Η δουλειά του ταμία είναι, από πολλές απόψεις, η πιο σημαντική δουλειά στο διοικητικό συμβούλιο ενός οργανισμού. Ο ταμίας του συλλόγου είναι υπεύθυνος για όλα τα χρήματα ενός συλλόγου, τόσο εισερχόμενα όσο και εξερχόμενα, και πρέπει να τηρεί ακριβή αρχεία για να εξασφαλίσει τη συμμόρφωση με το νόμο.
Συλλογή τιμολογίων
Η είσπραξη τελών είναι μια σχεδόν καθολική δουλειά ενός ταμίας του συλλόγου. Η δουλειά είσπραξης τελών ξεκινά όταν ξεκινά η χρονιά του συλλόγου, είτε αυτός είναι ο Αύγουστος, όπως είναι χαρακτηριστικός των σχολικών σωματείων ή τον Ιανουάριο, όπως και με τους οργανισμούς εξυπηρέτησης. Η δουλειά είσπραξης τελών είναι απλή, αλλά απαιτεί καλή τήρηση αρχείων. Οι ταμειακοί θα πρέπει να διατηρούν μια λίστα με τους ανθρώπους που έχουν καταβάλει τα τέλη τους έτσι ώστε να συμβαδίζουν με την ιδιότητα του μέλους της λέσχης.
Πληρωμή λογαριασμών
Μία από τις θέσεις του ταμία είναι να πληρώσει τους λογαριασμούς για τους συλλόγους. Σε σχολικές ρυθμίσεις, αυτό μπορεί να γίνει μέσω απαιτήσεων από διευθυντές σχολείων ενώ σε κοινοτική οργάνωση, ο σύλλογος έχει συνήθως έναν λογαριασμό ελέγχου. Ο ταμίας πρέπει να καταγράφει όλους τους λογαριασμούς που καταβλήθηκαν και γιατί καταβλήθηκαν σε περίπτωση που απαιτούνται περαιτέρω εξηγήσεις.
Προετοιμασία προϋπολογισμού
Ο προϋπολογισμός είναι το θεμελιώδες έγγραφο ενός συλλόγου. Παρόλο που κάποιες λέσχες προτιμούν να σχεδιάσουν μια εκδήλωση τότε βρίσκουν έναν τρόπο να το χρηματοδοτήσουν, κάτι τέτοιο μπορεί να προκαλέσει μια πίεση στον σύλλογο. Ο ταμίας του συλλόγου θα πρέπει να επιμείνει στη συγκέντρωση ενός προϋπολογισμού προτού ξεκινήσει οποιαδήποτε προσπάθεια συγκέντρωσης κεφαλαίων. Ο προϋπολογισμός πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα έξοδα, ακόμη και τα μικρά διοικητικά έξοδα.
Αναφορά χρηματοοικονομικών πληροφοριών
Μια τυπική συνεδρίαση του οργανωτικού συμβουλίου απαιτεί μια οικονομική έκθεση από τον ταμία του συλλόγου. Αυτή η οικονομική έκθεση πρέπει να περιλαμβάνει τα αρχικά και τα τελικά υπόλοιπα οποιωνδήποτε λογαριασμών. Όλα τα χρήματα που θα εισπραχθούν θα πρέπει να καλύπτονται και οι λογαριασμοί που καταβάλλονται θα πρέπει να αναφέρονται. Η οικονομική έκθεση πρέπει να είναι εύκολη στην κατανόηση και ο ταμίας πρέπει να είναι ανοιχτός για να απαντά σε ερωτήσεις σχετικά με αυτό.
Προετοιμασία ενός διαδόχου
Όταν εκλέγεται ένας νέος ταμίας, ο τρέχων ταμίας πρέπει να προετοιμάσει αυτόν τον άνθρωπο εξηγώντας τη διαδικασία τήρησης αρχείων και αφήνοντας τον διάδοχο να δει όλες τις πληροφορίες.
