ένας σταθερός παίκτης της ομάδας. Αυτές οι ικανότητες και οι τάσεις διαχείρισης των ομάδων θα τους εξυπηρετήσουν καλά όταν έρθει η ώρα να κάνουμε εκθέσεις, να διαπραγματευτούμε μεταξύ των μερών και των τμημάτων και να ολοκληρώσουμε την επίβλεψη της εκτέλεσης της σύμβασης.
Εάν αυτές είναι δεξιότητες που κατέχετε και αγαπάτε την ιδέα μιας δύσκολης σταδιοδρομίας σε έναν αυξανόμενο τομέα, η διοίκηση της σύμβασης μπορεί να είναι η καριέρα για εσάς.
Το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας περιλαμβάνει τους διαχειριστές συμβάσεων υπό την αιγίδα των διαχειριστών διοικητικών υπηρεσιών και δηλώνει ότι το μέσο εισόδημα σε αυτούς τους διοικητικούς ρόλους για το 2017 ήταν $ 94.020.
