Η τεκμηρίωση αποτελεί μέρος της καθημερινής ζωής στον κόσμο της συλλογής προσωπικών, οικονομικών και γενικών δεδομένων και συνεπώς είναι μόνο σωστό να διενεργούνται περιοδικοί έλεγχοι στις μεθόδους χειρισμού των εγγράφων. Ο έλεγχος δείχνει τα μέτρα που εφαρμόζονται, τις μεθόδους που πρέπει να αλλάξουν και τους τρόπους για την πραγματοποίηση αυτών των αλλαγών.
Διαδικασία σύναψης συμβάσεων
Ένας οργανισμός θα πρέπει να επαληθεύει περιοδικά εάν τηρείται η διαδικασία για την προμήθεια των εγγράφων. Ο έλεγχος μπορεί να δείξει εάν ο οργανισμός διαθέτει επί του παρόντος μέθοδο διαχείρισης της τεκμηρίωσης, εάν τα απαραίτητα έγγραφα έχουν εγκριθεί από εξουσιοδοτημένο προσωπικό και πόσο αποτελεσματικά γίνεται η επεξεργασία των εγγράφων. Αυτό το τμήμα του ελέγχου μπορεί επίσης να δείξει πόσο προσβάσιμα είναι τα έγγραφα.
Αποθήκευση εγγράφων
Τα έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν ως αρχεία σε έντυπη μορφή ή ηλεκτρονικά. Ο έλεγχος μπορεί να δείξει εάν τα συστήματα αποθήκευσης αρχείων δημιουργούνται ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού. Ο έλεγχος θα πρέπει επίσης να δείχνει πόσο χρόνο φυλάσσονται τόσο τα έντυπα όσο και τα μηχανογραφημένα έγγραφα. Ο έλεγχος πρέπει να καθορίζει εάν τα έγγραφα φυλάσσονται σε καλή κατάσταση και προστατεύονται από ζημιά, φθορά ή απώλεια.
Περιγραφή των εγγράφων
Ο έλεγχος πρέπει να επαληθεύει τον τρόπο με τον οποίο περιγράφονται τα έγγραφα στο σύστημα αρχειοθέτησης ενός οργανισμού. Η τεκμηρίωση μπορεί να αναγράφεται με βάση το όνομα, τον αριθμό ή σε περιγραφική μορφή. Ένα έγγραφο μπορεί να έχει μια σύντομη, σχετική περιγραφή για να διευκολύνει τον εντοπισμό του. Ο έλεγχος θα πρέπει να δείχνει εάν τα έγγραφα υποβάλλονται συστηματικά με τον αριθμό έκδοσης και την ημερομηνία αναθεώρησης.
