Όταν πραγματοποιείται η πώληση, εκτός και αν ο πελάτης πληρώσει αμέσως το προϊόν ή την υπηρεσία, η αγορά δημιουργείται ως εισπρακτέος λογαριασμός που οφείλει ο πελάτης.. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι οι αγοραστές χρημάτων που οφείλουν μια εταιρεία και είναι στον ισολογισμό ως τρέχον περιουσιακό στοιχείο.
Εγγραφή απαιτήσεων
Οι όροι πληρωμής για έναν πελάτη καταγράφονται, συνήθως σε ένα σύστημα αυτοματοποιημένων εισπρακτέων. Για τις περισσότερες εταιρείες, οι όροι είναι στάνταρ. Ένα κοινό πρότυπο είναι "καθαρές 30 ημέρες", που σημαίνει ότι η συνολική πληρωτέα πληρωμή οφείλεται σε 30 ημέρες. Οι περισσότεροι όροι περιλαμβάνουν χρέωση για καθυστερημένη πληρωμή, εάν το τιμολόγιο δεν καταβληθεί εγκαίρως. Τα τέλη καθυστερημένης πληρωμής μπορεί να είναι ένα ποσοστό του οφειλόμενου ποσού ή ενός τέλους καθυστερημένης πληρωμής ή ενός συνδυασμού και των δύο.
Τιμολόγηση
Με βάση τους όρους για έναν πελάτη Α / Κ, δημιουργείται ένα τιμολόγιο και αποστέλλεται στον πελάτη. Τα τιμολόγια αποστέλλονται στον πελάτη πριν από την ημερομηνία λήξης της πληρωμής για να δοθεί στον πελάτη η ώρα να πραγματοποιήσει μια πληρωμή. Πολλές εταιρείες εκτυπώνουν και αποστέλλουν τιμολόγια σε εβδομαδιαία βάση.
Αίτηση πληρωμής
Καθώς εισπράττονται οι πληρωμές, καταγράφονται και εισάγονται σε αυτοματοποιημένο σύστημα ή καταγράφονται χειροκίνητα σε ένα φύλλο χαρτοφυλακίου. Οι πληρωμές εφαρμόζονται έναντι του συνολικού ποσού που οφείλει ο πελάτης, το οποίο αφαιρείται από το οφειλόμενο ποσό και υπολογίζεται για να εμφανίσει το υπολειπόμενο υπόλοιπο.
Ειδοποίηση πληρωμής καθυστερημένης πληρωμής και αναφορά
Για τις πληρωμές που δεν έγιναν μετά την ημερομηνία λήξης, στους πελάτες αποστέλλεται μια ειδοποίηση πληρωμής για το παρελθόν.
Προκειμένου να παρέχεται η διαχείριση των εισπρακτέων λογαριασμών με πληροφορίες σχετικά με τα οφειλόμενα και μη πληρωμένα χρήματα, δημιουργείται μια αναφορά εισπρακτέων λογαριασμών "ηλικίας". Μια αναφορά "ηλικίας" δείχνει συνολικά δολάρια που οφείλονται σε ένα εύρος ημερομηνιών. Για παράδειγμα, η αναφορά εμφανίζει ένα ποσό δολαρίων που είναι 30 ημέρες καθυστέρηση, 60 ημέρες καθυστέρηση και 90 ημέρες καθυστέρηση.
Ο υπεύθυνος για την προβολή της ροής μετρητών στην επιχείρηση χρησιμοποιεί την αναφορά "Απαιτήσεις λογαριασμού" και πληροφορίες πληρωμής για την εμφάνιση των χρημάτων που συλλέγονται και πότε οφείλεται η πρόσθετη πληρωμή. Αυτές οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό των διαθέσιμων πόρων για τη λειτουργία της επιχείρησης και για το κατά πόσο χρειάζονται πρόσθετα κεφάλαια από χρηματοοικονομικές πηγές, όπως οι τράπεζες για βραχυπρόθεσμο δανεισμό.
Συλλογές
Οι ληξιπρόθεσμες οφειλές παρακολουθούνται είτε από το τμήμα Εισπρακτέων Λογαριασμών (για μικρότερες επιχειρήσεις) είτε από Τμήμα Συλλογών. Ένας διαχειριστής συλλογών αναθεωρεί τα ληξιπρόθεσμα χρήματα και τη δραστηριότητα των συλλεκτών, όπως ο αριθμός των κλήσεων συλλογής και το ποσό που συγκεντρώθηκε.
Οι δραστηριότητες συλλογής μπορούν να ανατεθούν σε έναν οργανισμό συλλογής εάν μια εταιρεία επιλέξει να μην κάνει συλλογές στο σπίτι. Εάν οι εσωτερικές συλλογές δεν είναι επιτυχείς, τα ανεκμετάλλευτα μπορούν να ανατεθούν σε εξωτερικούς συνεργάτες.
