Οι επιχειρήσεις προσφέρουν πίστωση για υπηρεσίες ή αγαθά - ένα κίνητρο που επιτρέπει στους πελάτες να πληρώσουν αργότερα για τα αντικείμενα που τους αγόρασαν. Αλλά ακόμη και οι πελάτες με μεγάλες προθέσεις μπορούν να πάρουν χαλαρή ή αδυναμία να πληρώσουν ένα τιμολόγιο, δημιουργώντας το δυσάρεστο έργο συλλογής. Ένας ληξιπρόθεσμος δανειστής επιδεινώνει δραστικά τις ταμειακές ροές των επιχειρήσεων, καθιστώντας δύσκολο για εσάς να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας. Η ενεργητικότητα των χρεών των πελατών πριν από την εμφάνισή τους μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι θα πληρώσετε εγκαίρως. Αλλά αν αυτό δεν λειτουργήσει, υπάρχουν βήματα που μπορείτε να κάνετε για να προωθήσετε τις καλές επιχειρηματικές πρακτικές και τις μεγάλες σχέσεις με εκείνους που σας χρωστάνε χρήματα.
Αποφύγετε να πάρετε νέους πελάτες με κακή πίστωση. Τραβήξτε ένα αντίγραφο της πιστωτικής έκθεσης του δυνητικού πελάτη ή ζητήστε αναφορές πίστωσης όταν υποβάλλετε αίτηση για πίστωση. Ελέγξτε τις αναφορές πίστωσης για τον δυνητικό πελάτη και καλέστε τους να επαληθεύσουν ότι είναι πελάτες με καλή θέληση. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε αντίγραφο των οικονομικών καταστάσεων του δυνητικού πελάτη για να πάρετε μια ιδέα της φερεγγυότητάς τους.
Αποκτήστε μια υπογεγραμμένη σύμβαση από πελάτες που διευκρινίζει με σαφήνεια τις προσδοκίες για παράδοση και πληρωμή - συμπεριλαμβανομένων τυχόν τελών ή νομικών συνεπειών για καθυστερημένες πληρωμές. Υπογράψτε τη σύμβαση και από τα δύο μέρη και την ημερομηνία. Έχετε τους πελάτες αρχικά τους όρους πληρωμής ξεχωριστά, ώστε να γνωρίζετε ότι κατανοούν αυτή την υποχρέωση βάσει της σύμβασής τους.
Δημιουργήστε θετικές σχέσεις με τους πελάτες σας που δυσκολεύουν να αγνοήσουν τα αιτήματά σας για έγκαιρη πληρωμή. Αναπτύξτε φιλίες με την ηγεσία της εταιρείας. Κρατήστε εκδηλώσεις για να ανταμείψετε τους πελάτες σας για να είστε καλοί πελάτες.
Προσφέρετε εκπτώσεις για πρόωρες πληρωμές. Για παράδειγμα, πολλές εταιρείες προσφέρουν όρους πρόωρης πληρωμής, όπως 2% έκπτωση για την πληρωμή του λογαριασμού εντός 10 ημερών από την ημερομηνία του τιμολογίου. Ομοίως, επιβάλλει κυρώσεις ή τόκους υπερημερίας, το οποίο διευκρινίζεται σαφώς στη σύμβαση.
Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να επιβεβαιώσετε ότι ο πελάτης έλαβε το τιμολόγιό σας λίγες ημέρες μετά την αποστολή του. Εάν στέλνετε τιμολόγια μέσω της αλληλογραφίας, μπορείτε να επιβεβαιώσετε την παραλαβή του τιμολογίου εντός τουλάχιστον μιας εβδομάδας αποστολής. Αν τους στείλετε τιμολόγια μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ρυθμίστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ώστε να σας αποστέλλεται μια απόδειξη "Ανάγνωση" όταν το διαβάζουν.
Επικοινωνήστε με τον πελάτη σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λίγες ημέρες προτού το τιμολόγιο οφείλεται να του υπενθυμίσετε απαλά την πληρωμή. Εάν δεν έχετε λάβει πληρωμή μέχρι την ημερομηνία λήξης, στείλτε μια άλλη ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τουλάχιστον πέντε ημέρες μετά την ημερομηνία λήξης για την παρακολούθηση. Αφήστε τους να γνωρίζουν ότι το τιμολόγιο είναι καθυστερημένο, αλλά συμπεριλάβετε ένα σχόλιο για να αγνοήσετε το αίτημα εάν έχει ήδη πραγματοποιηθεί πληρωμή.
Καλέστε τον πελάτη επτά έως οκτώ ημέρες μετά την καθυστέρηση της πληρωμής για να ελέγξετε την κατάστασή του. Ενημερώστε για το πότε θα πραγματοποιηθεί η πληρωμή ή ζητήστε την παράδοση απομάκρυνσης για να βεβαιωθείτε ότι έχει παραληφθεί.
Αφήστε τον εκπρόσωπο πωλήσεων του πελάτη να γνωρίζει ότι ο πελάτης δεν έχει πραγματοποιήσει πληρωμή αν έχει καθυστερήσει περισσότερο από μία εβδομάδα. Ο διαχειριστής που εποπτεύει τον λογαριασμό μπορεί να έχει κάποια κλίση με τον πελάτη και μπορεί να ζητήσει πληρωμή.
Απαγορεύεται η συνεργασία με τον πελάτη έως ότου ενημερωθεί ο καθυστερημένος λογαριασμός. Μην παραδίδετε επιπλέον εμπορεύματα ούτε αποδέχεστε περαιτέρω δικαιολογίες σχετικά με το γιατί δεν έχουν γίνει πληρωμές. Απλά σταματήστε να συνεργάζεστε με τον πελάτη μέχρι να διορθωθεί η κατάσταση.
Συμβουλές
-
Ο υπεύθυνος πωλήσεων ή μάρκετινγκ που είναι υπεύθυνος για τον λογαριασμό του πελάτη μπορεί να είναι ένας από τους καλύτερους ανθρώπους που θα χρησιμοποιήσει όταν προσπαθεί να κάνει συλλογές. Αυτό το άτομο έχει συνήθως μια σταθερή σχέση με τον πελάτη και μπορεί να βρει το πρόβλημα πίσω από καθυστερημένες πληρωμές.
Προειδοποίηση
Εάν ένας πελάτης δηλώσει ότι η καθυστερημένη πληρωμή θα αποσταλεί μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία και δεν θα φτάσει, μην επιτρέψετε στον πελάτη περισσότερη πίστωση μέχρι να πληρωθεί ολόκληρος ο λογαριασμός. Μπορείτε να βάλετε τέτοιους πελάτες μόνο σε μετρητά, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να πληρώσουν για τα αγαθά και τις υπηρεσίες τους κατά τη στιγμή της παραγγελίας.
