Αν έχετε καταναλωτή να γκρινιάζει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία που δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σας, ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διασφαλίσετε ότι οι ανησυχίες σας αντιμετωπίζονται σοβαρά είναι η σύνταξη επιστολής καταγγελίας. Αν και μπορεί να είναι δύσκολο να προσδιορίσετε τον καλύτερο τρόπο για να ξεκινήσετε μια επιστολή καταγγελίας, υπάρχουν διάφορες στρατηγικές που μπορείτε να ακολουθήσετε.
Αντιμετώπιση της επιστολής
Η αντιμετώπιση της επιστολής καταγγελίας σας σε ένα συγκεκριμένο άτομο θα μειώσει την πιθανότητα η επιστολή σας να αγνοηθεί ή να "πέσει μέσα από τις ρωγμές". Ξεκινήστε την επιστολή σας απευθυνόμενος στο συγκεκριμένο άτομο που είναι αρμόδιο να απαντήσει στην καταγγελία σας. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τον τίτλο αυτού του ατόμου. Συνήθως, ο ιστότοπος μιας εταιρείας θα έχει πληροφορίες σχετικά με το ποιος ή πού θα κατευθύνει τα παράπονα των πελατών. Πριν γράψετε την επιστολή σας, κάντε κάποια έρευνα για να βεβαιωθείτε ότι την στείλετε στο κατάλληλο άτομο.
Φτανω στο σημειο
Ξεκινήστε με μια σύντομη επικεφαλίδα που αναφέρει το ζήτημα που προσπαθείτε να επιλύσετε, πριν από την πρώτη παράγραφο, με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, εάν η καταγγελία σας αφορά μια πτήση αεροπορικής εταιρείας, συμπεριλάβετε την ημερομηνία ταξιδιού, τη διαδρομή και τον αριθμό πτήσης. Μετά την επικεφαλίδα, η πρώτη παράγραφος θα πρέπει να συνοψίζει την καταγγελία. Βγείτε γρήγορα στο σημείο της πρώτης παραγράφου της πρώτης σας παραγράφου και περιγράψτε τις συγκεκριμένες καταγγελίες που σχετίζονται με τα αγαθά ή τις υπηρεσίες της εταιρείας. Περιλάβετε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες ενώ παραμένετε σύντομες και σεβαστές.
Ξεκινήστε με θετικό
Μια άλλη μέθοδος για την εκκίνηση μιας επιστολής καταγγελίας είναι η χρήση της πρώτης σας παραγράφου για να πείτε κάτι θετικό για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της εταιρείας πριν ξεκινήσετε την καταγγελία σας. Αυτή η προσέγγιση θέτει τον αναγνώστη σε μια λιγότερο αντιφατική θέση, που μπορεί να τον οδηγήσει να είναι πιο πρόθυμος να συνεργαστεί μαζί σας για να αντιμετωπίσει την καταγγελία σας. Ξεκινήστε την πρώτη σας πρόταση με μια ευνοϊκή εμπειρία που είχατε με την εταιρεία στο παρελθόν, επισημαίνοντας μερικά από τα θετικά χαρακτηριστικά της εταιρείας και, στη συνέχεια, περιγράψτε τη φύση της καταγγελίας σας στη δεύτερη πρόταση ή παράγραφο.
Γενικές συμβουλές
Το USA.gov προσφέρει συμβουλές σχετικά με τον τρόπο σύνταξης μιας αποτελεσματικής επιστολής καταγγελίας, επισημαίνοντας ότι συχνά μια επιστολή που στέλνεται μέσω ταχυδρομείου είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας με μια εταιρεία. Επίσης, πιθανότατα θα έχετε καλύτερα αποτελέσματα εάν χρησιμοποιήσετε έναν άμεσο, μη αντιφατικό τόνο. μια θυμωμένη, απειλητική ή σαρκαστική επιστολή μπορεί να είναι λιγότερο αποτελεσματική από μια επιστολή η οποία είναι ήρεμη και ορθολογική. Επιπλέον, θα πρέπει να δηλώσετε με σαφήνεια πώς θα θέλατε να επιλυθεί το πρόβλημα. Τέλος, τεκμηριώνετε κάθε βήμα που λαμβάνετε και κάθε γράμμα που γράφετε και διατηρείτε αντίγραφα.
